基于信息化的集團全面預(yù)算管理體系構(gòu)建

許文靜

摘要：在經(jīng)營環(huán)境復(fù)雜多變，內(nèi)部管理要求不斷提高的前提下，集團公司如何有效運用信息化手段構(gòu)建全面預(yù)算管理平臺，對促進企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)實現(xiàn)，合理配置資源，防范經(jīng)營風(fēng)險有著重要意義。本文主要基于湖北省鄂西生態(tài)文化旅游圈投資有限公司（以下簡稱“鄂旅投公司”）解決預(yù)算管理工作中存在問題提出解決方案和實施步驟。

關(guān)鍵詞：信息化；全面預(yù)算；預(yù)算管控；預(yù)算調(diào)整

隨著經(jīng)濟全球化趨勢進一步發(fā)展，企業(yè)行業(yè)背景、經(jīng)營環(huán)境、社會環(huán)境、管理現(xiàn)狀都發(fā)生了深刻變化，集團公司呈現(xiàn)出規(guī)模逐步加大和多元化發(fā)展趨勢，子公司數(shù)量和層級較多的情況下，對如何整合內(nèi)部資源和加大集團管控力度提出了更高的要求，全面預(yù)算管理作為集團管控的重要抓手之一，若缺乏有效的工具和管理方法，預(yù)算編報和控制容易流于形式，在此基礎(chǔ)上，鄂旅投公司2014年總結(jié)從2009年成立后幾年的預(yù)算工作中反映的問題，重新梳理業(yè)務(wù)流程并借助于信息化工作完成了全級次子公司的全面預(yù)算閉環(huán)管理構(gòu)建工作。

一、鄂旅投公司實施信息化預(yù)算管理的意義

（一）鄂旅投公司基本情況

鄂旅投公司是湖北省省委、省政府為實施“兩圈一帶”戰(zhàn)略，推進鄂西圈發(fā)展成立的政府投融資平臺，于2009年5月掛牌運作。從成立以來，從專注于文化旅游產(chǎn)業(yè)，向構(gòu)建文化旅游、金融服務(wù)、商貿(mào)物流、新型城鎮(zhèn)建設(shè)四大產(chǎn)業(yè)板塊轉(zhuǎn)變；從立足鄂西，向進入鄂東、融入武漢、布局全省轉(zhuǎn)變；初步形成了集團化運作和市場化經(jīng)營的發(fā)展格局，實現(xiàn)了從無到有、從小到大、從弱漸強的發(fā)展，取得了良好的業(yè)績。目前公司資產(chǎn)規(guī)模406億元，擁有全級次子公司174家，其中二級子公司39戶、三級子公司96戶，四級及以下子公司41戶。

（二）啟動預(yù)算工作信息化的目的

鄂旅投投公司從成立之初就啟動預(yù)算編報工作，在2014年以前一致采用excel編報預(yù)算，經(jīng)過幾年的實踐，發(fā)現(xiàn)預(yù)算工作存在著一些問題，主要體現(xiàn)在：一是預(yù)算編報和審核效率不高。預(yù)算數(shù)據(jù)整理、邏輯性和合理性審核、匯總及執(zhí)行數(shù)取數(shù)均需耗費大量人力。二是編制層級受限，使得預(yù)算管理級次也一直未能向最末級單位延伸，在公司層級逐漸增多時，預(yù)算無法對重大業(yè)務(wù)活動提供有效財務(wù)監(jiān)督；三是各子公司管理層對預(yù)算重視程度不高，財務(wù)人員包攬整個預(yù)算編報和差異分析的現(xiàn)象普遍存在，因缺乏業(yè)務(wù)預(yù)算和資本性支出預(yù)算的有力支撐，預(yù)算可執(zhí)行性率較低；四是預(yù)算執(zhí)行控制方法不統(tǒng)一，未建立預(yù)算執(zhí)行控制體系，超預(yù)算后無后續(xù)措施跟進，預(yù)算流于形式。

二、鄂旅投公司基于信息化全面預(yù)算管理的經(jīng)驗總結(jié)

（一）鄂旅投公司預(yù)算管理實施步驟

一是建立標(biāo)準(zhǔn)化的預(yù)算表格體系。預(yù)算信息化系統(tǒng)上線前，鄂旅投公司對各板塊子公司業(yè)務(wù)特點、關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)等進行了深入調(diào)研后，基于公司四個板塊各自經(jīng)營特點和核算科目分別設(shè)計了各板塊的經(jīng)營預(yù)算編報報表，使預(yù)算指標(biāo)既能體現(xiàn)業(yè)務(wù)部門編報需求，又能與核算體系掛鉤進行預(yù)算控制和預(yù)算執(zhí)行情況分析。公司預(yù)算編報體系涉及預(yù)算管理報表、財務(wù)預(yù)算表、經(jīng)營預(yù)算表和資本預(yù)算表等40余張表格，將全部表格預(yù)設(shè)到浪潮預(yù)算軟件，并設(shè)置了千余個校驗及計算公式，既解決了計算和校驗需求，又能提高編報質(zhì)量。

二是優(yōu)化預(yù)算編制方案，構(gòu)建以戰(zhàn)略為導(dǎo)向的全面預(yù)算管理。公司將各個經(jīng)營單位經(jīng)營目標(biāo)同公司戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)聯(lián)系起來，即“先定大方向，后細(xì)化數(shù)據(jù)”，具體方案為：首先由由各單位經(jīng)營層在通過充分分析自身資源和市場環(huán)境，找準(zhǔn)經(jīng)營定位，對預(yù)算年度重點工作進行統(tǒng)籌謀劃，最終形成年度經(jīng)營計劃。其次，區(qū)分編制單位所屬經(jīng)營周期，以資源導(dǎo)向、市場導(dǎo)向和風(fēng)險導(dǎo)向原則對各單位上報年度經(jīng)營計劃進行審批。最后待各單位經(jīng)營計劃定稿后，細(xì)化各專項預(yù)算。在此方式下，有利于將所有編報主體的各職能部門均作為預(yù)算編制主體，真正實現(xiàn)預(yù)算參與全員性，提高預(yù)算引導(dǎo)性。

三是制定分步實施預(yù)算管控方案，逐步實現(xiàn)從費用預(yù)算至經(jīng)營、投融資項目的全面預(yù)算控制。啟動預(yù)算控制第一年的預(yù)算控制方式為對全級次子公司費用預(yù)算執(zhí)行剛性控制，即超預(yù)算后軟件將提示不允許記賬，以此提高所屬公司管理層對預(yù)算重視程度的目的。在試運行一年后即推行全面預(yù)算管控，加強精細(xì)化管理水平，即按費用科目屬性進行剛?cè)岵姆诸惞芸兀鶕?jù)費用性質(zhì)確定采用單項預(yù)算額度嚴(yán)控或總額控制，并啟動對各類成本、投融資預(yù)算的全面預(yù)算剛性管控。

四是以“審批+備案制”設(shè)置預(yù)算調(diào)整規(guī)則，并與年度業(yè)績考核掛鉤。預(yù)算編報前提不是一成不變的，故鄂旅投公司采用審批制和備案制相結(jié)合的預(yù)算調(diào)整流程，強化資本預(yù)算和重點費用預(yù)算管理，對其他項目預(yù)算進行彈性預(yù)算管控。首先將預(yù)算調(diào)整情況與各單位業(yè)績考核指標(biāo)和評分掛鉤，其中，備案調(diào)整不影響業(yè)績考核指標(biāo)且不影響年度業(yè)績考核評分；審批調(diào)整分兩種情況，在滿足公司允許的預(yù)算調(diào)整前提時不扣分并同步調(diào)整年度考核目標(biāo)，在不滿足調(diào)整前提時，按調(diào)整幅度在年終業(yè)績考核時予以扣分且不對年度考核目標(biāo)予以調(diào)整。其次，按各預(yù)算指標(biāo)的重要性確定預(yù)算調(diào)整方式。在此種管控方式下，即兼顧精細(xì)化管理所需的預(yù)算剛性，又保障了經(jīng)營靈活性。

五是將預(yù)算執(zhí)行情況分析表及業(yè)績考核指標(biāo)完成情況表內(nèi)置到預(yù)算軟件中，解決長期以來缺乏有效工具進行高效預(yù)實對比的問題。公司全級次公司均可通過預(yù)算軟件實現(xiàn)執(zhí)行情況實時取數(shù)，確保預(yù)算對各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的有效控制，從而及時發(fā)現(xiàn)和糾正執(zhí)行偏差并采取有效的應(yīng)對措施。

六是不斷提升預(yù)算管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。在預(yù)算軟件正式上線半年多時間內(nèi)，通過實地調(diào)研和線上預(yù)算問題的反饋，我部先后組織多場分片區(qū)或集中形式的預(yù)算培訓(xùn)會，對預(yù)算編制、分析中遇到的問題進行針對性的講解并提供交流平臺供各單位分享預(yù)算管控的相關(guān)經(jīng)驗提，切實提高財務(wù)人員實際管理能力。

（二）鄂旅投公司預(yù)算管理工作取得的成效

將全面預(yù)算軟件體系全面應(yīng)用于日常管理，是鄂旅投公司2014年作出的重大管理舉措。經(jīng)過3年多的不斷探索和完善，鄂旅投公司以浪潮軟件為依托，搭建了集預(yù)算編制、預(yù)算審核、預(yù)算控制、執(zhí)行分析、預(yù)算調(diào)整、業(yè)績考評等管理模塊于一體的全面預(yù)算管理系統(tǒng)。在預(yù)算閉環(huán)管理體系搭建后，公司大部分子公司逐步建立健全了組織機構(gòu)和保障體系，在結(jié)合市場、深入現(xiàn)場、科學(xué)測算、預(yù)算分解方面做得更加精細(xì)、科學(xué)、嚴(yán)格，“無預(yù)算不開支、超預(yù)算被考核”已經(jīng)形成良好的管理風(fēng)氣，從公司管理層到基層員工的預(yù)算管理意識得到全面提升。具體體現(xiàn)為：

預(yù)算編制環(huán)節(jié)。將編報范圍由僅能實現(xiàn)二級單位編報擴展為全級次子公司、借助于軟件自動取數(shù)分析和匯總功能，將對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)處理時間縮短5個工作日。

預(yù)算審核環(huán)節(jié)。借助于預(yù)算系統(tǒng)對全級次子公司報表進行數(shù)據(jù)邏輯性審核、按預(yù)算指標(biāo)類別由系統(tǒng)自動分配到不同審核部門，預(yù)算數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性大幅提升，且平均每家單位審核時間減少7個工作日。

預(yù)算控制環(huán)節(jié)。將核算模塊與預(yù)算模塊銜接，依托核算系統(tǒng)自動對預(yù)算指標(biāo)進行預(yù)警或拒絕入賬提示。在上線預(yù)算管控的第2年，公司整體行政費用同比下降幅度超30%，且174家全級次子公司無一家單位超預(yù)算。

預(yù)算執(zhí)行分析環(huán)節(jié)。解決長期以來缺乏有效工具進行高效預(yù)實對比的問題。全級次子公司可實時查詢各預(yù)算指標(biāo)預(yù)實對比情況和年度業(yè)績考核指標(biāo)完成情況，便于分析差異提出解決措施。

三、結(jié)語

管理學(xué)之父彼得·德魯克曾經(jīng)說過，“包括預(yù)算在內(nèi)的經(jīng)營指標(biāo)當(dāng)然不是列車時刻表，它可以被比作是輪船航行用的羅盤。羅盤是準(zhǔn)確的，但是在實際航行中，輪船可以偏離航線很多英里。然而如果沒有羅盤，航船既找不到它的港口，也不能估算到達(dá)港口所需要的時間……”。預(yù)算的信息化實際上是為航行的輪船裝上了現(xiàn)代化的定位儀。信息化作為一項重要的管理工具，大幅提升了管理的效率，把人員從簡單機械的重復(fù)勞動中解放出來。更進一步說，預(yù)算的信息化是一種管理方式的變革，有了信息化做支撐，費用的控制，財務(wù)分析的智能化甚至滾動預(yù)算才會有實現(xiàn)的可能。企業(yè)的經(jīng)營管理才會更加細(xì)化，預(yù)算不在只是單純的靜態(tài)指標(biāo)，而變成了動態(tài)的日常管理手段。鄂旅投從這幾年預(yù)算信息化的進步中獲益匪淺，經(jīng)營管理水平也是逐步提升。未來，鄂旅投集團將進一步優(yōu)化預(yù)算信息化的管理水平，為集團決策提供有力的支撐。

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（作者單位：湖北省鄂西生態(tài)文化旅游圈投資有限公司計劃財務(wù)部）