加強檔案信息化管理工作的分析

葉紹芬

摘 要：社會經(jīng)濟高速發(fā)展，科學技術創(chuàng)新研發(fā)，大大提升了人們的生活質量，滿足了人們的精神需求。信息技術為各項生產(chǎn)活動的高效開展提供了有力保障，促進了社會主義現(xiàn)代化建設事業(yè)的全面發(fā)展。在當前背景下，有序進行檔案的信息化管理，一方面會減輕檔案管理難度，提升信息的處理速度，另一方面能夠推動檔案事業(yè)的長遠、可持續(xù)發(fā)展，真正體現(xiàn)出信息化管理的實際價值。檔案信息化管理過程中，工作失誤問題得到了有效解決，檔案規(guī)范化、程序化管理體系完善構建，打破了傳統(tǒng)的弊端格局，迎來了檔案管理工作更加輝煌的明天。本文主要針對檔案信息化管理工作進行了深入探究與分析。

關鍵詞：檔案管理；信息化；有效策略；研究；分析

在這個信息時代中，我們需要利用信息化理念提升各項管理工作的實效性。檔案管理工作十分繁瑣，日常工作量相對較大，逐步構建一個完整的信息化管理系統(tǒng)，有利于激發(fā)管理人員的工作熱情，端正他們的工作態(tài)度，解決各種類型的檔案管理問題，確保后續(xù)檔案管理計劃的順利實施。檔案事業(yè)的發(fā)展離不開信息技術的支持，在國家大力提倡信息化建設的背景下，我們需要及時摒棄傳統(tǒng)的檔案管理思想，探索新型的檔案管理模式，融合信息元素，適應社會的發(fā)展需求，將檔案管理工作更好的服務于社會、服務于全體群眾，便于檔案信息的分類儲存與快速查閱。

1 檔案信息化管理優(yōu)勢

傳統(tǒng)的檔案管理工作需要人員的動手操作，面對龐大的檔案數(shù)量和繁瑣的分類程序，檔案管理實效性是很難得以顯著提升的。人工操作費時、費力，無法充分滿足查閱者的更多需求，最終導致檔案管理的整體效果并不理想[1]。而各項信息技術的科學應用，就很好的改善了上述弊端現(xiàn)狀，檔案的信息化建設速度不斷加快，管理人員也紛紛在實踐中努力提高自身的業(yè)務能力和綜合素質，開創(chuàng)了檔案管理的全新格局，促進了檔案事業(yè)的信息化發(fā)展。檔案信息化管理優(yōu)點為：

1.1 把管理人員從繁重的工作中解脫出現(xiàn)，計算機代替人工進行檔案的分類管理，人工操作失誤率隨之下降，管理人員也有更多的時間與精力進行檔案信息化管理工作的系統(tǒng)性研究，進而優(yōu)質體現(xiàn)了檔案管理的服務性、高效性特征。

1.2 利用計算機來對檔案進行管理，有效的提高工作效率，減少了客戶的等待時間，提高了客戶對檔案服務的滿意度。

1.3 利用信息化對檔案進行管理，改變了檔案的載體形式，通過光盤、磁盤、存儲卡等多種介質形式來完成檔案的存儲保管工作，有效的節(jié)約了檔案存儲的空間。

1.4 檔案信息化管理建立了檔案信息化管理系統(tǒng)，這樣可以使檔案利用者自行對檔案信息進行查詢和利用，而且能夠及時與檔案管理人員進行聯(lián)系和溝通，為檔案使用者提供了更多的便利服務。

2 檔案信息化管理重要作用

2.1 信息化建設已成為當前重要的戰(zhàn)略目標之一，而且對當前檔案信息化管理的主要任務進行了明確，通過對檔案信息化管理的相關標準的制定，加快電子檔案的管理工作，同時建立區(qū)域網(wǎng)絡，實現(xiàn)全國檔案信息網(wǎng)絡格局，并與國家信息網(wǎng)進行合并，從而實現(xiàn)館藏的數(shù)字化、傳輸?shù)木W(wǎng)絡化及資源的共享化目標。

2.2 檔案作為一個信息庫，其所包含的信息量較為龐大，而要想實現(xiàn)對這些信息的利用，則需要對這些信息進行系統(tǒng)、規(guī)范的整理、加工，而檔案信息化管理工作就充分發(fā)揮了信息化技術的特點，將檔案信息的作用得以充分的發(fā)揮出來，確保了檔案服務功能的更好體現(xiàn)。

2.3 檔案信息化管理是整個檔案集成管理的基礎，是在知識平臺的基礎上，將檔案文件與管理中文字、圖像、聲音、空間、時間等各種信息的集成，同時將信息進行整理、分類、匯總[2]。只有在信息通道基礎上，各不同功能的部門、環(huán)節(jié)實現(xiàn)信息的自由流通，各部門才能得以良好的溝通和協(xié)調，才能提高檔案管理運作整體水平與效益。

3 加強檔案信息化管理工作的有效策略

3.1 轉變管理理念

計算機和信息技術的快速發(fā)展，已經(jīng)對檔案管理工作產(chǎn)生劃時代的巨大影響。隨著辦公自動化進程的加快，大量機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納人檔案管理。要解決一個觀念問題，就是要求我們檔案的現(xiàn)代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡管理上來，而是要借助現(xiàn)代信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。盡快樹立起現(xiàn)代化的觀念是每一個檔案工作者緊迫的必修課，是促進檔案管理步人現(xiàn)代化的第一步。

3.2 創(chuàng)新管理方法

隨著時代的發(fā)展，社會環(huán)境不斷的發(fā)生變化，由此對于各個單位的發(fā)展造成了一定的影響，而檔案管理在單位發(fā)展過程中發(fā)揮了重要的作用，其是單位在長期工作的過程中所產(chǎn)生的具有重要價值的資料記載，對于單位的長期發(fā)展具有重要意義。所以在新的歷史條件下，檔案管理工作需要與時俱進，轉變管理理念，創(chuàng)新管理方法，以市場經(jīng)濟發(fā)展形勢為依托，實行檔案信息化管理，能夠有效的提高工作效率，更好的為單位的發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

3.3 先進技術設備

檔案信息化管理工作的高效開展，還需要強大的設備與技術力量的支持。設備是開展檔案信息化管理的硬件條件，也是最為基礎的需求[3]。所以單位應該給予足夠的資金支持，配備先進而齊全的計算機網(wǎng)絡設備，為信息化管理工作的開展提供基礎保障。技術是檔案信息化管理的重要因素，在實行信息化管理模式后，一切工作的開展都需要依靠計算機網(wǎng)絡來完成，所以對工作人員有較高的要求。檔案管理人員不僅要具有扎實的專業(yè)知識，同時對于計算機網(wǎng)絡技術還要熟練操作。工作人員在具有一定的技術要求的基礎上，還要具有良好的職業(yè)道德和認真的工作態(tài)度，由于檔案管理是一項繁瑣的工作，所以需要檔案管理人員在開展工作的過程中要認真細致，確保檔案信息的真實性和完整性。檔案信息具有一定的保密性，所以要求檔案管理人員嚴格遵守職業(yè)道德，嚴禁外泄檔案信息。

3.4 重視安全管理

在實施檔案信息化管理工作中，由于網(wǎng)絡本身具有開放性的特征，所以在進行檔案信息處理時，需要做好安全保護工作，切實保障檔案信息的安全性。安全保護工作的開展需要從工作人員以及技術兩個方面來實施，工作人員是檔案信息的直接接觸者，所以要制定嚴密的規(guī)章制度，對檔案管理人員進行進行制約，其實最根本的因素還應該從管理人員的職業(yè)道德方面去開展，嚴格遵守工作條例，確保檔案信息的安全性。此外，還應該做好充分的安全技術防范措施，通過軟件的設置來防止檔案信息的失竊和惡意篡改，這些都需要強大的技術支持。對于不同等級的檔案信息，要設置管理權限，從而提高檔案信息的安全性。

3.5 提高人員素質

不僅需要掌握信息管理和文件、圖書、情報等領域的基本理論和專業(yè)管理技能等專業(yè)素質，還要掌握扎實的現(xiàn)代科技管理知識，企業(yè)還應當采取多種途徑和方法，盡可能為檔案管理人員提供多的學習培訓機會，尤其重視以計算機網(wǎng)絡技術為代表的信息技術為核心，不斷提高自身素養(yǎng)，有目的地培養(yǎng)和提高檔案工作者對檔案信息化管理知識的認識和技能，使其系統(tǒng)地、全面地掌握信息化工作手段。這樣才能適應新時期檔案管理工作的要求。

4 結束語

總之，檔案管理工作的信息化建設是一項系統(tǒng)性工作，需要管理人員的長期努力與奮斗。我們不能將檔案信息化管理視為一種理念，而是要在具體工作中實際踐行起來，不斷提高檔案管理隊伍的整體素質與業(yè)務能力，為檔案信息化管理提供有力保障，使檔案管理服務于社會、服務于全體群眾，這樣一來，信息化管理理念才會具備更高的融合價值，管理工作也能在創(chuàng)新中擁有更強的前行動力，進一步助推檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

參考文獻

[1]夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案，2015（03）18-19.

[2]范霞，張淑華.淺談新形式下的檔案管理工作[J].科技信息，2016（31）74-75.

[3]張博.淺談圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢[J].現(xiàn)代交際.2016（7）219-220.