淺析加強機關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的思考

姜麗娜

【摘要】反觀當下我們不難發(fā)現(xiàn)，由于受種種因素的制約，我國檔案管理的整體水平較低、規(guī)范化程度較低，嚴重降低了檔案管理與利用的效率?；诖?，本文在第一部分闡述了當前我國檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題，進而又對這些問題存在的原因進行了深層次的研究。筆者結(jié)合個人檔案管理經(jīng)驗，針對第一部分中存在的問題，于第二部分提出了提升檔案管理規(guī)范化的幾點措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；規(guī)范化；標準化

對于個人來說，檔案集中反映了個體工作經(jīng)歷和工作表現(xiàn)情況，因此做好檔案管理工作能夠為機關(guān)事業(yè)單位知人用人提供依據(jù)；對于機關(guān)事業(yè)單位來說，檔案記載了與單位建立發(fā)展有關(guān)的事件，其中也包含在發(fā)展過程中開展的一些活動、登記的一些項目等，這些材料不僅能夠作為有關(guān)部門檢查的證據(jù)，還能夠為單位決策提供經(jīng)驗。因此我們說，檔案管理工作效率的高低、規(guī)范化程度的高低直接影響著單位的整體發(fā)展水平。

一、檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題分析

盡管近年來隨著社會發(fā)展以及信息技術(shù)的進步，我國的檔案管理工作取得了很大的進展。但是作為檔案管理者，我們應(yīng)當意識到，當前我國的檔案管理工作與發(fā)達國家相比仍然存在較大的差距，檔案管理規(guī)范化、制度化程度仍然較低。筆者通過結(jié)合個人多年以來的檔案管理經(jīng)驗，將造成我國檔案管理規(guī)范化程度低下的原因總結(jié)為以下幾點：

（一）各部門對檔案管理的重視程度不足。檔案管理工作是否能夠規(guī)范化進行受很多因素影響，其中單位對檔案管理的重視程度就是一個極為重要的方面。

但是當前我國很多的單位并沒有認識到這一點，致使內(nèi)部檔案室條件極為簡陋，甚至有些單位根本沒有為檔案管理工作留出一席之地。除此之外，有些單位舍不得投入資金來更新檔案管理設(shè)備，導(dǎo)致其運行設(shè)備落后陳舊，嚴重阻礙了檔案管理規(guī)范化進程。

（二）我國檔案管理信息化程度較低。目前在我國仍然有很大一部分單位的檔案管理工作還在沿用傳統(tǒng)的管理方式，即通過人工收集、人工歸檔、人工查找的方式來進行檔案管理。這種檔案管理方式規(guī)范性很差，非常容易出錯。不僅阻礙了檔案規(guī)范化建設(shè)進程，而且也制約了檔案管理工作效率的提升。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足。檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)及道德素質(zhì)是促進檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要因素之一，但是當前我國檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)普遍較差。首先，由于單位對檔案管理工作不重視，導(dǎo)致了檔案管理工作人員缺乏對工作的責任感，降低了對工作的熱情和積極性。其次，由于單位在檔案管理人員的選用上存在一些問題，直接導(dǎo)致檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不足，檔案管理經(jīng)驗不足。再次，單位缺乏對檔案管理工作人員的后期培訓(xùn)，使其無法及時滿足規(guī)范化檔案管理工作發(fā)展的需要。最后，由于部分檔案管理工作人員道德素質(zhì)較差，對需要保密的工作內(nèi)容做不到保密。

（四）檔案管理制度不完善，檔案管理規(guī)范化程度低。首先是因為檔案管理工作極為復(fù)雜和繁瑣，稍有不慎就會因為程序混亂而前功盡棄。其次由于當前單位尚缺乏一套細致、完善、科學(xué)的管理制度作為工作支撐。最后是隨著信息技術(shù)的發(fā)展和運用，單位以往的部分檔案管理規(guī)章制度已經(jīng)不再適用于當下。這幾方面因素導(dǎo)致目前有些單位的檔案管理制度不完善，規(guī)范化程度低。

二、提升檔案管理規(guī)范化的措施

（一）完善檔案管理制度。為了有效解決機關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化程度低的問題，單位應(yīng)當結(jié)合發(fā)展實際情況，建立起一套符合目前發(fā)展規(guī)律的檔案管理制度，以使檔案管理工作人員有法可依，從而保證檔案管理制度化、規(guī)范化建設(shè)的順利進行。單位在完善檔案管理制度時，要注意以下兩點：一是要注意根據(jù)自身發(fā)展實際制定一些科學(xué)合理的檔案管理規(guī)則，有針對性地開展檔案管理工作。二是單位在制定檔案管理規(guī)則時要充分注意到與其他工作的協(xié)調(diào)配合，以使所制定的規(guī)則能夠具有較強的靈活性。

（二）更新檔案管理設(shè)備，創(chuàng)新檔案管理思路，革新檔案管理方式。創(chuàng)新是進步的源泉。檔案管理工作也一樣，要想促進自身規(guī)范化建設(shè)進程，就必須緊跟時代發(fā)展潮流，創(chuàng)新檔案管理思路，積極運用一些新技術(shù)、新方法來革新工作方式。如我們在進行檔案管理工作時，要積極引進一些操作便捷的先進設(shè)備，建立起良好的檔案處理系統(tǒng)；為了保證檔案信息的安全，要引進計算機輔助系統(tǒng)；為了提高工作的有效性，可以采取分工合作的方式進行檔案管理等等。

（三）提升全體工作人員對檔案管理的意識。我們上文中已經(jīng)提到，檔案管理工作對于促進單位整體工作水平的提升具有深遠的影響。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭作用，對檔案管理工作的重要性有一個深刻的認知。給檔案管理工作配備專業(yè)化的設(shè)施、專業(yè)化的人員、專業(yè)化的辦公場所等。其次，要想提升檔案管理規(guī)范化建設(shè)進程，就要提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，以為其提供人才保障。

三、小結(jié)

綜上所述，當前我們的檔案管理工作仍然存在著一系列的問題。因此，要想進一步提升檔案管理規(guī)范化程度，仍需我們不斷努力。

【參考文獻】

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