企業(yè)行政管理工作的特點(diǎn)與分析

湯向東

一談行政管理，大家都自然而然就想到是政府管理，這是對行政管理的誤解。行政管理是產(chǎn)生于政府管理，最早也是指政府管理。但是，隨著社會的發(fā)展，行政管理學(xué)與企業(yè)管理學(xué)的相互融合，行政管理的概念得到了進(jìn)一步擴(kuò)展，行政管理的實(shí)踐范圍也更加寬廣。本文主要圍繞企業(yè)行政管理來展開闡述。

一、企業(yè)行政管理概述

1.行政管理概念的理解。行政管理的廣義理解又稱為實(shí)用行政，就是國家機(jī)關(guān)和非國家機(jī)關(guān)（如企事業(yè)單位和社會團(tuán)體）的某些管理活動（包括領(lǐng)導(dǎo)、決策、辦公室、人事、后勤等工作）。如果指企事業(yè)單位的行政管理，則稱之為實(shí)用行政。如果僅指企業(yè)的行政管理，則稱之為企業(yè)行政管理或公司行政管理。這也是本文要著重介紹的。行政管理的狹義理解又稱為公共行政（管理），指政府意志的執(zhí)行活動或政務(wù)的推行活動，側(cè)重指國家事務(wù)的管理。

2.企業(yè)行政與企業(yè)管理的異同。①英文字母表達(dá)不同。在西方收籍中：管理通常用Management表達(dá)。行政用Administration來表達(dá)。②企業(yè)層次不同。企業(yè)管理是比較高層次的，是從宏觀的角度去計劃怎樣帶領(lǐng)企業(yè)走向成功。企業(yè)行政是將管理人員所訂計劃予以執(zhí)行。沒有成功的企業(yè)行政實(shí)務(wù)，一切大計都只是空談。③管理重心不同。企業(yè)管理是指企業(yè)事務(wù)的管轄和處理，是對目的和結(jié)果而言。企業(yè)行政是指企業(yè)政務(wù)的推行及執(zhí)行，是就內(nèi)容和過程而言的。

3.企業(yè)行政與政府行政的區(qū)別。企業(yè)行政管理不是獨(dú)立的，隸屬于企業(yè)的整體管理。企業(yè)行政更注重內(nèi)容和實(shí)質(zhì)。企業(yè)行政更講究實(shí)效。企業(yè)行政具有很強(qiáng)的靈活性。企業(yè)行政為企業(yè)一線服務(wù)的色彩明顯。企業(yè)行政必須時刻著眼于為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，反對“為管理而管理”；必須堅決擯棄形式主義，切實(shí)講究實(shí)效；必須大力講究勤儉節(jié)約，反對大手大腳的浪費(fèi)；必須根據(jù)企業(yè)實(shí)際采取靈活變通的方式方法，一切以企業(yè)利益為最高原則，反對因循守舊。

二、企業(yè)行政管理的特點(diǎn)分析

1.綜合性強(qiáng)。①行政工作的內(nèi)容多、業(yè)務(wù)廣。企業(yè)行政工作聯(lián)系的不僅是內(nèi)部上下級間，還有外部各種千絲萬縷的關(guān)系，因此不同性質(zhì)、內(nèi)容的工作非常多。②人員結(jié)構(gòu)上的多樣化。由于行政組織中管理工作的多向性、多功能的特點(diǎn)，決定了該行政管理部門的人員知識與技能也應(yīng)多樣化。③信息的多元化。信息不僅來源于內(nèi)部的上下級之間，各部門之間，還有及時收集外部有關(guān)國家、地區(qū)的政策及法規(guī)。例如：就簡單的企業(yè)宣傳品的制作而言，行政部不僅要促使企業(yè)決策層的批準(zhǔn)，還要征求使用部門的意見，而且要負(fù)責(zé)文字內(nèi)容的起草、聯(lián)系設(shè)計及制作，最后還要負(fù)責(zé)宣傳品的運(yùn)輸、管理和發(fā)放等等。

2.政策性強(qiáng)。①行政部門要負(fù)責(zé)企業(yè)的公文處理、客人接待、企業(yè)對外的形象宣傳等。這些工作要求行政文員能夠嚴(yán)格按照企業(yè)的制度和統(tǒng)一要求處理事情。例如：檔案管理和合同管理，一旦出現(xiàn)文件丟失和泄密等情況，就會給企業(yè)造成不可估量的損失。②行政工作的政策性強(qiáng)還體現(xiàn)在行政文員的語言及工作習(xí)慣上。例如：行政部門是企業(yè)管理制度的監(jiān)督、落實(shí)部門，如果行政文員在管理中處理不當(dāng)、語言有所失誤或者行政文員沒有良好的工作習(xí)慣，工作馬虎，就可能激化企業(yè)的矛盾或造成工作失誤，給企業(yè)帶來很大的損失。

3.時間性強(qiáng)。①從某種意義上講，行政部門是一個應(yīng)急部門，因此行政文員很難能夠按部就班地計劃一周內(nèi)的工作，大多數(shù)時間要應(yīng)付突如其來的事件，而這些事件往往有很高的時間性要求。例如：在辦公設(shè)備管理部分，如果辦公設(shè)備（如打印機(jī)、計算機(jī)等）出現(xiàn)問題，行政部門就要立即聯(lián)系維修，否則就會耽誤其他部門的工作。②行政部門必須在某些特定時間去解決特定的事情。例如：考勤、統(tǒng)計、生日慶祝等，如果錯過了時間，就會造成工作失誤。

4.工作內(nèi)容繁雜。 行政文員每天需要處理的工作非常繁雜，一般的行政文員平均一天要處理10件以上的事情，但這些工作都非?，嵥?，根本無法去匯報。例如：據(jù)統(tǒng)計，一般行政文員平均一周要接87次電話，復(fù)印21次材料，接待8次客人，發(fā)17封信等等。

5.聯(lián)系廣泛。由于業(yè)務(wù)關(guān)系，行政文員需要與各行各業(yè)的人員打交道，這些人包括銷售人員、政府人員、設(shè)計人員等等。例如：每天都會有很多銷售人員找到行政文員推銷其產(chǎn)品，行政文員每天要將很多時間花費(fèi)在與銷售人員打交道上，這雖然有助于工作，但如果處理不當(dāng)，很容易影響工作。

6.被動性和突發(fā)性。①行政部門是管理層的輔助部門，很多時候需要按照管理層的指示和意圖辦事，而這些指示和意圖往往又是臨時性的，所以經(jīng)常給行政部門的工作造成被動的局面。例如：行政部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖往來文件、復(fù)印傳真、來客接待、接聽電話等工作都是無法預(yù)見的，這樣就容易造成被動的局面。②行政部門除了要完成日常性的事務(wù)處理工作，還要應(yīng)付突發(fā)性的事務(wù)工作，而這些突發(fā)性事件一般都有時間要求，行政文員往往既要把突發(fā)的工作干好，又不能耽誤（下轉(zhuǎn)第18頁）（上接第14頁）日常工作。例如：來客的接待陪同、會議的籌備、參加展示會、受命進(jìn)行項(xiàng)目申報、調(diào)查某個事件等。

三、企業(yè)行政管理工作分析

1.合理選擇和設(shè)計行政組織機(jī)構(gòu)。企業(yè)行政管理是依賴行政機(jī)構(gòu)和行政渠道進(jìn)行的，所以，選擇和設(shè)計符合企業(yè)內(nèi)外特點(diǎn)的組織機(jī)構(gòu)是保證行政命令、指示等迅速流動貫徹的重要前提，是達(dá)到行政管理目標(biāo)的必要條件。行政管理最忌機(jī)構(gòu)龐雜、人浮于事、渠道間溝通不暢、環(huán)節(jié)繁多，從而造成公文旅行和效率低下等弊病。因此，合理設(shè)計與選擇行政組織機(jī)構(gòu)與行政管理科學(xué)化密不可分。

2.實(shí)行和完善行政首長負(fù)責(zé)制。實(shí)行行政首長（廠長或經(jīng)理）負(fù)責(zé)制，建立以其為首的指揮系統(tǒng)是科學(xué)行政管理的基礎(chǔ)。這就要求：首先必須明確行政首腦的職責(zé)和權(quán)限，保證其有足夠的行政權(quán)力和必要的權(quán)威；其次必須保證行政首腦的管理措施有可靠的行政實(shí)施渠道；再其次行政首腦必須有一個高水平的咨詢機(jī)構(gòu)，保證其管理措施不致因考慮欠周或個人判斷失誤而產(chǎn)生負(fù)面影響。

3.選拔優(yōu)秀的行政管理人才?，F(xiàn)代企業(yè)的行政管理人員要有與時代相適應(yīng)的一般素質(zhì)、能力和知識結(jié)構(gòu)。一般素質(zhì)包括：良好的個性和心理特征、優(yōu)秀的政治素質(zhì)、強(qiáng)烈的創(chuàng)新素質(zhì)和健康的身體素質(zhì)。能力結(jié)構(gòu)包括以信息處理能力、組織咨詢能力、分析綜合能力、擇優(yōu)決斷能力為內(nèi)容的決策制定能力和以善于選擇實(shí)施辦法、用人知人善任、協(xié)調(diào)統(tǒng)籌全局、應(yīng)變臨陣不亂為內(nèi)容的決策實(shí)施能力。知識結(jié)構(gòu)則包括一般知識、管理知識和技術(shù)知識三大方面?？梢哉f優(yōu)秀的行政管理人才是現(xiàn)代企業(yè)行政管理致勝的法寶之一。

4.確立正確引導(dǎo)、準(zhǔn)確評價與適當(dāng)獎勵相結(jié)合的激勵機(jī)制。企業(yè)行政管理的最佳化實(shí)現(xiàn)在很大程度上取決于被管理者的積極有效地配合和實(shí)施。因此對人的管理是現(xiàn)代企業(yè)行政管理的核心工作，而通過建立有效的激勵機(jī)制是有效實(shí)施對人的管理的重要保障。這就要求：以恰當(dāng)?shù)哪繕?biāo)來引導(dǎo)正確的反應(yīng)行為，以準(zhǔn)確的績效評價作為獎勵的科學(xué)依據(jù)，以不同客體的針對性獎勵措施完成激勵機(jī)制的良性循環(huán)。只有實(shí)現(xiàn)了引導(dǎo)、評價、獎勵三者的有效結(jié)合，激勵機(jī)制才會在企業(yè)行政管理中圓滿達(dá)到預(yù)期效果。

5.講究行政管理的藝術(shù)性。行政管理中還有許多藝術(shù)性問題，什么時候下達(dá)命令或指標(biāo)、怎樣下達(dá)、辭語如何表達(dá)等，都須因人因時因地而異。這就要求行政領(lǐng)導(dǎo)善于行政管理藝術(shù)，注重管理對象的心理因素、講究說話藝術(shù)、善于把行政命令轉(zhuǎn)化為企業(yè)員工的自覺行動。

隨著社會分工的越來越細(xì)，企業(yè)的部分的劃分也要求越來越規(guī)范。因此，將企業(yè)人力資源管理事務(wù)與企業(yè)行政管理事務(wù)分開，并且劃分為兩個部分，這是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的一個重要趨勢。希望通過本文的分析，能夠讓理清企業(yè)人事工作和行政工作的區(qū)別，也能加強(qiáng)大家對企業(yè)行政的理解。

（作者單位：廣東女子職業(yè)技術(shù)學(xué)院）