關(guān)于檔案管理工作要點(diǎn)的分析

胡芝香 濟(jì)寧市公路管理局汶上公路局

一、檔案保護(hù)

1.紙質(zhì)檔案除了防止光，濕氣，灰塵和氧化等，還需要降低原始檔案的利用率， 通常，使用復(fù)印件代替原件， 這不僅減少了原件的使用數(shù)量，而且減輕了原件的負(fù)擔(dān)。 它還使檔案得以充分利用，為社會(huì)服務(wù)，并更佳地維護(hù)檔案，讓其可以儲(chǔ)存更長(zhǎng)的時(shí)間。紙質(zhì)檔案的性能和存儲(chǔ)保管形式直觀，簡(jiǎn)單，清晰，具有便于存儲(chǔ)和閱讀的特點(diǎn)。 紙質(zhì)記錄材料的穩(wěn)定性不能被電子文件代替。因此，在紙質(zhì)檔案保護(hù)的過(guò)程中，要注意消除各種不利因素，使紙質(zhì)檔案可以儲(chǔ)存數(shù)百年以至數(shù)千年。

2.電子檔案是社會(huì)進(jìn)展的體現(xiàn)。它們便利，快捷，占用面積小，文件的使用不受時(shí)間，地點(diǎn)和距離的約束，可以與世界其他地方共享，它被廣泛使用。鑒于新載體文件的特性，為了安全地維護(hù)和運(yùn)用它們，在運(yùn)用計(jì)算機(jī)文件業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)時(shí)，必須始終留意安全維護(hù)問(wèn)題。當(dāng)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行編目，記錄，搜索，統(tǒng)計(jì)等時(shí)，應(yīng)設(shè)置不同的操作員來(lái)訪問(wèn)不同的內(nèi)容。例如，在搜索統(tǒng)計(jì)信息中，不允許登錄和修改文件目錄以防止外部借用。文件管理器直接操作計(jì)算機(jī)來(lái)改正文件;因?yàn)椴煌Ｃ芗?jí)別的檔案設(shè)定不同的保護(hù)方法;對(duì)于長(zhǎng)期存儲(chǔ)，不需要修改和更改的文件可以記錄在一次寫入CD-ROM上，以確保不會(huì)被改正。為了保護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的安全系統(tǒng)，必須定期備份數(shù)據(jù)，關(guān)鍵數(shù)據(jù)該具有兩個(gè)以上的備份并單獨(dú)保管。此外，還需要采取一定的防病毒措施。因此，應(yīng)該防止建立計(jì)算機(jī)安全系統(tǒng)。不允許使用外國(guó)磁盤，CD等，必須嚴(yán)格測(cè)試病毒。在證實(shí)沒(méi)有病毒后才能使用。

3.修復(fù)技術(shù)。紙質(zhì)和電子文件在存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)注重方法和技術(shù)進(jìn)行保護(hù)。 除了不同載體文件的不同維護(hù)方法外，修復(fù)技術(shù)也是檔案維護(hù)不可或缺的一面，檔案的運(yùn)用壽命經(jīng)過(guò)人工后天的修補(bǔ)延長(zhǎng)。 例如，在使用過(guò)程中被污染的文件被凈化以恢復(fù)原始外觀;紙張呈黃色，脆性，褪色，擴(kuò)散，浸透和朦朧，采用某些化學(xué)方法加固; 文件經(jīng)過(guò)修復(fù)和托裱，以恢復(fù)原貌; 對(duì)電影檔案和磁文件進(jìn)行除塵，凈化，還原褪色圖像等全是維護(hù)檔案的技術(shù)辦法。 這將使檔案館更好地為社會(huì)服務(wù)，為人類服務(wù)。

二、檔案管理

1.提高領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員的意識(shí)。檔案記載了該單位的各樣活動(dòng)， 有關(guān)該單位的大量經(jīng)濟(jì)，政治和文化信息，在審查歷史和概括單位經(jīng)驗(yàn)方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。 同期，檔案管理是國(guó)家檔案事業(yè)的關(guān)鍵構(gòu)成部分，做好該單位的檔案管理工作也很關(guān)鍵。 假如檔案管理職員沒(méi)有及時(shí)收到檔案，將導(dǎo)致這些檔案流失，導(dǎo)致檔案不完整和丟失，最終在將來(lái)的使用造成困難。 所以，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)職員必須保持警覺(jué)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理關(guān)鍵性的了解，有序地對(duì)該單位的數(shù)據(jù)文件進(jìn)行管理。

2.加強(qiáng)自身的常規(guī)業(yè)務(wù)建設(shè)。管理者應(yīng)始終注意其作為指導(dǎo)和監(jiān)督的職責(zé)，而不是參與特定的工作。 通常，我們應(yīng)該努力學(xué)習(xí)如何加強(qiáng)自己的指導(dǎo)能力。 例如，可以在互聯(lián)網(wǎng)上收集有關(guān)檔案管理的一些信息，或參加互聯(lián)網(wǎng)上的一些專業(yè)論壇和帖子欄，并與員工一起討論管理方法和管理藝術(shù)以提高自己的管理技巧。 每年的年度報(bào)告工作是檔案工作中的日常和基本業(yè)務(wù)工作。 這是檔案年度工作的重要組成部分，對(duì)加強(qiáng)檔案工作成果起到關(guān)鍵作用， 這也是檔案工作管理規(guī)范化的前提，是并且基本保證。 為了提升管理效率，檔案管理的管理職員可以組織對(duì)新職員實(shí)行短期培養(yǎng)訓(xùn)練，來(lái)提高他們的專業(yè)才能，減少由業(yè)務(wù)不熟悉造成的錯(cuò)誤。

3.對(duì)檔案工作業(yè)務(wù)要精熟。為了加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)的建設(shè)，指導(dǎo)人員還必須了解館室的檔案，不光僅僅提升自己，確忽視了基本工作的實(shí)施。對(duì)于現(xiàn)有的在工作中的問(wèn)題，需要按照國(guó)家和省級(jí)檔案機(jī)關(guān)發(fā)布的各類業(yè)務(wù)規(guī)范性文件及方法，及時(shí)提出解決方案，以防治平時(shí)工作中的錯(cuò)亂和影響檔案管理的正常運(yùn)行。例如，對(duì)于由不同理解引起的問(wèn)題，一些檔案工作者在了解文書(shū)中“一事一卷”方法中的“一事”時(shí)也許是不準(zhǔn)確的，以至產(chǎn)生“一文，一卷”鑒于這種狀況，指導(dǎo)人員必須及時(shí)，適當(dāng)?shù)乩酶鞣N可能性，例如年度量檢和案件質(zhì)量檢查等，作出具體合理的解釋，糾正員工的不當(dāng)行為。

4.創(chuàng)建完善網(wǎng)絡(luò)檔案管理。檔案工作有許多特點(diǎn)，如點(diǎn)多，面積大，線長(zhǎng)。目前，大多數(shù)檔案室面臨人力短缺和資金短缺的問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)檔案管理的創(chuàng)建在很大程度上緩解這一沖突，還是構(gòu)建“國(guó)家數(shù)字檔案館建設(shè)與服務(wù)工程”項(xiàng)目的客觀需求。所謂的檔案引導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)是建立由檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。通過(guò)建立檔案引導(dǎo)的網(wǎng)絡(luò)，它有助于檔案工作的順利開(kāi)展，也能夠共享兄弟檔案的信息，為日后借鑒經(jīng)驗(yàn)，降低彎路，提升工作效率供給了許多便利。在建立電子檔案管理時(shí)，有必要選擇具有良好的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人員，并組成專門的指點(diǎn)和管理部門，以確保能夠準(zhǔn)確地實(shí)施這項(xiàng)高技術(shù)和復(fù)雜的工作。

5.管理手段要與時(shí)并進(jìn)。社會(huì)不斷前進(jìn)，新事物不斷涌現(xiàn)，檔案管理行業(yè)不斷發(fā)展。就需要檔案指導(dǎo)人員的指點(diǎn)，以便與檔案的基本功能與時(shí)并進(jìn)，而不是停滯在過(guò)去的管理辦法中。 在此之前，我們必須不斷提高業(yè)務(wù)水平。 比如，把過(guò)去的紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存改為現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)管理，提升檔案的利用率;加強(qiáng)與其他檔案館的聯(lián)絡(luò)，借鑒他人的優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)本館的不足，進(jìn)而推進(jìn)本館的發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)：在我國(guó)檔案業(yè)不斷發(fā)展的過(guò)程中，檔案的規(guī)模和檔案的內(nèi)容也在不斷擴(kuò)大，信息的傳播也越來(lái)越廣泛，檔案管理方法也得到了很大的提高。 因此，檔案管理工作人員素質(zhì)也必須相應(yīng)提升，以更好地促進(jìn)檔案業(yè)的發(fā)展，也將對(duì)提升檔案管理質(zhì)量起到重要作用。