事業(yè)單位人事檔案信息化管理的優(yōu)化策略

王亞林

摘 要：在當(dāng)前信息化時(shí)代，信息技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用取得了較好的成效。在事業(yè)單位人事檔案管理工作通過引入信息化技術(shù)，可以有效的提高人事檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的高效利用。文中分析了加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的主要作用，并進(jìn)一步對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的優(yōu)化策略進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；信息化管理；作用；優(yōu)化策略

事業(yè)單位人事檔案是對(duì)事業(yè)單位所有職工基本信息的真實(shí)記錄，同時(shí)也是事業(yè)單位選拔、作用人才的重要依據(jù)。當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)生了較大的變化，人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程不斷加快，這對(duì)于事業(yè)單位人事檔案信息化水平的提升打下了良好的基礎(chǔ)，同時(shí)也為人事檔案信息的存儲(chǔ)和管理帶來了諸我鐵便利，更易于實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息的查詢和調(diào)取，能夠?qū)崟r(shí)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充和更新，有效的提高了人事檔案管理工作的效率。

1 加強(qiáng)人事檔案信息化管理的主要作用

1.1 提高人事檔案利用效率

在人事檔案信息化管理工作中，通過依托于信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)人事檔案的有效利用，更好的發(fā)揮出人事檔案的重要作用。而且人事檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，可以更好的實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的完善，隨時(shí)能夠?qū)θ耸聶n案信息進(jìn)行補(bǔ)充，增強(qiáng)檔案的實(shí)用性，有利于促進(jìn)檔案信息更新速率。通過對(duì)人事檔案信息實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，并運(yùn)用現(xiàn)代化手段來構(gòu)建人才業(yè)績跟蹤系統(tǒng)，確保人事檔案價(jià)值的提升。

1.2 實(shí)現(xiàn)人事檔案資源共享

在當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作中，通過在人事檔案管理機(jī)構(gòu)中設(shè)置信息中心，以此來人事檔案信息化進(jìn)行指導(dǎo)和技術(shù)支持。在實(shí)踐工作中，需要進(jìn)一步建立規(guī)章制度，對(duì)人事信息流動(dòng)渠道進(jìn)行規(guī)范，促使信息中心實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息的有效收集和發(fā)布。在人事管理工作中，由于對(duì)人事信息資料上個(gè)月較強(qiáng)的依賴性，但基于人事檔案信息量大及變化頻繁的特點(diǎn)，城朵通過建立人事信息庫，并將其與人事檔案管理工作有效結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類信息的統(tǒng)一管理。這些工作的實(shí)現(xiàn)，需要通過充分的運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加快推動(dòng)信息的共享，將信息中心作為重要樞紐，授予信息使用人相關(guān)的權(quán)限，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的持續(xù)循環(huán)。

1.3 滿足人事檔案使用要求

雖然當(dāng)前人事檔案信息數(shù)據(jù)庫能夠在短時(shí)間內(nèi)生成各種不同表格，并各項(xiàng)人事管理工作提供重要的依據(jù)，但在人事考核時(shí)，多是針對(duì)于工作者的簡歷進(jìn)行檢查，這類信息數(shù)據(jù)庫無法提供，因此要加快推動(dòng)人事檔案信息資源的合理開展，全面提高人事檔案信息的處用率。這就要求在實(shí)際工作中要做好基礎(chǔ)性工作，加快推動(dòng)人事檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的檢索、傳遞和查詢等工作，同時(shí)檔案數(shù)據(jù)庫還要具有實(shí)效笥和真實(shí)性的特點(diǎn)，以便于更好的滿足人事檔案使用要求。

2 事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化策略

2.1 加大對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的重視程度

在事業(yè)單位發(fā)展過程中，人事檔案信息作為非常重要的資源，可以為事業(yè)單位人員選拔和任用提供重要的依據(jù)，因此事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案信息化建設(shè)，加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，全面提高人事檔案管理人員的信息化水平。同時(shí)還要重視高素質(zhì)人才的引進(jìn)，打造一個(gè)復(fù)合型的人事檔案管理隊(duì)伍，為事業(yè)單位人事檔案信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定良好的基礎(chǔ)。

2.2 完善人事檔案信息化管理制度

在事業(yè)單位人事檔案信息化重審工作中，需要建立健全人事檔案信息化管理制度，可以為人事檔案信息化建設(shè)提供重要的依據(jù)，并以制度的形式來進(jìn)行約束，進(jìn)一步促進(jìn)人事檔案管理水平的提升，加快推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，更好的實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的利用價(jià)值。

2.3 開發(fā)和改進(jìn)人事檔案信息管理軟件系統(tǒng)

對(duì)人事檔案的信息密級(jí)進(jìn)行更加嚴(yán)密的界定，保證電子檔案的安全性。數(shù)據(jù)庫 開發(fā)和改進(jìn)更為先進(jìn)的人事檔案管理軟件，健全人事檔案管理軟件可以系統(tǒng)的對(duì)人事檔案進(jìn)行的數(shù)據(jù)自動(dòng)分析、整理等相關(guān)功能、歸類、排列，提高人事檔案管理工作的效率，這是人事檔案管理信息化的必然要求，也是必由之路。開發(fā)和改進(jìn)人事檔案管理軟件，還需要有利于實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程控制、遠(yuǎn)程查閱和數(shù)據(jù)共享等功能。即準(zhǔn)確快速又方便簡潔，大大減輕了管理人員的工作量，提高管理效率，降低管理成本。而且還可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操控，檔案數(shù)據(jù)信息共享，快速查閱事業(yè)單位人員的基本信息，提高辦事效率。還要把檔案管理的信息數(shù)據(jù)做好備份，存儲(chǔ)起來，以防電腦操作不慎丟失信息數(shù)據(jù)。

在加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的相關(guān)政策的研究的基礎(chǔ)之上，利用計(jì)算機(jī)等信息化工具的先進(jìn)功能，對(duì)各種信息資料的密級(jí)進(jìn)行更為嚴(yán)格界定和加密，可以有效地降低人事檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

2.4 提高人事檔案信息資源的安全性

人事檔案信息化建設(shè)過程中，可能會(huì)受黑客、病毒等問題的困擾，造成信息資源的丟失和損壞等，針對(duì)這一問題，首先需要建立嚴(yán)格的安全保障制度，規(guī)范人事檔案管理行為和流程。其次建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，嚴(yán)格規(guī)范節(jié)約行為，保證檔案的安全性。再次加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化管理人員的安全教育，提高安全管理意識(shí)，可以發(fā)現(xiàn)工作中存在的安全問題，并能夠采取有效措施加以優(yōu)化和修正。最后是提高存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性，這要求在實(shí)際管理工作中可以將紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案進(jìn)行分開存儲(chǔ)，并且數(shù)字檔案的存儲(chǔ)和使用也實(shí)現(xiàn)有效分開，通過物理手段保證信息資源在利用過程中的安全性。

2.5 做好人事檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建工作

由于人事檔案數(shù)據(jù)十分龐大，而且呈不斷增加的趨勢(shì)，針對(duì)于這種情況，需要構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫。通過建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，可以準(zhǔn)確將人事檔案信息進(jìn)行錄入，謹(jǐn)慎進(jìn)行刪除操作。及時(shí)對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)庫的信息進(jìn)行更新，確保人事檔案信息的完整性。而且通過人事檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，可以實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的長期保存，有效的保證檔案數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫中的安全性。人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立不僅可以極大的減少檔案管理人員的工作量，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的及時(shí)更新，還可以為人事檔案信息的管理和利用提供更多的便利。

3 結(jié)束語

隨著事業(yè)單位各項(xiàng)改革的深入開展，對(duì)于人事檔案信息的需求較大，這也更好的凸顯出人事檔案信息的重要性。為了實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的有效利用，當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作可以與信息化技術(shù)有效結(jié)合，有效的提高人事檔案信息化管理的水平。這就要在實(shí)際工作中要加大投入的力度，進(jìn)一步對(duì)構(gòu)建完善的人事檔案信息化管理體系，推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，使人事檔案更好的為事業(yè)單位的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。

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