提升國土管理行業(yè)檔案管理效率的具體方法

劉飛飛

摘要：國土檔案的工作內(nèi)容包括管理區(qū)域內(nèi)土地規(guī)劃、開發(fā)的資料，并對土地利用過程中的地籍、測繪等方面的文字、圖片數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理。在此基礎(chǔ)上，檔案信息資料的管理可以為土地資源的開發(fā)提供真實(shí)、有效、全面的數(shù)據(jù)參考，在維護(hù)國土安全以及查證歷史等方面也有著極為重要的作用。為此，針對現(xiàn)階段國土檔案信息工作中存在的問題，應(yīng)及時采取針對性的措施，為檔案管理機(jī)制的安全、高效運(yùn)行提供保障。

關(guān)鍵詞：管理機(jī)制；數(shù)字技術(shù)；信息資源

信息化、網(wǎng)絡(luò)化科技的深入發(fā)展，給傳統(tǒng)的檔案信息管理工作帶來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，原有的工作模式很難為國土信息資源的開發(fā)與利用提供支持。

一、當(dāng)前階段國土檔案面臨的常見管理問題

目前，檔案管理模式在運(yùn)行過程中還存在一些困難，引發(fā)問題的原因主要包括以下幾種：

1、國土檔案信息的管理機(jī)制存在漏洞，降低了信息管理的安全性

國土信息管理機(jī)制的漏洞具體表現(xiàn)為：首先，對檔案信息管理的權(quán)責(zé)劃分不明確，出現(xiàn)了分工不明、難以追責(zé)的管理漏洞。在實(shí)際的檔案信息記錄、存儲、歸類、管理過程中，有時會出現(xiàn)材料遺失、錯漏等情況。在出現(xiàn)問題時，管理人員進(jìn)行責(zé)任調(diào)查過程中，往往由于權(quán)責(zé)劃分不明確或管理規(guī)定模糊等原因無法及時的追責(zé)。與此同時，由于國土檔案部門的績效考核是以完成領(lǐng)導(dǎo)階層下發(fā)的任務(wù)為主要標(biāo)準(zhǔn)的，因此實(shí)際的工作范圍界限模糊，容易出現(xiàn)工作重疊或管理空白，不僅降低了檔案資源的利用效率，使得部分檔案丟失、損毀，造成了嚴(yán)重的損失，還在一定程度上導(dǎo)致了人力資源的浪費(fèi)；其次，信息管理機(jī)制的不完善也包括檔案管理的硬件設(shè)施陳舊問題，一般情況下管理部門利用木質(zhì)檔案柜對紙質(zhì)檔案進(jìn)行存放，部分資料的使用頻率不高，檔案庫房處于長期無人管理的狀態(tài)，由于空氣潮濕、灰塵積累等原因，使得紙質(zhì)的檔案出現(xiàn)發(fā)霉、破損、蟲蛀等問題，一些珍貴的資料由于字跡模糊或部分破損無法清晰的解讀，造成嚴(yán)重的損失。除此之外，檔案存儲庫房如果過于干燥，木質(zhì)、紙質(zhì)的材質(zhì)及容易引發(fā)火災(zāi)，降低了檔案存儲的安全防護(hù)能力，為信息資源的管理、利用埋下了安全隱患。

2、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在國土資源管理中的普及率較低

數(shù)據(jù)信息管理技術(shù)突飛猛進(jìn)式的發(fā)展，為國土檔案信息資源的管理模式提供了新的發(fā)展方向。運(yùn)用數(shù)字化、信息化的技術(shù)解決管理中的難題，是當(dāng)前階段信息管理發(fā)展的必然趨勢。然而，目前我國國土信息資源管理領(lǐng)域中，部分單位仍延續(xù)著傳統(tǒng)的檔案管理理念，使得數(shù)字化技術(shù)的信息開發(fā)優(yōu)勢無法充分的發(fā)揮出來。導(dǎo)致數(shù)字技術(shù)應(yīng)用水平不高的原因主要包括兩方面：第一點(diǎn)，人們對信息化技術(shù)的檔案管理模式認(rèn)識不全面，無法接受傳統(tǒng)管理模式的改變，在實(shí)際工作中缺乏改革創(chuàng)新的思維意識；第二點(diǎn)，人力資源管理結(jié)構(gòu)不合理，國土檔案單位的工作人員中，年齡較長職工所占的比例較高，年輕職工的流動性較大，且部分職工的專業(yè)技能不強(qiáng)，使得數(shù)字化的信息管理模式難以推行。

3、檔案資源的潛在價值沒有得到充分挖掘

當(dāng)前階段，國土信息檔案的管理實(shí)踐工作中，通常將管理工作放在信息資源開發(fā)前，即重管理、輕開發(fā)的現(xiàn)象較為嚴(yán)重。造成這種情況的原因主要有兩方面，首先，國土檔案涉及的管理內(nèi)容較為繁雜，信息的歸類處理不及時，降低了資源的實(shí)際利用率；其次，檔案管理人員的服務(wù)意識不強(qiáng)，通常只針對領(lǐng)導(dǎo)階層下發(fā)的任務(wù)進(jìn)行檔案調(diào)動，主動管理的積極性不強(qiáng)，也在一定程度上為檔案信息的資源開發(fā)提高了難度。

二、針對現(xiàn)階段檔案信息管理問題，提升管理機(jī)制運(yùn)行效率的有效策略

1、結(jié)合實(shí)際信息管理情況，構(gòu)建高效運(yùn)行的管理體系

首先，針對現(xiàn)階段檔案信息管理過程中存在的人員結(jié)構(gòu)不合理的問題，通過開展專業(yè)知識技能講座、小組研討會、內(nèi)部培訓(xùn)等活動，增強(qiáng)管理人員的職業(yè)技能及專業(yè)服務(wù)意識。保證職員在檔案的收集、歸類、整理、裝訂、存儲過程中的工作流程符合相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，在提升管理人員實(shí)際工作能力的基礎(chǔ)上，確保檔案信息存儲、利用的有序性與專業(yè)性；其次，需要對不同的崗位人員進(jìn)行不同程度的培訓(xùn)，讓每個崗位的人員都能夠認(rèn)真的做好自己分內(nèi)的工作，將工作更加仔細(xì)的劃分，讓每個人員都能夠清楚自己工作所帶來的影響。

2、完善獎懲機(jī)制，降低人為失誤發(fā)生的可能性

對工作人員進(jìn)行合理的分配和安排，嚴(yán)格的對其工作進(jìn)行監(jiān)督，完善獎懲機(jī)制，從根本上使工作人員認(rèn)清檔案管理的重要性，認(rèn)真地做好相關(guān)的管理工作。這就要明確每個人的職責(zé)，加強(qiáng)檔案安全管理，確保不會出現(xiàn)檔案丟失或損壞的現(xiàn)象；定期對檔案進(jìn)行清理和篩查工作，保證檔案不會因?yàn)橐恍┩饨缫蛩負(fù)p壞；要加強(qiáng)檔案管理的消防設(shè)施，一旦出現(xiàn)一些人為或者自然災(zāi)害等情況，就可以有效的去解決，將造成的損失降到最低。與此同時，還應(yīng)該做好相關(guān)工作人員的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)應(yīng)對突發(fā)事件的策略和能力。

3、將數(shù)字化信息管理模式引進(jìn)到檔案工作中

由于當(dāng)前科學(xué)技術(shù)已經(jīng)取得了很大的進(jìn)展，應(yīng)該將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)與國土檔案管理工作更好的結(jié)合起來，使國土檔案管理工作更加的高效。首先應(yīng)該引進(jìn)具有一定水平的網(wǎng)絡(luò)信息人員來使傳統(tǒng)紙質(zhì)的資料能夠儲存到網(wǎng)絡(luò)上，實(shí)現(xiàn)國土檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。要設(shè)計一些方便快捷的檢索工具，使工作效率可以有效的得到提高，并且將信息化檔案管理的模式進(jìn)行普及，讓所有的檔案管理人員都能夠感受到信息化檔案管理的方便快捷性。

結(jié)語：

在信息化社會高速發(fā)展的今天，國土檔案信息管理工作的重要性日益凸顯，為更好的服務(wù)社會和為國土資源開發(fā)提供有效的信息參考，管理部門應(yīng)針對現(xiàn)階段檔案信息工作中管理機(jī)制存在的漏洞、人力資源配置不合理、數(shù)字化信息管理技術(shù)應(yīng)用水平較低等問題，通過制定高效全面的管理機(jī)制、設(shè)立合理的獎懲措施、大力推行數(shù)字信息技術(shù)應(yīng)用等方式，提升檔案的管理、開發(fā)、利用效率，為檔案工作的現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變夯實(shí)基礎(chǔ)。

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