芻議如何做好水電站工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作

粟玲

摘 要：在現(xiàn)有的技術(shù)支持下，工程項(xiàng)目檔案保存的載體發(fā)生著快速的變化，已經(jīng)由原本單一的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n、圖紙等多種形式并存的檔案保存媒介，在新的技術(shù)支持下，檔案管理的規(guī)范性和一致性要求更加嚴(yán)格，工作量和工作規(guī)范的要求也更加緊急。本文根據(jù)筆者工作實(shí)踐 ，對如何做好水電站工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行了分析和探討。

關(guān)鍵詞：水電站；工程；建設(shè)；項(xiàng)目；檔案；管理

1 前言

由于水電站項(xiàng)目工程建設(shè)周期長、工序多，因而在項(xiàng)目的長期建設(shè)過程中，各個(gè)工序和團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目的相關(guān)建設(shè)文件會(huì)產(chǎn)生比較多的檔案存量，特別是一些涉及建設(shè)工序的圖紙、報(bào)表等文件更是影響工程建成驗(yàn)收和之后的投入使用，如果不能形成完整的檔案管理體系，水電工程項(xiàng)目的順利進(jìn)行就會(huì)受到阻礙。可以說，做好檔案資料的規(guī)范歸檔，已經(jīng)成為工程成敗的重要因素之一。

2 水電站檔案管理現(xiàn)狀

一般情況下為將更多人員安排在人員需求量較大的位置， 在各單位的檔案管理處都盡可能地削減人數(shù)， 水利工程單位也不例外。所以在水利工程的檔案管理處的工作人員少之又少， 通常是抽調(diào)其他部門的人員去兼管檔案的管理工作， 甚至不會(huì)對沒有檔案管理專業(yè)知識(shí)的人員進(jìn)行培訓(xùn)， 這會(huì)造成檔案管理因缺乏科學(xué)的排列而混亂不成體系， 從而對后續(xù)的查找、審閱以及研究工作增加難度。比如， 工作人員未能將某個(gè)工程中的每一個(gè)實(shí)施階段的記錄檔案歸類整理， 檔案存放也沒有清晰的思路及標(biāo)識(shí)， 那么時(shí)間久了， 工作人員不能準(zhǔn)確記憶每一份資料的放置位置， 要快速且準(zhǔn)確的找到該工程記錄檔案的某個(gè)階段記錄， 就會(huì)成為難于上青天的任務(wù)， 屆時(shí)， 勞心傷力。另外， 兼管檔案管理的人員因?yàn)橛衅渌ぷ髟谏恚?常常感到無暇分身， 這時(shí)就會(huì)萌生將“不太重要”的檔案管理工作暫且擱置的想法， 導(dǎo)致該項(xiàng)工作效率低下。

在過去檔案管理的工作之中， 檔案的記錄一般都是以紙為載體， 所以要管理的一般都是紙質(zhì)文件， 隨著時(shí)間的推移， 還有保存環(huán)境中各種不利因素對紙質(zhì)的破壞， 或者是突發(fā)事件導(dǎo)致檔案容易損壞或者丟失。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展， 電子計(jì)算機(jī)已在各行各業(yè)得到廣泛應(yīng)用， 我們已經(jīng)進(jìn)入了信息化管理時(shí)代， 將信息化引入檔案管理工作本能夠大大提高檔案的保存效果及工作效率， 但是由于檔案管理者自身對于信息化管理認(rèn)知不足， 也缺乏與時(shí)俱進(jìn)的工作思想， 囿于傳統(tǒng)不愿嘗試新方法， 或者是對于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用不夠熟練， 而導(dǎo)致高效便捷的信息化管理檔案遲遲不能夠落實(shí)。

3 水電站工程項(xiàng)目檔案管理辦法

強(qiáng)化檔案管理體系建設(shè)，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)。該水電站工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，為了加強(qiáng)工程項(xiàng)目管理，在項(xiàng)目組建之初就成立了項(xiàng)目現(xiàn)場管理機(jī)構(gòu)，建立了工程項(xiàng)目檔案管理體系，明確了分管領(lǐng)導(dǎo)，歸口部門和專職檔案人員。隨著工程項(xiàng)目的推進(jìn)，配置了檔案管理相應(yīng)人員設(shè)備設(shè)施，并及時(shí)根據(jù)雅礱江公司檔案管理界面及權(quán)限劃分，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級管理”的原則，建立了“一把手”總負(fù)責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)主抓，部門主任負(fù)責(zé)，全員參與的檔案管理體制。建立了由業(yè)主、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位組成的官地電站工程建設(shè)檔案業(yè)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)，督促各參加單位明確了分管領(lǐng)導(dǎo)和配備了相應(yīng)的檔案專職人員以及相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，保證檔案管理“無縫銜接”。

發(fā)揮業(yè)主檔案管理主導(dǎo)作用，加強(qiáng)檔案管理責(zé)任。在合同方面，公司將項(xiàng)目檔案的整理移交要求統(tǒng)一納入到了招標(biāo)文件、合同文件范本，明確規(guī)定各方檔案管理職責(zé)，為項(xiàng)目檔案工作的順利開展提供了法律依據(jù)；在項(xiàng)目管理方面，建立健全了管理局和電廠相結(jié)合的內(nèi)部檔案管理網(wǎng)絡(luò)和由業(yè)主、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位組成的官地電站工程建設(shè)檔案業(yè)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)，并將有關(guān)檔案管理職責(zé)列入相關(guān)人員的崗位職責(zé)，使項(xiàng)目檔案管理工作做到了橫向到邊，縱向到底，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目檔案管理上下左右聯(lián)動(dòng)，確保了項(xiàng)目檔案管理的穩(wěn)步推進(jìn)；在具體保證措施方面，為保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，在微觀上，對每卷實(shí)行了三方會(huì)審四檢制，承包人自檢，監(jiān)理審核，業(yè)主代表復(fù)核，檔案人員最終確認(rèn)；宏觀上，對整個(gè)合同項(xiàng)目的檔案也實(shí)行了三方會(huì)審四檢制，以嚴(yán)把項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量。

切實(shí)落實(shí)管控措施，奠定檔案管理堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。將檔案管理作為業(yè)務(wù)考核的重要內(nèi)容，堅(jiān)持以考核抓落實(shí)，以考核倒逼進(jìn)程，督促監(jiān)理和承包商制定翔實(shí)的歸檔工作計(jì)劃，將計(jì)劃完成情況納入月度支付考核，不斷強(qiáng)化檔案的驗(yàn)收，明確了相關(guān)工作要求和任務(wù)進(jìn)度，檔案規(guī)范管理質(zhì)量。

匯總歸納先進(jìn)檔案管理經(jīng)驗(yàn)。每個(gè)工程項(xiàng)目都有自己獨(dú)特的檔案管理模式，在水電工程項(xiàng)目檔案管理中，必須不斷借鑒其他工程先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)與在建的項(xiàng)目管理實(shí)際相結(jié)合，不斷完善檔案管理的各項(xiàng)制度與實(shí)際操作辦法。

建立完善的檔案管理制度。完善的管理制度是檔案的管理工作中舉足輕重的要素，如果缺乏完善的檔案管理制度，那么難免會(huì)出現(xiàn)檔案丟失的問題，要么是因?yàn)榘卜畔到y(tǒng)不完善，管理人員自身找不到某檔案的存放處所，要么是沒有完整嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕柽€記錄，借出查閱過后沒有按時(shí)歸還或者檔案有損壞沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)等問題。所以在檔案的管理體系中一定要設(shè)置完善的管理制度。比如，針對需要借閱的檔案設(shè)計(jì)專門的借閱登記表，以免出現(xiàn)借閱者不按期歸還或者歸還后管理人員未及時(shí)發(fā)現(xiàn)損壞，之后找不到責(zé)任人的現(xiàn)象發(fā)生；還要考慮要求檔案管理者每天對檔案的相關(guān)工作做出總結(jié)并將其歸納到個(gè)人工作表現(xiàn)的考核當(dāng)中，這又要求監(jiān)管者提早做好考核標(biāo)準(zhǔn)的預(yù)案，并設(shè)置獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰相關(guān)措施。

提高管理者的專業(yè)技能和素質(zhì)。在如何提高管理者自身的專業(yè)技能和素質(zhì)方面，提高檔案管理者專業(yè)技能，經(jīng)常性不定時(shí)的組織技能學(xué)習(xí)及培訓(xùn)，并對培訓(xùn)學(xué)習(xí)成果進(jìn)行考核。其次，在學(xué)習(xí)及培訓(xùn)過后仍然遲遲無法提升自己的管理技能與實(shí)踐水平者，上級部門可以考慮將其調(diào)崗或者做其他安排，對于通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)后不僅提升自身技能還能夠舉一反三的并落實(shí)到工作中的工作人員要予以一定的獎(jiǎng)勵(lì)。再次，建立獎(jiǎng)懲分明的激勵(lì)機(jī)制。為了提高工作者的工作積極性，促進(jìn)工作者主動(dòng)去尋求專業(yè)化的技能學(xué)習(xí)，可以按照該水電站機(jī)制定期組織考核并評選出不但工作表現(xiàn)優(yōu)異，而且能夠?qū)Ξ?dāng)前工作中存在的問題予以指出和提供有效建議者，監(jiān)督部門可考慮予以物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神表彰。最后，應(yīng)設(shè)立并完善淘汰與晉升機(jī)制，給認(rèn)真負(fù)責(zé)且業(yè)務(wù)能力強(qiáng)者進(jìn)一步的發(fā)展空間。檔案管理雖然只是一項(xiàng)常規(guī)性工作，但是由于水電工程項(xiàng)目建設(shè)的特殊性，其涉及的檔案資料比較雜亂，需要對檔案資料有全面把握的專業(yè)檔案人才參與管理，必須通過組織相對集中的專業(yè)培訓(xùn)，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和管理水平。

強(qiáng)化水電工程項(xiàng)目檔案管理的頂層設(shè)計(jì)。由于每個(gè)地區(qū)的水電工程管理涉及的實(shí)際情況不同，因此在工程項(xiàng)目建設(shè)初期，必須做好規(guī)劃的頂層設(shè)計(jì)，確保項(xiàng)目檔案資料的管理能夠按照設(shè)計(jì)方向不斷強(qiáng)化管理，提升檔案管理水平。

4 結(jié)語

水電站工程項(xiàng)目的檔案管理對項(xiàng)目建設(shè)具有非常重要的意義，檔案管理水平的高低在一定程度上可以反映工程建設(shè)和使用的真實(shí)情況，因此，在新的發(fā)展形勢下，不斷探索完善項(xiàng)目檔案管理辦法，提高檔案管理水平勢在必行。

參考文獻(xiàn)：

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