淺談新時(shí)代檔案信息化管理的重要意義

滕建梅

摘 要：如今，人類社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到信息化時(shí)代，各行業(yè)的發(fā)展運(yùn)行速度也逐漸加快，社會(huì)中充斥著大量的信息，使得很多信息化管理成為發(fā)展的重要趨勢(shì)。檔案是在各種社會(huì)活動(dòng)中直接形成的多樣化形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，其管理工作也逐步適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，朝著信息化的方向邁進(jìn)。作為檔案管理人員需要努力適應(yīng)信息化社會(huì)的發(fā)展需要，將手中的“死”檔案變成“活”資源，更好的促進(jìn)檔案管理工作的推進(jìn)。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；檔案；信息化管理；重要意義

當(dāng)前形勢(shì)下，各行業(yè)都獲得了快速的發(fā)展進(jìn)步，檔案資料的利用率也逐漸提高，檔案管理也逐漸被重視起來，特別是隨著信息化建設(shè)的全面推進(jìn)，檔案管理也開始應(yīng)用信息化的管理技術(shù)手段，創(chuàng)建檔案信息化管理的平臺(tái)，并不斷更新優(yōu)化，更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的效果，為行業(yè)自身發(fā)展建設(shè)提供一定的依據(jù)與參考，更好的為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

一、檔案信息化管理的重要意義

1、保證檔案信息的完整

傳統(tǒng)檔案一般是通過紙質(zhì)檔案的方式進(jìn)行保存管理的，但是隨著時(shí)間的推進(jìn)以及使用的頻繁，很多紙質(zhì)檔案出現(xiàn)了字跡不清晰、頁面破損等情況，導(dǎo)致檔案無法正常使用。但是這些檔案都是老一輩人留下的重要記錄[1]，如果失去了是不能復(fù)制的，若一直使用紙質(zhì)檔案，經(jīng)過若干年，檔案室中的紙質(zhì)檔案必然會(huì)遭受極大的破壞，而信息化管理的出現(xiàn)能夠很好的對(duì)這一問題進(jìn)行處理。檔案信息化管理能夠?qū)n案信息輸入到計(jì)算機(jī)中，并儲(chǔ)存到光盤或者硬盤中，今后使用不需要在接觸原件，能夠使原始檔案的使用率降低，使檔案更加完整的保存，能夠防止氧化、霉變、蟲蛀等危害，也不需要不斷的擴(kuò)大檔案室以儲(chǔ)存大量的紙質(zhì)檔案。

2、提高檔案管理工作效率

傳統(tǒng)檔案管理中，需要檔案管理人員在檔案室中找到需要的檔案資料，并進(jìn)行登記，使用完畢后還需要放回到檔案室，這種管理模式不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率也不高。隨著檔案信息化管理的推進(jìn)，只需要利用計(jì)算機(jī)檔案管理的軟件就能夠?qū)n案信息資料進(jìn)行檢查查詢與閱讀，所有查閱的資料都可以打印審批表，瀏覽之后有記錄[2]。如果檔案資料沒有及時(shí)歸還，檔案管理軟件還具備自動(dòng)催還的功能。

3、更好的為科研生產(chǎn)發(fā)展服務(wù)

一直以來，科技檔案的管理人員十分注重檔案資料的收集與管理，但是檔案的開發(fā)利用重視程度不高，缺少宣傳，要借閱科技檔案必須要有領(lǐng)導(dǎo)批示，使得很多科技人員認(rèn)為檔案室是保密的部門，不能隨便的進(jìn)入和查看檔案，因此不了解檔案室中的相關(guān)資料。加之傳統(tǒng)查閱手段的制約，科技檔案的利用率并不高。對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理之后，能夠使檔案人員的工作效率得到提升，很多年代久遠(yuǎn)的檔案資料經(jīng)過信息化管理，科技人員也能夠通過內(nèi)部的局域網(wǎng)對(duì)其進(jìn)行查看，為今后的決策提供科學(xué)的依據(jù)，提高檔案資料的利用效率。

二、新時(shí)代檔案信息化管理的有效策略

1、建立良好的硬、軟件環(huán)境

盡管如今檔案信息化管理全面推進(jìn)，但是很多檔案管理還只停留在電腦儲(chǔ)存上，要真正實(shí)現(xiàn)信息化管理就必須要強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)，做好硬件建設(shè)，加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)與內(nèi)部局域網(wǎng)的連接，保證其暢通性，同時(shí)配置服務(wù)器、路由器以及計(jì)算機(jī)終端設(shè)備、打印機(jī)等。同時(shí)建立信息化的管理平臺(tái)。通過硬、軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，為檔案信息的查詢提供便利，讓不同部門的交叉信息能夠產(chǎn)生聯(lián)系。如人事管理部門，可以自行登錄平臺(tái)查閱工作人員的工作表現(xiàn)、研究成果等。再如查找特殊條件人才時(shí)，可以通過多條件檢索快速找到相關(guān)人員，不需要長時(shí)間的一步一步推查[3]。

2、依據(jù)相關(guān)原則開展檔案信息管理

在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)，需要依據(jù)一定的原則進(jìn)行：保證檔案信息的安全性，避免受到內(nèi)部、外部的威脅；檔案管理操作要科學(xué)規(guī)范；檔案信息化管理就是為了提高管理水平，因此需要結(jié)合實(shí)際情況，以強(qiáng)化管理質(zhì)量與服務(wù)水平，提升整體效益為目的進(jìn)行檔案信息化管理；依據(jù)歸檔雙軌制的原則進(jìn)行操作；檔案信息化管理旨在實(shí)現(xiàn)長久發(fā)展，因此需要提高其戰(zhàn)略價(jià)值與意義；檔案信息化管理中，要實(shí)用性作為基本的原則；檔案信息化管理能夠?qū)n案信息進(jìn)行科學(xué)有效的儲(chǔ)存，必須要堅(jiān)持這一原則不動(dòng)搖。

3、完善檔案信息化管理制度建立

檔案信息化管理工作的順利推進(jìn)需要有完善的管理制度作為保障，滿足企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需要，并不只是簡單地保存紙張。所以必須要提高對(duì)檔案信息化管理的重視程度，明確檔案信息化管理的重要意義，給予檔案信息化管理更多的知識(shí)與鼓勵(lì)，使其獲得更好的發(fā)展。同時(shí)，檔案管理人員也需要明確企業(yè)自身發(fā)展的形勢(shì)以及規(guī)劃，完善檔案管理制度的建立，使信息化管理能夠更加規(guī)范的推進(jìn)。結(jié)合信息化建設(shè)的趨勢(shì)，對(duì)具體的操作規(guī)定進(jìn)行完善，制定檔案管理人員價(jià)差、考核方法等，使檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)理想的效果。

4、開發(fā)利用科學(xué)有效的檔案信息化軟件

當(dāng)前市場上的檔案管理軟件種類繁多，但是很多企業(yè)單位對(duì)于檔案軟件系統(tǒng)開發(fā)的規(guī)劃不足，使得檔案信息化軟件無法發(fā)揮出實(shí)際的作用。比如在軟件系統(tǒng)相同的情況下，由于計(jì)算機(jī)型號(hào)不同，硬件運(yùn)行環(huán)境不同以及檔案信息分類編碼不同，軟件系統(tǒng)在有些單位可以正常運(yùn)行，有些則不行，加之技術(shù)上的輔助不足，缺少系統(tǒng)化的管理，使得檔案信息的交流受到了限制，對(duì)于檔案信息化管理建設(shè)是極為不利的。所以檔案信息化管理建設(shè)必須要有完善的、相配套的檔案管理軟件，從而使檔案管理自動(dòng)化效果順利實(shí)現(xiàn)。檔案數(shù)據(jù)信息一次錄入之后能夠反復(fù)使用，并且檔案部門內(nèi)部能夠?qū)n案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行共享。將數(shù)據(jù)錄入之后，還可以利用檔案管理軟件對(duì)案卷、卷內(nèi)目錄等進(jìn)行打印[4]，能夠?qū)n案信息自動(dòng)統(tǒng)計(jì)并生成報(bào)表，在分類查詢、模糊查詢等方式下找到需要的檔案信息，也能夠?yàn)闄n案信息的查借閱提供便利。

5、努力強(qiáng)化檔案管理人員的水平

檔案信息化管理效果的實(shí)現(xiàn)離不開檔案管理人員的努力，為此必須要努力強(qiáng)化檔案管理人員的素質(zhì)水平，強(qiáng)化其責(zé)任意識(shí)與信息操作水平。當(dāng)前檔案管理隊(duì)伍老齡化嚴(yán)重，人員素質(zhì)水平不同，對(duì)于現(xiàn)代化的技術(shù)手段認(rèn)識(shí)不足，應(yīng)用能力差，還有些兼職的情況，使得檔案管理人員沒有時(shí)間和精力研究業(yè)務(wù)，這對(duì)于檔案信息化管理的推進(jìn)發(fā)展是極為不利的。所以必須要努力改變這種情況，積極開展崗位培訓(xùn)，并提高待遇，使檔案管理人員能夠安心努力的工作[5]。同時(shí)完善檔案信息化管理的目標(biāo)規(guī)劃，并明確檔案管理人員培養(yǎng)的計(jì)劃。同時(shí)努力檔案管理人員積極利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段鉆研檔案管理工作，使檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展。

三、結(jié)束語

總而言之，當(dāng)前社會(huì)信息化水平逐步提高，檔案管理也開始積極使用信息化的技術(shù)手段，朝著科學(xué)化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，滿足時(shí)代發(fā)展需要。要實(shí)現(xiàn)理想的檔案信息化管理效果，就必須要從多個(gè)方面入手，采取有效的措施方法，為檔案信息化管理鑒定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，使其能夠更好的發(fā)展進(jìn)步，將檔案資料的優(yōu)質(zhì)作用與價(jià)值充分發(fā)揮出來，為推進(jìn)各行業(yè)的發(fā)展服務(wù)，促使社會(huì)獲得好的進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]柳淳萍.探究檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)——檔案信息化[J].黑龍江檔案，2017（06）：84.

[2]林曉芳.淺析事業(yè)單位檔案信息化管理的重要性[J].農(nóng)場經(jīng)濟(jì)管理，2017（07）：59-60.

[3]彭柳.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].城建檔案，2017（01）：17-18.

[4]崔馳.檔案信息化在醫(yī)院管理中的重要意義及提升策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（17）：149.

[5]趙曉蕾.探尋企業(yè)檔案信息化管理的重要意義研究[J].價(jià)值工程，2014，33（27）：176-177.