基于OCR和電子簽名技術(shù)的結(jié)算單據(jù)電子化管理系統(tǒng)應(yīng)用

杜曉平，張 勇，李 濤，郭 淳，杜曉媛

（國網(wǎng)山東省電力公司，山東 濟(jì)南 250000）

0 引言

物資合同結(jié)算工作是指按合同約定和實(shí)施進(jìn)度開展物資合同結(jié)算單據(jù)收集與驗(yàn)審、付款申請發(fā)起及支付工作。根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度，合同資金支付一般分為預(yù)付款、到貨款、投運(yùn)款、質(zhì)保金四段式結(jié)算付款，每段結(jié)算需要提供結(jié)算單據(jù)作為付款依據(jù)，如圖1所示。

本文物資合同電子化結(jié)算研究范圍是指物資合同到貨款、投運(yùn)款和質(zhì)保金結(jié)算。按照國網(wǎng)物資管理規(guī)定，物資合同完成各階段履約后，各方簽署完畢的結(jié)算單據(jù)作為付款依據(jù)［1］，由供應(yīng)商從地市公司人工提交至省物資公司，由合同結(jié)算人員對結(jié)算單據(jù)紙質(zhì)文件驗(yàn)審無誤后，在SAP（System Appliactions and Products）系統(tǒng)完成付款申請逐條創(chuàng)建并打印。結(jié)算人員將紙質(zhì)付款申請匯總移交財務(wù)后，由財務(wù)部門完成資金支付。

圖1 四段試結(jié)算付款依據(jù)示意圖

結(jié)算業(yè)務(wù)流程存在結(jié)算人員 “虛假入庫”、供應(yīng)商偽造和丟失單據(jù)風(fēng)險，資金支付存在安全隱患。同時，多年來，存在供應(yīng)商月末扎堆辦理業(yè)務(wù)宿疾，工作量極不均衡，高峰期業(yè)務(wù)人員壓力大、供應(yīng)商排隊(duì)等待時間長，業(yè)務(wù)管理問題日益凸顯。

“十三五”期間，國網(wǎng)公司將進(jìn)一步鞏固提升“三集五大”體系，創(chuàng)新優(yōu)化物力集約化管理［2］，全面推進(jìn)地（市）縣公司業(yè)務(wù)集約融合。目前，山東公司 97家縣公司已全部完成“子改分”，物資合同業(yè)務(wù)全面向省物資公司層面集中，物資合同結(jié)算量從年均約5萬筆增加至約19萬筆，工作量成倍增加對當(dāng)前業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)管理帶來前所未有的挑戰(zhàn)。

因此，探索實(shí)踐光學(xué)條碼識別技術(shù)、電子簽章等先進(jìn)信息技術(shù)，創(chuàng)新結(jié)算流程，建設(shè)結(jié)算單據(jù)電子化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子化結(jié)算、強(qiáng)化過程管控、風(fēng)險防控勢在必行。

1 實(shí)施結(jié)算原始憑證電子化管理

提升信息化管理水平，省去供應(yīng)商線下傳遞結(jié)算單據(jù)環(huán)節(jié)，取而代之，將結(jié)算單據(jù)限制在公司系統(tǒng)內(nèi)部，結(jié)算單據(jù)電子化管理系統(tǒng)流轉(zhuǎn)、審批。如圖2所示，系統(tǒng)最大限度融合SAP系統(tǒng)，符合員工操作習(xí)慣。各方簽署的紙質(zhì)單據(jù)以地市（縣）物資結(jié)算專工掃描方式上傳SAP系統(tǒng)，地市物資主任審核合格后電子簽名，上傳省公司；省物資結(jié)算專工審批合格后電子簽名，觸發(fā)付款申請工作流，每月底將付款申請整合、集中批量打印移交財務(wù)，由財務(wù)完成資金支付。

圖2 結(jié)算憑證流轉(zhuǎn)流、審批化前后流程對比圖

2 構(gòu)建結(jié)算單據(jù)電子化管理系統(tǒng)

整合結(jié)算工作鏈，將結(jié)算單據(jù)流轉(zhuǎn)與發(fā)票業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)動，并集成SAP財務(wù)付款申請工作流，構(gòu)建基于 OCR（Optical Character Recognition）和電子簽名技術(shù)的結(jié)算單據(jù)電子化管理系統(tǒng)。如圖3所示，結(jié)算單據(jù)電子化管理系統(tǒng)包括結(jié)算單據(jù)影像管理平臺、電子簽章平臺、發(fā)票業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)付款申請工作流4部分。結(jié)算單據(jù)電子化管理系統(tǒng)詳細(xì)業(yè)務(wù)流程如圖所示4所示。

圖3 集采物資結(jié)算單據(jù)電子化管理系統(tǒng)

圖4 集采物資結(jié)算單據(jù)電子化管理系統(tǒng)流程圖

2.1 實(shí)現(xiàn)單據(jù)影像電子化掃描和歸檔管理

2.1.1 結(jié)算單據(jù)快速批量掃描上傳管理

如圖4所示，依托SAP系統(tǒng)調(diào)用結(jié)算單據(jù)影像管理平臺，地市（縣）結(jié)算專工通過OCR專用掃描儀掃描結(jié)算單據(jù)方式，實(shí)現(xiàn)結(jié)算單據(jù)分類、批量掃描上傳管理結(jié)算單據(jù)批量掃描完成后，系統(tǒng)顯示已掃描的影像文件和識別的單據(jù)訂單編號，結(jié)算人員對單據(jù)影像文件和相應(yīng)訂單編號檢查無誤后上傳SAP系統(tǒng)。系統(tǒng)自動把影像文件地址和識別的采購訂單號與SAP系統(tǒng)采購訂單關(guān)聯(lián)并批量生成單據(jù)影像編號，實(shí)現(xiàn)影像文件歸檔管理。結(jié)算人員通過采購訂單可以直接查詢對應(yīng)的結(jié)算單據(jù)。

結(jié)算單據(jù)原始憑證則由市（縣）物資部門規(guī)范保管。

2.1.2 OCR光學(xué)條碼識別技術(shù)

OCR作為一種光學(xué)字符識別技術(shù)，是通過光學(xué)技術(shù)對字符、條碼等進(jìn)行識別、光學(xué)成像，傳輸?shù)接嬎銠C(jī)等光學(xué)設(shè)備中。OCR能夠快速準(zhǔn)確采集和錄入條形碼數(shù)據(jù)，代替人工錄入，從而解決數(shù)據(jù)輸入速度慢、出錯率高等瓶頸問題。

結(jié)算單據(jù)影像管理平臺掃描軟件中創(chuàng)新性集成先進(jìn)的OCR光學(xué)條碼識別技術(shù)，實(shí)現(xiàn)采購訂單條碼不限位置的識別并獲得采購訂單編號數(shù)據(jù)。在單據(jù)影像上傳之前，實(shí)現(xiàn)識別的采購訂單編號與SAP系統(tǒng)選擇的訂單編號一致性校驗(yàn)和匹配。

解析：本題考查了連接實(shí)物電路圖、電路故障分析、實(shí)驗(yàn)注意事項(xiàng)、電表讀數(shù)、求燈泡功率等問題，連接電路圖時要注意電表量程的選擇；對電表讀數(shù)時，要先確定其量程與分度值，然后再讀數(shù)，讀數(shù)時視線要與電表刻度線垂直。

2.2 實(shí)現(xiàn)結(jié)算單據(jù)電子化傳遞和審核管理

2.2.1 電子簽名技術(shù)

電子簽章是指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。電子簽章技術(shù)從2005年《中華人民共和國電子簽名法》頒布實(shí)施以來，已在網(wǎng)上銀行、電子合同簽署等領(lǐng)域廣泛應(yīng)用。合法有效的電子公章（電子簽名）可解決電子文件簽署過程中簽署人員身份合法認(rèn)證、簽章文件合法有效、簽署過程永久追溯、不可否認(rèn)等一系列法律問題及信息安全問題。

SAP系統(tǒng)創(chuàng)新性地集成成熟的電子簽名技術(shù)，實(shí)現(xiàn)結(jié)算單據(jù)影像文件批量電子簽名認(rèn)證。

2.2.2 實(shí)現(xiàn)結(jié)算單據(jù)電子化審核

建設(shè)結(jié)算單據(jù)電子簽章平臺，平臺實(shí)行地市物資、省物資公司兩級簽名審批機(jī)制，強(qiáng)化物資結(jié)算人員驗(yàn)收責(zé)任意識，保證單據(jù)流轉(zhuǎn)規(guī)范、合法、安全，降低憑證造假及“虛假入庫”風(fēng)險，實(shí)現(xiàn)單據(jù)在線流轉(zhuǎn)審批、無紙化傳遞。電子簽名在SAP系統(tǒng)PDF文件中進(jìn)行，簽名為用戶手寫體。

2.3 結(jié)算單據(jù)流轉(zhuǎn)與發(fā)票結(jié)算業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)聯(lián)動

2.3.1 發(fā)票業(yè)務(wù)系統(tǒng)

如圖3、4所示，增值稅發(fā)票業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)集成先進(jìn)的OCR光學(xué)字符識別技術(shù)，通過OCR專用掃描儀掃描增值稅專用發(fā)票，穩(wěn)定采集增值稅發(fā)票票面信息，通過與SAP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互，實(shí)現(xiàn)發(fā)票驗(yàn)審、發(fā)票過賬環(huán)節(jié)自動運(yùn)行，大幅提高發(fā)票驗(yàn)審工作效率。

2.3.2 結(jié)算單據(jù)流轉(zhuǎn)與發(fā)票業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)動

如圖4所示，針對到貨驗(yàn)收單，地市物資主任電子簽名認(rèn)證后，采購訂單在發(fā)票系統(tǒng)方為可結(jié)算狀態(tài)，允許供應(yīng)商掃描上傳發(fā)票，辦理發(fā)票驗(yàn)審與稅務(wù)認(rèn)證，實(shí)現(xiàn)增值稅發(fā)票交票控制。

2.4 集成優(yōu)化財務(wù)付款申請工作流

兩級電子簽名與發(fā)票驗(yàn)審?fù)ㄟ^后，系統(tǒng)自動觸發(fā)財務(wù)付款申請工作流。月底集中開展付款申請合并、批量打印，實(shí)現(xiàn)付款申請自動創(chuàng)建及批量合并打印。

每月底SAP系統(tǒng)自動將當(dāng)月“同一供應(yīng)商、同一需求單位、相同資金屬性”付款申請合并后批量集中打印，同時生成付款流水碼并電子簽名。付款申請合并后大幅節(jié)省紙張用量、減少后續(xù)財務(wù)管控付款筆數(shù)，工作效率顯著提高。

3 推進(jìn)結(jié)算單據(jù)電子化管理全省范圍有序開展

組織編寫 《國網(wǎng)山東省電力公司物資合同電子化結(jié)算實(shí)施細(xì)則》《物資公司結(jié)算單據(jù)電子化管理項(xiàng)目用戶手冊》，完善規(guī)則制度，確保結(jié)算管理高效、安全。

按照試運(yùn)行、試點(diǎn)、全面推廣三階段分步開展全省范圍系統(tǒng)安裝應(yīng)用，保證結(jié)電子化結(jié)算覆蓋實(shí)施。

4 結(jié)論

結(jié)算單據(jù)電子化管理實(shí)現(xiàn)結(jié)算電子化、管控可視化，創(chuàng)新物資合同結(jié)算業(yè)務(wù)模式，在國網(wǎng)系統(tǒng)率先實(shí)現(xiàn)結(jié)算單據(jù)線上流轉(zhuǎn)審批實(shí)質(zhì)性飛躍，具有良好示范作用和推廣價值。

1）實(shí)現(xiàn)結(jié)算單據(jù)電子化流轉(zhuǎn)、審批，結(jié)算過程全程溯源。物資合同結(jié)算全程透明化、可視化。關(guān)鍵審批環(huán)節(jié)加蓋電子簽章，有效防范付款風(fēng)險。單據(jù)以電子檔案形式存儲，結(jié)算過程全程追溯。

2）解決供應(yīng)商月末扎堆交單問題，工作效率顯著提高。結(jié)算工作均衡開展，工作效率提升30%。后續(xù)財務(wù)管控付款筆數(shù)減少至41072筆，減幅70%，付款效率提高至3倍，節(jié)省紙張用量約11萬張，如表1所示。

表1 支付工作鏈各年數(shù)據(jù)

3）大幅提升服務(wù)質(zhì)量和企業(yè)形象，實(shí)現(xiàn)企業(yè)、經(jīng)濟(jì)、社會效益三合一。節(jié)省供應(yīng)商時間、差旅成本，鑄造一流服務(wù)品質(zhì)，累計已節(jié)省供應(yīng)商約4.5萬人次差旅成本，總計約4 500萬差旅費(fèi)用，取得良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。