對(duì)基層央行會(huì)計(jì)檔案管理工作的思考
——以鶴峰縣為例

查憲 中國(guó)人民銀行鶴峰縣支行

近年來(lái)，隨著人民銀行會(huì)計(jì)核算工作信息化程度的不斷提高，現(xiàn)行的會(huì)計(jì)檔案管理方式的局限性日益趨顯，迫切需要對(duì)當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理方式進(jìn)行改進(jìn)和完善。

一、基層央行會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

以鶴峰縣為例，我縣會(huì)計(jì)檔案主要采取以下方式進(jìn)行管理：一是交給事后監(jiān)督部門(mén)監(jiān)督之后，統(tǒng)一進(jìn)行裝訂、歸檔、保管的工作，保管一年以后再移交到綜合檔案管理部門(mén)，如國(guó)庫(kù)部門(mén)的所有憑證、賬表均采用此種方式保管；二是各部門(mén)自行保管，如支付結(jié)算、財(cái)務(wù)、貨幣發(fā)行部門(mén)的會(huì)計(jì)檔案均由各部門(mén)自行裝訂保管，一年以后移交給綜合檔案管理部門(mén)；三是會(huì)計(jì)核算部門(mén)的登記簿作為會(huì)計(jì)核算輔助檔案資料，如規(guī)定可跨年使用的，由會(huì)計(jì)核算部門(mén)自行保管，如規(guī)定按年使用的，一個(gè)會(huì)計(jì)年度結(jié)束之后交由檔案管理部門(mén)保管。目前我縣并未使用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的查詢(xún)、調(diào)閱均采用手工登記的方式進(jìn)行。

二、基層央行會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）管理松散，權(quán)責(zé)不明。就目前基層央行的會(huì)計(jì)檔案管理模式來(lái)看，既有交由事后監(jiān)督部門(mén)統(tǒng)一管理的，又有自行管理的，并未實(shí)現(xiàn)集中監(jiān)督，統(tǒng)一管理。由于地市級(jí)中心支行事后監(jiān)督中心的撤銷(xiāo)，導(dǎo)致了縣級(jí)支行事后監(jiān)督部門(mén)無(wú)上級(jí)對(duì)口科室，對(duì)于憑證的監(jiān)督和檔案的裝訂歸檔缺乏有效地指導(dǎo)。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善?？傂小吨袊?guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（銀辦發(fā)〔2016〕255號(hào)）文件中對(duì)于國(guó)庫(kù)、支付、財(cái)務(wù)、發(fā)行等部門(mén)的相關(guān)會(huì)計(jì)檔案的保管期限做了界定，但是對(duì)于不在附表中的其他會(huì)計(jì)檔案卻未進(jìn)行規(guī)定，比如ACS系統(tǒng)中每日打印的發(fā)出業(yè)務(wù)清單和接收業(yè)務(wù)清單，對(duì)于這類(lèi)會(huì)計(jì)憑證，各級(jí)行均是按照自己的理解進(jìn)行裝訂歸檔管理的，并沒(méi)有統(tǒng)一的制度規(guī)定。

（三）監(jiān)管不到位。一方面，基層央行普遍存在著人手緊缺，會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)欠缺、檔案管理意識(shí)淡薄等問(wèn)題，雖然內(nèi)部有嚴(yán)格的管理制度，但是制度執(zhí)行不嚴(yán)，兼崗現(xiàn)象普遍，一些會(huì)計(jì)檔案保管很難實(shí)現(xiàn)專(zhuān)人保管。另一方面，上級(jí)部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)檢查時(shí)，普遍只是翻閱憑證和登記簿，對(duì)于檔案是否及時(shí)歸檔，檔案的保管分類(lèi)是否合理等問(wèn)題不太重視，造成了會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督管理工作中一些不規(guī)范的操作長(zhǎng)期得不到糾正，存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

（四）檔案管理電子化程度較低。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在會(huì)計(jì)核算領(lǐng)域已經(jīng)得到了廣泛應(yīng)用，電子信息正在逐步取代紙質(zhì)資料，會(huì)計(jì)檔案電子化是會(huì)計(jì)核算發(fā)展的必然需要。

（五）檔案存放隨意性大。基層央行一部分的檔案存放在檔案室，而基層央行的會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房大都是八十年代建成的，無(wú)法滿(mǎn)足防潮、防磁等條件，再加上所有的會(huì)計(jì)檔案移交給檔案室后，檔案管理部門(mén)并沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)合理的分類(lèi)保管，在調(diào)閱時(shí)查找難度較大；另一部分的檔案存放在各個(gè)會(huì)計(jì)部門(mén)辦公室，這部分的檔案也未指定專(zhuān)門(mén)的地方存放，而是哪里有鐵皮柜就放哪里，隨意性較大，存在著遺失風(fēng)險(xiǎn)。

三、對(duì)基層央行會(huì)計(jì)檔案管理的建議

（一）會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一管理，明確責(zé)任劃分。針對(duì)當(dāng)前基層央行普遍存在的管理分散，權(quán)責(zé)不明的問(wèn)題，建議統(tǒng)一將會(huì)計(jì)部門(mén)的檔案交由事后監(jiān)督崗位監(jiān)督，監(jiān)督完畢統(tǒng)一整理歸檔，不再散放在各個(gè)會(huì)計(jì)部門(mén)。

（二）完善基層央行制度管理，加大檢查力度。內(nèi)部監(jiān)督方面，各基層央行會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)加強(qiáng)制度建設(shè)，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)章制度，樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，對(duì)已經(jīng)在營(yíng)業(yè)部門(mén)保管一年的會(huì)計(jì)檔案，及時(shí)辦理移交手續(xù)。外部監(jiān)管方面，各上級(jí)行開(kāi)展會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查時(shí)，應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案是否及時(shí)歸檔，會(huì)計(jì)檔案整理是否合規(guī)等問(wèn)題納入檢查范圍，對(duì)縣支行進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以規(guī)范縣支行會(huì)計(jì)檔案管理工作。

（三）修訂完善相關(guān)制度法規(guī)，做到有法可依。對(duì)于總行修訂的《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，建議完善相關(guān)實(shí)施細(xì)則，一是建議在會(huì)計(jì)檔案保管期限表里明確國(guó)庫(kù)、支付、財(cái)務(wù)、發(fā)行以及事后監(jiān)督部門(mén)所產(chǎn)生的各類(lèi)報(bào)表的分類(lèi)和保管期限，附表里未明確說(shuō)明的報(bào)表，各部門(mén)無(wú)法進(jìn)行分類(lèi)保管；二是建議會(huì)計(jì)應(yīng)用系統(tǒng)中電子檔案的保管期限至少為3年；三是建議將國(guó)庫(kù)TCBS系統(tǒng)中每日打印的大小額來(lái)賬清單、往賬清單、清算國(guó)庫(kù)與收款國(guó)庫(kù)對(duì)賬信息、日計(jì)表、操作日志這些可以從系統(tǒng)中導(dǎo)出保存的賬表不再打印，僅以電子形式保存。

（四）提升會(huì)計(jì)檔案管理電子化水平。隨著會(huì)計(jì)核算電子化程度的提高，作為記錄會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的電子化檔案越來(lái)越多，無(wú)疑對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)提出了更高的要求，為了適應(yīng)會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)應(yīng)積極開(kāi)發(fā)電子化系統(tǒng)，各部門(mén)對(duì)于電子檔案的調(diào)閱查詢(xún)可以直接通過(guò)系統(tǒng)審批實(shí)現(xiàn)，同時(shí)完善相關(guān)審批制度和操作規(guī)程，以提升檔案管理現(xiàn)代化水平。

（五）加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。會(huì)計(jì)檔案電子化的進(jìn)程加快，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的要求也越來(lái)越高，檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、使用，電子檔案的存儲(chǔ)、讀取都需要專(zhuān)業(yè)化的指導(dǎo)和培訓(xùn)，紙質(zhì)檔的會(huì)計(jì)檔案科學(xué)合理的裝訂整理歸檔，也需要進(jìn)行系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)，因此，基層央行迫切需要加強(qiáng)教育培訓(xùn)力度，通過(guò)多種途徑，調(diào)整會(huì)計(jì)檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，豐富知識(shí)儲(chǔ)備，打造一支專(zhuān)業(yè)化的會(huì)計(jì)檔案管理隊(duì)伍，從而切實(shí)提升會(huì)計(jì)檔案管理水平。