探討實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策

周佳佳 周雅渝 周哲伊

南京郵電大學(xué)

引言：辦公室在企業(yè)與事業(yè)單位中是非常重要的一個(gè)組成部分，其可以充當(dāng)管理的樞紐，進(jìn)行事企單位的行政管理。目前我國(guó)很多事企單位的辦公室行政管理都存在著一部分問(wèn)題，這會(huì)影響到事企單位的辦事質(zhì)量與效率。所以辦公室提高行政管理水平，實(shí)行精細(xì)化的行政管理非常的重要，下面就來(lái)具體的談一下進(jìn)行辦公室行政管理精細(xì)化的思路和對(duì)策。

一、辦公室行政管理存在的問(wèn)題

辦公室要想進(jìn)行精細(xì)化，首先要找到以往行政管理出現(xiàn)的問(wèn)題所在，然后再制定針對(duì)性的解決方案。目前，我國(guó)辦公室管理存在以下問(wèn)題，第一，一些事企單位沒(méi)有制定科學(xué)的管理規(guī)章制度，人員工作沒(méi)有約束，導(dǎo)致辦公室工工作無(wú)法高效的開(kāi)展。例如，會(huì)出現(xiàn)浪費(fèi)人力與物力資源的狀況。第二，一些事企單位的辦公室人員過(guò)于重視處理日常工作，而不重視對(duì)企業(yè)文化的宣傳，這導(dǎo)致企業(yè)員工沒(méi)有激情，團(tuán)隊(duì)之間缺少向心力，這樣并不利于事企單位的可持續(xù)發(fā)展。第三，辦公室的工作往往與細(xì)節(jié)有關(guān)，而一些員工的專(zhuān)業(yè)能力與綜合能力不高，工作不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，容易疏忽，常在細(xì)節(jié)中出現(xiàn)問(wèn)題，輕則降低工作質(zhì)量與效率，重則會(huì)使企業(yè)出現(xiàn)運(yùn)轉(zhuǎn)不暢的問(wèn)題。

二、實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策

隨著辦公室行政管理的弊端顯現(xiàn)，管理人員逐步開(kāi)始改善管理方案，尋求更有效的管理措施。精細(xì)化管理作為一種先進(jìn)管理方式，越來(lái)越受到管理人員的認(rèn)可與重視，那么如何實(shí)現(xiàn)行政管理精細(xì)化，主要有以下幾點(diǎn)思路和對(duì)策。

（一）建立精細(xì)化管理制度

一個(gè)好的管理制度是進(jìn)行管理的基礎(chǔ)與核心，所以要想實(shí)現(xiàn)行政管理精細(xì)化，首先要做的就是建立或完善精細(xì)化的管理制度。這要求事企單位管理層人員要將管理制度精細(xì)化與規(guī)范化，找出以往制度中存在的漏洞和不合理之處，及時(shí)完善與改進(jìn)，將管理制度中空泛的準(zhǔn)則細(xì)致化。還要注意細(xì)節(jié)的處理，要明確落實(shí)到各項(xiàng)工作的具體環(huán)節(jié)上，這樣才能使工作人員有章可循，規(guī)范工作[1]。同時(shí)，在制度制定期間，可以讓員工提出意見(jiàn)與建議，在充分考慮的基礎(chǔ)上，對(duì)管理制度進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化。在落實(shí)制度上，一定要嚴(yán)格與嚴(yán)厲，堅(jiān)持按照規(guī)矩執(zhí)行，并委派專(zhuān)人對(duì)辦公室工作進(jìn)行監(jiān)督與檢查，總之，一定要樹(shù)立制度的威信力，嚴(yán)格的執(zhí)行下去，這樣才利于行政管理精細(xì)化。

（二）提高事企單位文化宣傳

事企單位的文化對(duì)于自身發(fā)展來(lái)講是有一定作用的，對(duì)員工進(jìn)行適當(dāng)?shù)奈幕囵B(yǎng)有利于提升員工的凝聚力，使員工更積極的為事企單位工作，也利于辦公室對(duì)行政工作的高效執(zhí)行。所以提高事企單位的文化宣傳也是實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的對(duì)策之一。這要求辦公室人員要大力開(kāi)展企業(yè)文化宣傳活動(dòng)。例如，可以定期召開(kāi)培訓(xùn)會(huì)議，講解企業(yè)的文化背景、發(fā)展過(guò)程、未來(lái)目標(biāo)等內(nèi)容，讓員工對(duì)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生認(rèn)同感，從而融為一體，共同進(jìn)步。在會(huì)議后，辦公室人員還要組織進(jìn)行檢查或者考試，可以將考核結(jié)果與績(jī)效向掛鉤，以提升員工的重視度。還可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，搭建事企單位的文化宣傳平臺(tái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)渠道對(duì)員工進(jìn)行潛移默化的文化滲透。

（三）細(xì)化崗位職責(zé)

建立精細(xì)化的考核標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行行政管理的前提，辦公室人員一定要健全完善員工的職能職責(zé)，細(xì)化崗位職責(zé)，擬定詳細(xì)明確的員工職位說(shuō)明書(shū)，讓員工明白自己的準(zhǔn)確職責(zé)所在。另外，事企單位還要深入辦公室進(jìn)行各崗位的調(diào)研與分析，然后在此基礎(chǔ)上對(duì)員工的職能職責(zé)進(jìn)行全面完善，把員工的具體任務(wù)和職責(zé)明確下去，真正實(shí)現(xiàn)行政管理的精細(xì)化。同時(shí)，辦公室管理人員最好還要對(duì)員工工作進(jìn)行重新整合，把部分崗位重新調(diào)整，從實(shí)際出發(fā)，把精細(xì)化的管理體制落到實(shí)處。例如，要明確規(guī)定何人負(fù)責(zé)后勤工作，何人負(fù)責(zé)接待工作，何人負(fù)責(zé)企業(yè)文化宣傳工作等等。在管理期間，管理者還可以設(shè)置一套健全的管理體系，安排辦公室內(nèi)部人員負(fù)責(zé)管理工作，這樣可以確保管理的方案有效實(shí)施，也可以讓管理目標(biāo)達(dá)成統(tǒng)一，明確分工，從而真正實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的管理模式，達(dá)到行政管理的最終目標(biāo)[2]。

（四）提高工作人員素質(zhì)

辦公室精細(xì)化行政管理與員工的能力與素質(zhì)關(guān)系很大，會(huì)關(guān)系到整個(gè)工作流程的各環(huán)節(jié)，所以要想實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，必須要提升工作人員素質(zhì)。從個(gè)人方面來(lái)說(shuō)，不同崗位的人員要提高自身專(zhuān)業(yè)能力與素質(zhì)，使自己能夠嫻熟的進(jìn)行工作，并可以與他人配合，完成各種細(xì)小工作的交接任務(wù)。從事企單位方面來(lái)說(shuō)，要注意對(duì)辦公室工作人員的素質(zhì)及能力的培養(yǎng)。例如，可以定期在事企單位內(nèi)部進(jìn)行辦公室工作細(xì)節(jié)和工作銜接的培訓(xùn)活動(dòng)，增強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)能力，還要重視對(duì)員工的思想素質(zhì)教育，讓員工能認(rèn)真負(fù)責(zé)的進(jìn)行工作。在活動(dòng)上，還可以給員工之間提供交流的機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)員工分享經(jīng)驗(yàn)，提高員工的工作熱情。另外，事企單位也可以設(shè)立獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的員工給予獎(jiǎng)金與禮品等鼓勵(lì)，給工作出現(xiàn)問(wèn)題的員工一定的懲罰，從而深化精細(xì)化的行政管理。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，精細(xì)化的行政管理作為一種有效的管理模式，應(yīng)用在辦公室的管理中會(huì)起到一定的作用。所以，我國(guó)事企單位的辦公室的管理人員一定要樹(shù)立精細(xì)化管理的理念，將其充分實(shí)踐到行政管理中去。可以采用以上提出的思路與對(duì)策處理在行政管理中存在的問(wèn)題，從而增強(qiáng)員工工作積極性，促進(jìn)事企單位穩(wěn)步發(fā)展的作用。