大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案管理工作

李小春

摘 要：大數(shù)據(jù)時代的到來，給檔案工作也帶來了巨大的機遇與挑戰(zhàn)。無論是處于數(shù)字檔案管理階段，還是傳統(tǒng)檔案管理階段的企業(yè)，都應結(jié)合自身實際，積極應對，將大數(shù)據(jù)時代的信息技術運用于檔案工作，制度相應策略，開拓創(chuàng)新，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案管理水平的全面提升，更好地為企業(yè)科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理服務。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；企業(yè)檔案；信息化；策略

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，企業(yè)在科研生產(chǎn)經(jīng)營中產(chǎn)生了大量的結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)信息改變了以往企業(yè)檔案信息的構(gòu)成，同時也影響著企業(yè)檔案信息的管理、開發(fā)、利用。大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)不是一個趨勢，而是一個不折不扣的現(xiàn)實，檔案部門及檔案工作者要盡快打破原有的思維定勢。從根本上對已經(jīng)習慣的管理模式和管理方法進行重新思考、重新審視，只有努力跨越這道坎，才能進一步突顯企業(yè)檔案的工作價值。

1.概念

什么是“大數(shù)據(jù)”呢？所謂大數(shù)據(jù)，簡而言之就是巨量資料、海量資料。由數(shù)量巨大、結(jié)構(gòu)復雜、類型眾多數(shù)據(jù)構(gòu)成的大數(shù)據(jù)，是基于云計算的數(shù)據(jù)處理與應用模式，通過數(shù)據(jù)的整合共享、交叉復用形成的智力資源和知識服務能力。業(yè)界一般將大數(shù)據(jù)的特征歸納為“4V”，即數(shù)據(jù)體量巨大（Volume）、處理速度快（Velocity）、數(shù)據(jù)類型繁多（Variety）、數(shù)據(jù)價值高（Value）。

2.大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案工作的新特點

2.1檔案信息資源管理思維需要轉(zhuǎn)變

從紙質(zhì)檔案到檔案信息化再到大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)檔案信息資源呈指數(shù)型增長，用現(xiàn)有的檔案信息化手段難以滿足大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源管理。在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息不再匱乏，而是泛濫，如何實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)長期可讀性、安全可靠性，并在海量數(shù)據(jù)中實現(xiàn)對檔案信息的挖掘分析，從而提供有價值的信息，是企業(yè)檔案管理面臨的又一新課題。

2.2檔案業(yè)務流程和方式需要革新

從檔案的收集、管理、利用等環(huán)節(jié)來看：在傳統(tǒng)管理方式下，“收”是各部門移交；“管”是手工管理，手工查詢；“用”是被動提供利用服務。而在大數(shù)據(jù)時代，“收”將是數(shù)據(jù)實時的、自動歸集；“管”將采用云平臺存儲、計算、分析；“用”則是分析、發(fā)現(xiàn)與預測，為社會、企業(yè)創(chuàng)造價值。

3.大數(shù)據(jù)時代做好企業(yè)檔案管理工作的策略

信息經(jīng)濟學教授托馬斯·達文波特就前瞻性地指出：“一些公司已經(jīng)把它們商業(yè)活動的每一個環(huán)節(jié)都建立在數(shù)據(jù)收集、分析和行動的能力之上了。所有的公司都可以從它們的成功當中學習”。一個好的企業(yè)應該未雨綢繆，從現(xiàn)在開始就為企業(yè)的數(shù)據(jù)收集和分析、管理做好準備，制定相應的應對策略，促進企業(yè)快速發(fā)展。

3.1 加強信息化基礎設施建設

信息化基礎設施是企業(yè)提高檔案管理能力的基石，企業(yè)要應用大數(shù)據(jù)技術提升檔案管理能力，必須在基礎設施建設上加大投入，建設先進的軟硬件和網(wǎng)絡設施條件，適應新的技術和管理需求。將檔案信息化設施建設納入到企業(yè)信息化設施建設的統(tǒng)一規(guī)劃中，提出自己的需求，總體規(guī)劃，保證信息化環(huán)境的同一性， 使數(shù)據(jù)可以無障礙地在企業(yè)內(nèi)流動，得到一體化的管理。

3.2對檔案信息資源進行有效管理

大數(shù)據(jù)技術所處理的對象是以電子形式存在、能在網(wǎng)絡上傳輸?shù)臄?shù)據(jù)。要應用大數(shù)據(jù)技術促進企業(yè)檔案資源的開發(fā)、組織和利用，提升服務能力，電子化的檔案資源是基礎。應持續(xù)推進館藏檔案資源建設。這包括兩個方面：一是館藏存量檔案的數(shù)字化；二是增量檔案的電子化管理。所以首先要及時制定電子文件管理規(guī)范，建立有效的管理機制，避免電子文件資源的流失。其次要用企業(yè)統(tǒng)一的大數(shù)據(jù)管理平臺和工具對檔案大數(shù)據(jù)進行有效地管理。

3.3制訂檔案大數(shù)據(jù)管理的標準規(guī)范

制訂大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案管理的標準規(guī)范，是對企業(yè)檔案大數(shù)據(jù)進行科學、有序管理的前提。由于大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案管理是一個新的課題，這方面可供借鑒的經(jīng)驗不多。因此，可以從三個方面來逐步推進標準規(guī)范建設：首先，在現(xiàn)有的電子數(shù)據(jù)管理規(guī)范中，根據(jù)新情況，增加有關大數(shù)據(jù)管理的內(nèi)容；其次，借鑒國內(nèi)外已有的探索成果，有選擇地吸收為適合自身情況的標準規(guī)范；再次，先從對某一具體事項如數(shù)據(jù)歸檔格式，歸檔業(yè)務流程等規(guī)范做起，逐步推進，最終形成完整的、宏觀的管理標準規(guī)范。

3.4加快電子檔案管理模式轉(zhuǎn)變

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適應變化，需要在許多方面進行變革。特別是在電子文件管理方式上，可逐步取消“雙套制”管理，改為以電子版作為唯一歸檔版本，解決電子文件獨立行使檔案效力的問題。通過技術和管理手段，加強對電子文件完整性、真實性的維護，嚴格歸檔要求，將電子文件及相關元數(shù)據(jù)、背景信息、生成軟件按要求進行完整歸檔。

3.5建立數(shù)據(jù)安全機制

大數(shù)據(jù)環(huán)境下數(shù)據(jù)安全需要采取安全技術措施與安全管理措施相結(jié)合的策略。針對大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的風險，采用信息加密技術、防火墻技術、安全隔離與交換技術等傳統(tǒng)安全技術與分布式環(huán)境下新型的云安全技術相結(jié)合，保護數(shù)據(jù)形成、運行過程的安全，阻止非法獲取和修改，抵御來自內(nèi)部和外部的攻擊。提高檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性，建立有效的災備機制。

4、結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代的檔案工作是一項集計算機技術、網(wǎng)絡通訊技術、檔案管理技術于一體的創(chuàng)新性工作，是檔案部門及檔案工作者面臨的新課題。面對大數(shù)據(jù)時代的到來，企業(yè)只有抓住機遇，積極應對，提升檔案信息化水平，變革管理，將大數(shù)據(jù)時代的信息技術卓有成效的運用于檔案工作，努力探索新時代檔案信息化建設的新路子，更好地為企業(yè)科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理服務。

參考文獻

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