淺談工會檔案管理中的問題及策略

張雪媛

摘 要：工會檔案管理工作是工會工作不可或缺的部分，能否確保工會檔案管理的準確性與完整性是衡量工會管理工作水平高低的組成部分。本文基于形勢的發(fā)展，完善服務工會的發(fā)展，在分析工會檔案管理存在問題的基礎上，介紹了檔案工作的重要性，提出了加強工會檔案管理的對策。

關鍵詞：工會；檔案；管理

1 工會檔案管理概述

在20世紀80年代末，為了適應工作制度的需要和工會工作的要求，中國工會工作人員建立了檔案專職工作，工會建立了自己的內(nèi)部文件。但此時的文件系統(tǒng)很簡單，工作的信息、文檔和檔案都是單向的或單一的查詢。當前這個時代，突出表現(xiàn)的是“大眾”服務理念。它要求傳統(tǒng)的狹義檔案在嶄新的時代要擁有現(xiàn)代化的信息技術管理檔案，檔案工作者必須與時俱進，努力打破自我，只有突破傳統(tǒng)思維，樹立以人為本的檔案管理理念，為所有員工服務，使員工了解工會工作，掌握相關權利的基本信息，從而促進管理的人性化。

2 新時期工會檔案管理創(chuàng)新的必要性

檔案是最原始的資料記載，其意義相當重要。新時期工會工作有新要求，工會要不斷提高服務水平和發(fā)展能力，更好地服務于廣大職工群眾。檔案是工會工作的重要部分，相關人員需要制作出一套完整的制度，對檔案管理工作進行進一步規(guī)范。面對工會工作的巨大變化，檔案工作必須進一步提高工會工作的服務意識，把信息資源的開發(fā)和利用作為工會工作的重要部分，這將對檔案工作的發(fā)展起到了積極的促進作用。

創(chuàng)新是人類活動中的普遍現(xiàn)象，檔案管理也是一樣的。在檔案管理面臨改革、現(xiàn)代信息技術條件下，檔案工作者必須認真探討和提出了新的要求，創(chuàng)新檔案管理，轉(zhuǎn)變檔案工作觀念。

現(xiàn)代管理理論認為人是所有管理活動中最重要、最活躍的因素。以人為本，提高自主創(chuàng)新能力，建立激勵機制，為員工創(chuàng)造一個學習的機會，并激發(fā)其潛能，促使其在檔案管理工作過程中，勇于創(chuàng)新，敢于創(chuàng)新，滿足工會檔案管理的創(chuàng)新要求，促進工會檔案管理工作進一步發(fā)展。

3 工會檔案管理工作中存在的問題

3.1 領導干部的管理意識不強

隨著經(jīng)濟高速發(fā)展，工會領導人員精力集中在經(jīng)濟建設方面，認為工會就是簡單的組織活動、發(fā)放福利等，不需要記錄檔案，對管理工作不重視，沒有對管理工作開展實質(zhì)性的研究和安排。工會領導干部對檔案工作的重視程度，直接影響到工會工作的開展，不重視檔案管理，使工會檔案管理工作停滯不前，無法做到與時俱進，從而不能更好地服務于廣大職工群眾。

3.2 檔案管理體制不健全

嚴格執(zhí)行勞動紀律規(guī)定，確保規(guī)范化、推進程序化工作，嚴格作風是確保檔案管理水平的重要指標。檔案工作包括收集、識別、存儲、統(tǒng)計等方面的工作，每個環(huán)節(jié)都應建立在檔案管理制度的基礎上，如系統(tǒng)人員崗位責任制、文件安全存儲系統(tǒng)，以確保檔案管理工作順利進行。但一些工會沒有建立檔案的收集等重要管理制度，組織機構和人員因儲存不當，損失、霉變，致使檔案收集的數(shù)據(jù)不完整，文件的質(zhì)量沒有準確性和數(shù)量缺乏，檔案管理往往不是專門化管理。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，基層工會檔案管理部門沒有專業(yè)的組織，人事變動帶來了許多隨機的、盲目的檔案管理現(xiàn)象。

3.3 檔案管理誠信缺失

檔案管理不規(guī)范，以上級工會聯(lián)合審計檔案為例，其包括兩種類型的檔案項目審計檔案。在收集過程中，往往存在著損失，另外，一些輕視因素導致審計記錄不完整，部分項目文件不完整，特別是缺乏單一的審計文件，審計報告驗收、審批和審計單位整改報告較為嚴重，因此，檔案管理的誠信嚴重制約了其規(guī)范化，但規(guī)范化的檔案管理必須體現(xiàn)誠信。

3.4 資金投入力度不足

工會檔案管理工作開展中，往往會存在資金不足的情況，受到經(jīng)費和管理場所的限制，工會管理無獨立的檔案管理辦公室，很多情況下，都是安排在辦公場所，這不僅影響了企業(yè)的辦公效率，還會影響檔案管理的質(zhì)量。

3.5 工會檔案管理方法原始

從技術角度的看，在檔案管理中，傳統(tǒng)的管理方法主要是基于手工分揀、編目，主要方法是抄、剪、貼、裝訂。但傳統(tǒng)模式在這個計算機管理時代并不適用。在這個時代，電子信息的集中式智能技術，改變了手工管理模式，性能逐漸向智能存儲和虛擬計算機數(shù)字文件轉(zhuǎn)變。

此外，檔案管理工作的結合也存在相當多問題。例如，內(nèi)部檔案管理知識的缺乏，對檔案管理的重要性理解不夠，在檔案、零散、文檔和信息管理方面，權力水平不高。為了適應新形勢，工會必須更好的發(fā)揮檔案作用，跟上社會發(fā)展的步伐。

4 提高工會檔案管理水平的策略

4.1 加強工會檔案管理配套設置建設

為檔案工作順利開展提供必要的配套設施，如特種檔案室、獨立辦公室、配備檔案柜、防盜等機械設施；愛崗敬業(yè)，監(jiān)理電子檔案館等相關配套設施。

4.2 建立檔案管理保障體系

檔案系統(tǒng)根據(jù)工會的實際情況，以適應檔案管理的需要，建立和維護有效的安全保障體系，對檔案實行安全管理。檔案室不應存放易燃材料，辦公室應配備消防設備，材料應避光保存，并保持一定的溫度。為檔案工作建立相應的領導小組，強化責任分工，明確各級責任，促進檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

4.3 加快檔案數(shù)字化管理

隨著計算機技術的飛速發(fā)展、網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展以及信息資源的增加，數(shù)據(jù)已成為經(jīng)濟社會發(fā)展的重要基礎。大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來了許多機遇，檔案信息資源由封閉走向開放。檔案工作者必須主動適應時代發(fā)展，實現(xiàn)創(chuàng)新。創(chuàng)新包括思想創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、服務創(chuàng)新。檔案工作必須適應這一趨勢，發(fā)展創(chuàng)新工作，跟上檔案資源社會共享的步伐，提升綜合服務能力，真正體現(xiàn)和提升檔案的使用價值。

在電子時代，在現(xiàn)代管理中，以計算機技術和信息技術為手段，對檔案資料進行開發(fā)利用，實現(xiàn)數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案信息的管理。通過建立檔案資源，對檔案管理人員的水平進行提高。加強基礎設施建設，提高工作人員的計算機應用水平，進行檔案管理；建立和完善網(wǎng)絡設施，為檔案工作提供物質(zhì)基礎。工會檔案數(shù)字化管理需要不斷根據(jù)技術的進步，對各種先進的檔案管理技術進行綜合利用，加快檔案數(shù)字化管理，使檔案管理擺脫傳統(tǒng)形式的困擾，對管理人員進行培訓，對檔案管理工作進行不斷的改進，以獲得進步。

4.4 完善基礎設施

在工會檔案管理工作中，相關人員需要增加對檔案管理的投入，盡快完善基礎設施建設，為工會檔案管理提供必要的基礎設置，增加資金力度，保證檔案管理工作能夠順利開展。工會不僅要增加資金力度的投入，還要配置必要的管理設備，以促進工作順利開展。

4.5 重視控制工會檔案管理風險

工會由于其管理人員主要以兼職為主，在傳統(tǒng)檔案管理的基礎上，大多數(shù)人不會注意可能發(fā)生的風險。工會檔案是工會工作的直接記錄和反映，在信息時代，應重視檔案的風險控制。相關人員必須要加強安全意識，加強管理，嚴格執(zhí)行風險控制，包括建立內(nèi)部控制制度，在災難性事故發(fā)生后，及時使用備份數(shù)據(jù)恢復數(shù)據(jù)，加強預防和管理。

5 結 語

工會檔案是工會事務的詳細記錄，是工會工作的重要組成部分，也是工會組織的一種信息資產(chǎn)，在工會事業(yè)發(fā)展中的作用非常重要。隨著我國經(jīng)濟社會的發(fā)展，工會在構建和諧社會中的作用越來越重要。在工會的日常工作中，檔案的管理對工會職能的實現(xiàn)有著重要的意義，對規(guī)范工會的建設，提高工會工作水平等方面都有很好的促進作用。

參考文獻

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