城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的規(guī)范化管理分析

孫桂業(yè) 萊州市土山鎮(zhèn)人力資源和社會(huì)保障所

一、前言

近年來(lái)，我國(guó)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人數(shù)不斷增加，保險(xiǎn)覆蓋面也不斷擴(kuò)大，要求養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作水平也要逐漸提高，加強(qiáng)規(guī)范化管理，以滿(mǎn)足現(xiàn)代城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理需求。當(dāng)前我國(guó)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中缺乏完善的規(guī)章制度，管理經(jīng)費(fèi)也較為欠缺，檔案收集與整理工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)，嚴(yán)重影響檔案管理工作成效?；诖?，采取必要措施，有效提升城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作規(guī)范化水平，以推動(dòng)檔案管理工作的健康發(fā)展。

二、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺乏完善的規(guī)章制度

在城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)不斷擴(kuò)大覆蓋率的過(guò)程中，參保人數(shù)驟增，要求相關(guān)檔案管理工作也要及時(shí)加強(qiáng)，以滿(mǎn)足管理需求。但是目前城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度還不夠完善，導(dǎo)致日常管理工作較為混亂，整體辦事效率低下，難以充分做好養(yǎng)老保險(xiǎn)服務(wù)工作。雖然城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理部門(mén)依據(jù)相關(guān)管理規(guī)范和條例對(duì)檔案管理和收集工作提出了明確要求，但是在實(shí)際工作中，依舊存在對(duì)參保人員的繳費(fèi)、參保以及注銷(xiāo)等相關(guān)資料填寫(xiě)不準(zhǔn)確的情況，并且經(jīng)常出現(xiàn)人為涂改以及印章缺失的問(wèn)題，檔案資料嚴(yán)重缺乏準(zhǔn)確性、完整性和客觀性[1]。

（二）管理經(jīng)費(fèi)不足

近年來(lái)，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作量日益增加，管理工作經(jīng)費(fèi)需求也越來(lái)越多，但是實(shí)際上財(cái)政部分對(duì)檔案管理工作撥付的經(jīng)費(fèi)并沒(méi)有顯著提高，日常檔案管理工作經(jīng)費(fèi)比較緊缺。在保險(xiǎn)檔案管理工作缺乏充足的資金支持情況下，很難有效開(kāi)展全方位的管理工作，檔案管理工作效率也難以有效提升。

（三）檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)有待提高

基層檔案管理人員受到編制的影響，工作人數(shù)不多，但是面對(duì)大量的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，這些工作人員的管理工作較為繁重，很難抽出時(shí)間進(jìn)行專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)的學(xué)習(xí)。雖然檔案管理工作難度不大，但是在工作量驟增過(guò)程中，很難在短時(shí)間內(nèi)達(dá)到規(guī)范化管理。大部分檔案管理工作人員的崗前培訓(xùn)時(shí)間都比較短，專(zhuān)業(yè)知識(shí)大多都只是表面化學(xué)習(xí)，但落實(shí)到實(shí)際工作中，執(zhí)行難度就比較大。一些基層檔案管理人員缺乏工作熱情，在工作中缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，細(xì)節(jié)工作也不夠全面，嚴(yán)重影響城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理。

三、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的規(guī)范化管理措施

（一）建立完善的檔案管理制度

為了有效推進(jìn)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理，首先需要管理部門(mén)完善的建立檔案查閱利用、立卷歸檔、崗位職責(zé)、移交、保密、庫(kù)房管理以及保管等多方位制度，并嚴(yán)格落實(shí)，保障城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案可以有序存放和妥善保管。在檔案管理制度當(dāng)中，需要著重對(duì)檔案收集與整理工作進(jìn)行規(guī)范化管理，對(duì)文件規(guī)范范圍進(jìn)行明確劃分，并確定其保存價(jià)值，規(guī)定保管期間，要求管理人員對(duì)各類(lèi)檔案資料做好整理和歸檔工作，保證資料的準(zhǔn)確、完整和客觀[2]。在檔案管理中，要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，重視管理電子檔案，并對(duì)電子文本做好脫機(jī)備份工作，結(jié)合紙質(zhì)檔案進(jìn)行聯(lián)系化管理，充分保障檔案信息的安全與完整。

（二）增加管理經(jīng)費(fèi)

在城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中，為了有效提升工作規(guī)范性，還要重視增加管理經(jīng)費(fèi)，以充足的資金支持各方面管理工作順利開(kāi)展。當(dāng)?shù)卣块T(mén)要在財(cái)政預(yù)算中納入城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，增加相關(guān)工作的資金投入，保障檔案管理工作有充足的資金進(jìn)行硬件設(shè)備和軟件設(shè)施的建設(shè)。在基層城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)，要根據(jù)工作需求，完善的配置電腦、滅火器、除濕機(jī)、密集柜以及檔案盒等基礎(chǔ)的設(shè)備設(shè)施，充分達(dá)到“十防”管理標(biāo)準(zhǔn)，保障檔案資料的安全與完整。

（三）做好基層檔案管理人員的培訓(xùn)工作

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作具有突出的專(zhuān)業(yè)性和政策性，各方面檔案資料都是參保人員享受待遇的關(guān)鍵性憑證，與參保人員的切身利益有直接關(guān)系，必須做好完善、規(guī)范的管理工作。為了有效推進(jìn)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的規(guī)范化管理，需要對(duì)相關(guān)工作人員加強(qiáng)思想教育，使這些工作人員充分認(rèn)識(shí)到保險(xiǎn)檔案管理工作的重要意義，在提高管理人員使命感和責(zé)任感基礎(chǔ)上，有效提升檔案管理工作的規(guī)范性[3]。同時(shí)，相關(guān)部門(mén)要做好人員的培訓(xùn)工作，除了上崗培訓(xùn)，要積極組織多種形式的培訓(xùn)活動(dòng)，對(duì)各級(jí)經(jīng)辦人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有效提升其專(zhuān)業(yè)化工作水平。另外，可以制定一定激勵(lì)和考核機(jī)制，提高工作人員學(xué)習(xí)主動(dòng)性，積極參加各種培訓(xùn)活動(dòng)，并努力提高自身檔案整理、收集能力，在自身業(yè)務(wù)經(jīng)辦能力與政策水平不斷提升基礎(chǔ)上，促進(jìn)管理工作的規(guī)范化。

結(jié)束語(yǔ)：城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作質(zhì)量，直接關(guān)系到參保人員切身利益，為了充分滿(mǎn)足現(xiàn)代保險(xiǎn)檔案管理工作的需求，需要加強(qiáng)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的規(guī)范化管理?；谀壳皺n案管理工作中存在的問(wèn)題，需要相關(guān)部門(mén)充分做好檔案管理制度的完善建設(shè)，加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)工作，增加資金投入，以推進(jìn)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作效率和質(zhì)量的全方位提升。