提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

黃浣梅

摘 要：以事業(yè)單位為核心的檔案管理，其信息化建設(shè)是科技發(fā)展、時(shí)代進(jìn)步的必然。而各事業(yè)單位在施行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)依據(jù)自身現(xiàn)狀，借助總體規(guī)劃的形式，構(gòu)建專業(yè)化網(wǎng)絡(luò)化信息平臺(tái)，用以保證檔案管理的機(jī)密性、安全性價(jià)值。對(duì)此，本文側(cè)重探討事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

社會(huì)的持續(xù)進(jìn)步，促使市場(chǎng)體制得以革新，促使各行業(yè)、各企業(yè)、各單位檔案需求量、數(shù)量顯著增加，特別為事業(yè)單位檔案，更是達(dá)到空前狀態(tài)，而這也為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造條件。但是，在諸多因素的制約下，事業(yè)單位檔案管理仍存在漏洞，阻礙其信息化建設(shè)。管理人員只有在全面認(rèn)識(shí)到檔案管理作用的同時(shí)，才可依據(jù)管理現(xiàn)狀和相關(guān)問題，將檔案管理信息化建設(shè)落實(shí)到位。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

對(duì)于事業(yè)單位而言，傳統(tǒng)檔案管理多面臨如下情況，即檔案資料存放位置不合理、檢索工具不全等，不僅需要耗費(fèi)過多地人力和物力等資源，對(duì)相關(guān)資料予以查找，甚至還會(huì)存在找不到的現(xiàn)象。而檔案管理信息化建設(shè)，能夠在杜絕此類問題的同時(shí)，以計(jì)算機(jī)速度快、精度高和存儲(chǔ)量大的特點(diǎn)，便于對(duì)相關(guān)資料的查閱，既可顯著提高管理人員的作業(yè)效率，還可預(yù)防“手工抄寫失誤”等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

除此之外，傳統(tǒng)檔案管理不僅需要借助資金投入的方式，對(duì)庫房予以加蓋或修繕，還應(yīng)預(yù)防紙質(zhì)檔案資料蟲蛀、鼠類破壞和氧化、霉變等危害。有效的檔案管理信息化建設(shè)，可依據(jù)硬盤和光盤、U盤與網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)空間等形式，將檔案信息予以隨時(shí)存放，具有方便、簡(jiǎn)潔的特點(diǎn)，能夠有效保證檔案原件的真實(shí)性、完整性。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理模式是由紙質(zhì)資料為主導(dǎo)，雖可保證各類信息的詳細(xì)性和完整性，但卻不利于日常管理和查閱。而針對(duì)性檔案管理信息化建設(shè)，能夠在預(yù)防此類問題的同時(shí)，使檔案管理工作更具便捷性、簡(jiǎn)易性特點(diǎn)。然而，由于諸多因素的影響，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在以下問題：

2.1 專業(yè)性管理人才的匱乏

管理人員作為事業(yè)單位檔案管理的責(zé)任主體，其專業(yè)能力、整體素質(zhì)是決定工作水平及質(zhì)量的關(guān)鍵。但是，在實(shí)際情況中，諸多事業(yè)單位檔案管理者均由普通人員構(gòu)成，且在檔案管理專業(yè)知識(shí)相對(duì)匱乏的情況下，未施行有效的檔案管理技能、知識(shí)培訓(xùn)，使之難以滿足檔案管理信息化建設(shè)的需求。再者，檔案管理人員崗位意識(shí)的不足，喪失精益求精的工作態(tài)度，不僅在日常工作中呈現(xiàn)敷衍了事的狀態(tài)，還難以落實(shí)自身的崗位職責(zé)，極大程度上阻礙事業(yè)單位檔案管理效率的提高。

2.2 檔案管理機(jī)制不健全

目前，事業(yè)單位組織者和管理者，由于檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)的不足，導(dǎo)致其管理機(jī)制難以達(dá)到與時(shí)俱進(jìn)的效果，特別是在社會(huì)主義市場(chǎng)體制下，人才教育為滿足市場(chǎng)需求，逐漸培育更為專業(yè)且多樣化的人才，以便更好應(yīng)對(duì)市場(chǎng)的不同需求，促使行業(yè)市場(chǎng)的多元化、多樣化特點(diǎn)更為突出。正因如此，事業(yè)單位檔案管理機(jī)制難以得以優(yōu)化和創(chuàng)新，致使其和市場(chǎng)、社會(huì)間呈現(xiàn)顯著差距，不僅會(huì)造成檔案管理人員對(duì)自我效率、現(xiàn)代化技術(shù)的忽視，還不利于事業(yè)單位的健康發(fā)展。

2.3 信息化建設(shè)缺少規(guī)范性

事業(yè)單位檔案管理期間，相關(guān)軟件的使用缺少通用性、統(tǒng)一性價(jià)值，即呈現(xiàn)各行其是、各司其職的狀態(tài)，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)移植性極差。不僅會(huì)增加文件檢索、信息管理的難度，還會(huì)使其管理內(nèi)容逐漸增多，為檔案管理信息化和電子化建設(shè)帶來難度，更談不上對(duì)資源共享的目的。

2.4 信息化水平低下

通過對(duì)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的思考，可知其信息化建設(shè)水平相對(duì)較低，甚至在重要檔案記錄中，仍以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主導(dǎo)，不僅會(huì)增加檔案資料的收藏難度，還會(huì)帶來極大的查閱難度。對(duì)此，若要保證檔案信息的安全性和完整性，則應(yīng)做好其信息化建設(shè)，否則難以達(dá)到此目標(biāo)。

3 對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)策略

3.1 保證檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性

事業(yè)單位在日常運(yùn)行期間，傳統(tǒng)檔案管理模式是以實(shí)體資料為主導(dǎo)，通過有效的管理和保護(hù)等措施，保證其完整性、安全性和保密性。隨著信息技術(shù)的逐漸提高，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息在線共享，以此提高自身的利用率。若要從根本上落實(shí)此目標(biāo)，則可在加快檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，構(gòu)建專業(yè)化且健全化檔案管理機(jī)制，用以保證自身管理工作的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性價(jià)值。筆者建議可從以下幾點(diǎn)入手：依據(jù)國(guó)家檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，融合自身發(fā)展現(xiàn)狀，構(gòu)建健全化檔案管理機(jī)制；檔案錄入時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)，對(duì)其標(biāo)識(shí)、格式和文字等內(nèi)容予以規(guī)范錄入，以此保證模式的統(tǒng)一化；最大限度上使用通用性強(qiáng)、統(tǒng)一性的檔案管理軟件或硬件，再借助對(duì)紙質(zhì)檔案的規(guī)范管控，以此切實(shí)事業(yè)單位內(nèi)檔案信息共享的效果[1]。

3.2 構(gòu)建專業(yè)化信息平臺(tái)

事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，是以服務(wù)于檔案使用者為導(dǎo)向。對(duì)此，檔案管理人員應(yīng)做好思想觀念的轉(zhuǎn)變，以明確自身定位基準(zhǔn)，逐步提高自身的服務(wù)水平和意識(shí)。即可在構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)的同時(shí)，加大推廣宣傳力度，預(yù)防信息不對(duì)稱下檔案管理系統(tǒng)無法使用的問題；輔之組合式推廣的手段，依據(jù)使用者的需求，逐步提高檔案使用效率，保證其服務(wù)工作的便捷性、有效性。

3.3 健全相關(guān)服務(wù)設(shè)施

為更好落實(shí)事業(yè)單位檔案管理的服務(wù)性、共享性目標(biāo)，可將各事業(yè)單位定義為系統(tǒng)“節(jié)點(diǎn)”，借助相關(guān)設(shè)備設(shè)備的使用，將各基層單位檔案信息予以整合，以便能夠體現(xiàn)“節(jié)點(diǎn)”的作用。即配置標(biāo)準(zhǔn)化計(jì)算機(jī)，通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)施接入的方式，保證各檔案間的信息傳遞和共享；依據(jù)自身需求，為檔案管理部門配置相應(yīng)的掃描儀或打印機(jī)；通過對(duì)各設(shè)備系統(tǒng)升級(jí)需求、兼容性的思考，使其能夠在滿足長(zhǎng)期使用的同時(shí)，對(duì)多元化設(shè)備資源予以協(xié)調(diào)使用；使用安全性相對(duì)較高的檔案管理系統(tǒng)，依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)間的銜接，保證信息存儲(chǔ)、使用和整理等工作的一體化；以檔案信息在線共享為基準(zhǔn)，逐步提高檔案管理信息化建設(shè)的安全性，再通過安全保障系統(tǒng)的融合，為檔案信息的可靠性、安全性提供條件[2]。

3.4 提高檔案信息的使用率

若要全方位提高事業(yè)單位檔案信息的使用率，則可在以檔案分類整理為前提，通過對(duì)其目錄的規(guī)范修編，再借助計(jì)算機(jī)、手工等檢索方式間的融合，便于檔案信息使用、查閱等工作的施行。再者，還可通過對(duì)檔案的編研，使其能夠在開發(fā)利用的前提下，致力于閱覽服務(wù)等功能主體上，有利于相關(guān)信息的二次加工和使用。而在事業(yè)單位檔案服務(wù)中，更應(yīng)以“抓服務(wù)、促實(shí)效”為準(zhǔn)繩，為來訪者提供現(xiàn)場(chǎng)查閱和來函待查等服務(wù)，以便更好提高事業(yè)單位的檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

除此之外，事業(yè)單位還應(yīng)時(shí)刻做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，即借助專業(yè)培訓(xùn)、深造、共享學(xué)習(xí)等方式，逐步提高其專業(yè)素質(zhì)，以便能夠優(yōu)化自身的服務(wù)意識(shí)、管理能力。必要情況下，可借助專業(yè)化人才的引進(jìn)，用以為檔案管理信息化建設(shè)而服務(wù)[3]。

4 結(jié)束語

總而言之，信息化時(shí)代的到來，促使事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作，勢(shì)在必行。對(duì)此，若要更好滿足市場(chǎng)和時(shí)代需求，在可通過對(duì)檔案信息的深入挖掘，在保證信息在線共享的前提下，提高事業(yè)單位的辦事效率和服務(wù)水平。即檔案管理信息化建設(shè)作為事業(yè)單位日常運(yùn)行的核心，能夠以管理便捷、操作簡(jiǎn)易、節(jié)約成本、共享性強(qiáng)和效率高的特點(diǎn)，為事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展創(chuàng)造條件。

參考文獻(xiàn)

[1]劉素云.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（7）：47-47.

[2]梁穎.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].才智，2017（18）：167-167..

[3]闞澤微.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2017（6）：193-193.