檔案信息化工作發(fā)展歷史現(xiàn)狀

王維平

【摘要】檔案信息化建設(shè)是檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，隨著現(xiàn)代高新技術(shù)的不斷普及，傳統(tǒng)檔案管理方式面臨著越來越大的挑戰(zhàn)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大量使用，是檔案工作邁向現(xiàn)代化管理的必由之路。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；歷史現(xiàn)狀

我院是歷史悠久的水利綜合科研單位，積累了大量有價值的檔案資料，對指導(dǎo)水利工程建設(shè)及科學(xué)研究、管理工作具有很高的參考利用價值，如何加快檔案現(xiàn)代化管理，重視檔案信息化的開發(fā)利用是檔案工作者面臨的一個重大課題。

一、檔案管理信息化的現(xiàn)實(shí)意義

（一）快速、準(zhǔn)確檢索到所需信息。檔案管理的信息化使得檔案信息的檢索由手動變?yōu)殡娮踊瘷z索，加快了檢索速度、提高了檢索準(zhǔn)確率。檔案管理工作人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率低，費(fèi)時費(fèi)力，在案卷目錄中進(jìn)行手動查找，查找效率不高，也容易出現(xiàn)差錯。在高速信息化發(fā)展的今天，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，檔案管理達(dá)到自動化、實(shí)時化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。同時在很大程度上提升了檔案管理信息的查找速度及正確率。除此之外，借助檔案信息化管理模式的自動化以及智能化功能，即使是較為復(fù)雜的模糊查詢也可以順利實(shí)現(xiàn)。

（二）實(shí)現(xiàn)信息遠(yuǎn)程傳輸。過去傳統(tǒng)模式，使用檔案信息查詢檔案主要有兩種途徑：一是實(shí)際到檔案管理部門進(jìn)行查找；二是查到檔案發(fā)傳真或郵寄，這為科研人員帶來極大的不便?？蒲泄ぷ鲗?shí)際應(yīng)用在全國各地，遠(yuǎn)程傳輸很重要。檔案信息化管理模式的應(yīng)用，借助信息網(wǎng)絡(luò)，科研人員在全國各個地方通過自己的計(jì)算機(jī)自動檢索查閱檔案資料，實(shí)現(xiàn)與檔案管理部門之間的檔案信息傳輸，在很大程度上節(jié)省了人力、物力和財(cái)力。實(shí)現(xiàn)檔案信息自動檢索、遠(yuǎn)程傳輸提升了檔案服務(wù)能力、提高了檔案管理的工作效率。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。由于歷史原因，檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，從檔案管理到相關(guān)信息管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用，都缺乏統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，極大地影響到檔案信息資源共享。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和迅速發(fā)展，為檔案信息的大范圍共享提供了必要的技術(shù)條件。檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)行的是辦公自動化，檔案管理信息化與辦公的自動化可以實(shí)現(xiàn)很貼合的對接，最終實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、提供利用的一體化。同時，可以同步完善檔案管理信息文件的儲存、管理和利用。我院綜合管理信息系統(tǒng)中辦理完畢的電子文件實(shí)時歸檔，資源共享對我們綜合性科研單位檔案信息利用意義很大。

二、檔案管理信息化原則

（一）標(biāo)準(zhǔn)化原則。檔案管理的工作需要標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化，是檔案管理工作不斷現(xiàn)代化的需要，也是提升檔案管理工作質(zhì)量以及效率的需要。在不斷加強(qiáng)檔案管理信息化的過程中，電子文檔的接受數(shù)量不斷加大，必須堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的規(guī)范以及信息管理的制度，對于相關(guān)的電子文檔不斷進(jìn)行正確而且有效的歸檔。文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以兩者是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)，在實(shí)際工作中，把好文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)口，以實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）安全性原則。隨著計(jì)算機(jī)科技的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的到來，網(wǎng)絡(luò)問題頻發(fā)。潛藏在網(wǎng)絡(luò)之中的安全問題受到了相關(guān)檔案管理人員的重視。必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性，及時對電子檔案建立可靠的數(shù)據(jù)備份，實(shí)施異地保存，根據(jù)電子檔案密級，設(shè)置訪問電子檔案的權(quán)限。

（三）效益性原則。檔案管理的信息化是一個整體而且復(fù)雜的工作，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力，所以本著投入以及效益的原則，檔案管理必須相應(yīng)地創(chuàng)造效益，而檔案管理的效益其實(shí)就是檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把重要的、利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，可以帶來巨大的經(jīng)濟(jì)、社會效益。

三、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）建立檔案管理的規(guī)范性體系。檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化是對檔案信息資源各方面建設(shè)具有總攬性的前提與基礎(chǔ)。我國檔案信息化建設(shè)總體上還處于初級發(fā)展階段，在信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理方面比較薄弱，規(guī)范性體系的建立能夠滿足檔案信息化快速、有序發(fā)展的需要，制定、實(shí)施統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范是當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急。為了使檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，必須建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度，嚴(yán)格遵照檔案卷宗的立卷歸檔原則，嚴(yán)格公文的制發(fā)，提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量，做好文書以及電子文件的處理工作。對于檔案管理信息化必須制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系，切實(shí)推動檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

（二）完善管理制度。進(jìn)一步完善管理制度。檔案管理需要建立科學(xué)合理的管理制度，從而實(shí)現(xiàn)對整個電子檔案信息的全過程管理。1.明確劃定電子檔案文件制作責(zé)任。電子檔案文件的制作人員要對制作的文件負(fù)責(zé)，允許使用者用只讀形式調(diào)取和閱讀。2.及時積累電子檔案文件。當(dāng)形成電子檔案文件后，要及時予以積累，如果確有必要進(jìn)行改動的，需要經(jīng)過嚴(yán)格的審查。3.建立科學(xué)的歸檔制度，并嚴(yán)格予以執(zhí)行。對電子文件進(jìn)行歸檔時需要仔細(xì)檢查檔案是否真實(shí)完整。

（三）利用先進(jìn)技術(shù)優(yōu)化檔案管理工作。1.加密技術(shù)。加密技術(shù)主要有兩種：一種是對稱式另一種是非對稱式。其中對稱式的加密，將加密以及解密的密鑰設(shè)置成一致的格式，檔案管理工作比較適用于這種加密技術(shù)。2.簽署技術(shù)。電子文件的簽署技術(shù)主要有兩種：分別是證書式以及手寫式，電子文件的簽署技術(shù)主要用于證實(shí)證書出處，并且同時確保證書沒有經(jīng)過未經(jīng)通知的改動。3.權(quán)限控制。檔案管理中運(yùn)用比較多的是向多個合法用戶發(fā)放通行證，通行證有效控制了非工作人員進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫之中的可能性，此種通行證一般是由數(shù)字、字母或者專門的符號構(gòu)成。綜合運(yùn)用上述的三種技術(shù)達(dá)成檔案管理的信息化，有效提升檔案管理的安全性。

（四）適用檔案管理信息化發(fā)展需要。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息服務(wù)的方法、手段與模式都發(fā)生了很大變化，計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)已被廣泛應(yīng)用于信息的采集、組織、加工等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，對檔案信息管理人員的知識水平、業(yè)務(wù)技能等均提出了更高的要求。檔案管理人員需要做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果這種特殊電子檔案的管理工作，并且掌握必要的掃描、文字識別、格式轉(zhuǎn)換等數(shù)字化轉(zhuǎn)換技能。檔案管理人員在檔案形成的不同時期有著不同的責(zé)任，才能保證檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。首先，在電子文件形成階段，檔案人員就要參與設(shè)計(jì)，使得檔案符合長期保管以及歸檔的需求；然后，電子文件形成后，在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，檔案人員要參與對其管理，熟知在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中發(fā)生的各種情況，并進(jìn)行積累。檔案管理人員在檔案的電子文件形成以及管理方面扮演著很重要的角色。許多檔案信息管理人員面臨著知識更新、繼續(xù)教育以及優(yōu)勝劣汰的壓力與挑戰(zhàn)，客觀要求每一位信息服務(wù)人員都必須建立危機(jī)意識、競爭意識、創(chuàng)新意識和信息意識，通過崗位練兵、自主學(xué)習(xí)、技能培訓(xùn)等靈活、有效的途徑，不斷提高和更新自身的知識結(jié)構(gòu)，掌握先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息加工處理技術(shù)，從實(shí)踐中不斷增強(qiáng)自學(xué)的能力，通過自學(xué)現(xiàn)代化知識提高自身素質(zhì)，提高管理水平，適應(yīng)工作需要。