事業(yè)單位檔案管理存在的問題和應(yīng)對(duì)措施

樸香丹

摘要：研究列舉和分析了事業(yè)單位檔案管理存在的缺陷和問題，提供了一系列措施希望為事業(yè)單位檔案管理工作的強(qiáng)化做出深層次探究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；質(zhì)量；手段；檔案管理

1事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量不高

由于事業(yè)單位的管理者和決策者存在對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)的缺陷和認(rèn)知的不足影響，高效率、有秩序、系統(tǒng)協(xié)調(diào)的現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理工作一直停留在口號(hào)和設(shè)想的層面，特別在事業(yè)單位檔案隊(duì)伍建設(shè)上和檔案管理體系完善上還存在顯著的問題和不小的缺陷，這既不能確保事業(yè)單位檔案工作的進(jìn)行，也形成對(duì)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量上的制約和影響。在管理工作中還存在考核不嚴(yán)、考評(píng)不系統(tǒng)、管理鏈條缺乏等一系列問題，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作失去質(zhì)量體系的評(píng)價(jià)和保障，難于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量目標(biāo)和價(jià)值目標(biāo)。

1.2事業(yè)單位檔案管理手段落后

很多事業(yè)單位在檔案工作和相應(yīng)管理工作中不能將計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息化技術(shù)融入到實(shí)際環(huán)節(jié)，事業(yè)單位檔案管理依然以傳統(tǒng)的工作方式和工作要求，既不能提升事業(yè)單位檔案管理的效率，也不能確保事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量，甚至出現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息和數(shù)據(jù)的損失、偏差和失誤，嚴(yán)重影響檢索、歸檔、查詢、加工等重要環(huán)節(jié)工作，難于形成事業(yè)單位檔案管理的工作特色，使事業(yè)單位檔案管理工作獨(dú)立于整個(gè)檔案系統(tǒng)和社會(huì)網(wǎng)絡(luò)，不能實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理更為全面、更為系統(tǒng)、更為有效的職能和功能。

1.3事業(yè)單位檔案管理安全性不高

事業(yè)單位檔案存在大量的涉密信息，在國家檔案法和信息安全法上都有著對(duì)檔案安全的嚴(yán)格規(guī)范和準(zhǔn)確定義，但是由于事業(yè)單位檔案管理上的疏失，事業(yè)單位檔案工作落后等因素影響很多管理工作現(xiàn)實(shí)性地存在安全性不高的問題。一方面在事業(yè)單位檔案信息涉密環(huán)節(jié)沒有系統(tǒng)地檢查、分類和判定，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案涉密信息的泄露；另一方面在事業(yè)單位檔案管理總沒有規(guī)范進(jìn)行解密工作，不能全面地發(fā)揮出事業(yè)單位檔案資料的資源和優(yōu)勢進(jìn)而產(chǎn)生檔案工作的遲滯、低效和延誤。

1.4事業(yè)單位檔案資源利用不全面

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作只講求工作的規(guī)范、環(huán)節(jié)和要求，并沒有實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案資源的深度開發(fā)和系統(tǒng)利用，出現(xiàn)了事業(yè)單位檔案資料劃分粗略、信息分類模糊、管理工作落后、數(shù)字資料和信息安全性不足等一系列問題，不能形成新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的新基礎(chǔ)和新平臺(tái)，嚴(yán)重影響事業(yè)單位檔案工作基礎(chǔ)性地位的體現(xiàn)，甚至可能在資源開發(fā)和利用中形成了阻礙和遲滯作用。

2應(yīng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理問題的對(duì)策和措施

2.1提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量水平

從質(zhì)量生成、評(píng)價(jià)和監(jiān)督方面上看，新時(shí)期事業(yè)單位要強(qiáng)化檔案管理的質(zhì)量意識(shí)和質(zhì)量水平。要在組織層面進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理結(jié)構(gòu)的調(diào)整，真正協(xié)調(diào)相關(guān)部門和相關(guān)資源將建設(shè)高質(zhì)量事業(yè)單位檔案管理工作體系落實(shí)在實(shí)實(shí)在在的工作至上。一方面，要以質(zhì)量管理作為前提的以提升事業(yè)單位檔案管理品質(zhì)為目標(biāo)建立起管理質(zhì)量體系，覆蓋事業(yè)單位檔案管理的方方面面，為管理質(zhì)量的提升提供組織和管理基礎(chǔ)。在管理工作中要形成質(zhì)量控制體系，從考核與考評(píng)、反饋與激勵(lì)等主要環(huán)節(jié)入手，全方位確保事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)其自身的價(jià)值、質(zhì)量目標(biāo)。

2.2推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息化進(jìn)程

事業(yè)單位進(jìn)行檔案工作、召開檔案管理要立足于方式、手段、體系的創(chuàng)新，要以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的全面應(yīng)用作為平臺(tái)，通過信息化建設(shè)不斷提升事業(yè)單位檔案管理的工作效率和強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理的工作質(zhì)量。事業(yè)單位要建立數(shù)字化的檔案信息收集和整理管理平臺(tái)，通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和技術(shù)提升事業(yè)單位檔案資料的全面性、系統(tǒng)性和實(shí)效性。事業(yè)單位檔案工作和管理環(huán)節(jié)中應(yīng)該廣泛引入計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等高新科技信息設(shè)備，力爭早日實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的數(shù)字化，進(jìn)而建立起高效率的事業(yè)單位檔案管理平臺(tái)和載體。事業(yè)單位還應(yīng)該著眼數(shù)字社會(huì)和信息社會(huì)建設(shè)的大目標(biāo)在檔案管理工作中應(yīng)不斷提升資料和信息的共享性，推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)更全面、更系統(tǒng)、更有效的目標(biāo)。

2.3提升事業(yè)單位檔案管理的安全性

事業(yè)單位檔案管理首先要從保密法、檔案法、信息安全法的層面入手，準(zhǔn)確而全面地理解事業(yè)單位檔案安全的定義、范圍和要求，要立足于事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際進(jìn)行安全教育和普及工作，現(xiàn)實(shí)性地提升事業(yè)單位檔案管理的安全性。一方面，要強(qiáng)化事業(yè)單位檔案資料的審查工作，嚴(yán)格實(shí)施檔案信息的判定、分類、控制和使用，形成更大范圍和更多維度的事業(yè)單位檔案安全保證機(jī)制和措施，確保事業(yè)單位檔案資料和信息的安全。另一方面，要妥善做好事業(yè)單位檔案資料和信息的解密工作，以保密法和檔案法的相關(guān)規(guī)定為前提，遵從事業(yè)單位檔案資料保密的時(shí)限要求，在合理合法的前提下準(zhǔn)確地將過涉密期的事業(yè)單位檔案信息予以公開，進(jìn)而利用好事業(yè)單位檔案資料的價(jià)值和功能。

2.4提升事業(yè)單位檔案資源利用效率

新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作必須要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)資源的開發(fā)和利用，要立足于事業(yè)單位檔案管理傳統(tǒng)工作模式和組織體系進(jìn)行變革，從檔案信息分類、組卷形式劃分、編目系統(tǒng)調(diào)整等方面入手，開發(fā)出事業(yè)單位檔案管理的新時(shí)期新方法和新措施，做到對(duì)事業(yè)單位檔案資源的有效開發(fā)，形成事業(yè)單位檔案資料新的功能和作用。此外，在加工和利用檔案資源的過程中要借用數(shù)字化技術(shù)，根據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全和實(shí)質(zhì)安全的需要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的歸類、存儲(chǔ)和加工在提升事業(yè)單位檔案安全性的前提下進(jìn)一步增加事業(yè)單位檔案資源的利用效率。

3結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理在外部遇到了支持和投入的不足問題，在內(nèi)部也存在基礎(chǔ)不牢、安全性差的實(shí)際現(xiàn)象，為了體現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的功能和價(jià)值必須建立起適應(yīng)市場化和社會(huì)化的管理體系與管理模式，要將現(xiàn)代科技中引領(lǐng)潮流的數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、大數(shù)據(jù)技術(shù)系統(tǒng)而全面地引入到事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)工作之中，不斷提升事業(yè)單位檔案管理管理質(zhì)量、提高事業(yè)單位檔案管理水平、完善事業(yè)單位檔案管理狀態(tài)，通過事業(yè)單位檔案管理內(nèi)部變革和外部轉(zhuǎn)化實(shí)現(xiàn)工作最大的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)與綜合效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]王泳霽.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J].赤子，2016（8）：126-126.

[2]李昊城.淺析事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].人才資源開發(fā)，2017（16）：10-11.