淺談做好新形勢(shì)下的檔案管理工作

摘 要：檔案是一個(gè)單位在各個(gè)歷史時(shí)期工作活動(dòng)情況最真實(shí)的體現(xiàn)，在單位的發(fā)展中起著承前啟后的重要作用。因此，如何做好新形勢(shì)下的檔案管理工作，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性，是新時(shí)期檔案管理工作最重要的一個(gè)任務(wù)。基于此，本文就新形勢(shì)下應(yīng)如何做好檔案管理工作談一談自己一些看法。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理；建議措施

檔案是一種具有一定利用價(jià)值的資料信息記錄形式，同時(shí)它也是信息和知識(shí)最重要的載體。合理利用好檔案資料中蘊(yùn)含的大量信息資源，能夠?qū)ξ覀兏黜?xiàng)工作的順利開展起到重要的促進(jìn)作用。隨著新時(shí)期改革的不斷深入，檔案管理發(fā)揮出越來越重要的作用，與此同時(shí)，人們對(duì)于檔案管理工作也提出了更高的要求。如何做好新形勢(shì)下的檔案管理工作，就成為了當(dāng)前各個(gè)檔案管理部門必須關(guān)注的一個(gè)問題。

一、強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高服務(wù)水平

檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，是一項(xiàng)集管理性和服務(wù)性于一體的基礎(chǔ)性工作，在各單位和部門中發(fā)揮著不可代替的重要作用。檔案資源存在的載體形式通常為文字、圖像、視頻等，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)背景下，檔案信息對(duì)于一個(gè)單位來說不僅是一筆重要的隱性資源，也是單位獲取重要信息的來源，更是領(lǐng)導(dǎo)層作出科學(xué)決策的重要依據(jù)。新形勢(shì)下，檔案管理人員要將對(duì)檔案信息資源的開發(fā)和利用作為工作的重點(diǎn)，通過挖掘、整理、提煉等一系列工作措施，開發(fā)出具有一定價(jià)值的檔案信息資料，以便更好的為用戶服務(wù)，使其從中受到啟發(fā)，并將其轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。檔案管理不能局限于檔案室中，而是要積極投身單位發(fā)展的大環(huán)境中，既展示了檔案管理工作者的自身形象，同時(shí)還有助于及時(shí)采集第一手的信息資料。

二、建立健全檔案管理制度，規(guī)范管理

建立并完善檔案管理制度是保障檔案管理工作順利開展的重要措施。檔案管理工作者要和實(shí)際工作相結(jié)合，制定出具有較強(qiáng)操作性的檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作有章可循。為此，檔案管理工作者要對(duì)已有的如：檔案歸檔制度、檔案工作保密制度、檔案管理人員工作職責(zé)等基本檔案工作制度進(jìn)行修訂，進(jìn)一步明確檔案管理工作的原則，范圍和方法等等，此外，還要根據(jù)檔案工作實(shí)際情況完善檔案資料的收集、借閱等制度，以加強(qiáng)對(duì)檔案資料的日常管理。檔案管理不僅僅只是檔案管理人員的工作，各個(gè)科室和部門也應(yīng)將其納入到自身的責(zé)任范圍內(nèi)，并深入了解檔案資料在收集、保管、查閱等各個(gè)環(huán)節(jié)的具體要求，并利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，提高各部門查閱檔案信息的效率[1]。除此以外，由于檔案管理工作具有機(jī)密性和復(fù)雜性的特征，因此需要采用集中管理，統(tǒng)一存放的檔案管理模式，由專職檔案管理人員統(tǒng)一進(jìn)行歸檔、管理和保存，形成線性的工作局面，將責(zé)任明確到具體的責(zé)任人，以促進(jìn)檔案管理工作的制度化和規(guī)范化，保障檔案管理工作的良好發(fā)展。

三、加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員的能力素質(zhì)水平直接影響著檔案管理工作整體質(zhì)量，在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案工作對(duì)于檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)、管理能力等都提出了越來越高的要求。為了能夠讓檔案管理人員更好的適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作的需要，必須進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員教育培訓(xùn)工作，最大程度發(fā)揮檔案管理人員的積極性和主動(dòng)，增強(qiáng)他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理能力。首先，各單位要認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理人員教育培訓(xùn)工作對(duì)于檔案事業(yè)發(fā)展的重要意義以及檔案事業(yè)的未來發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)專職及兼職檔案管理人員的教育培訓(xùn)，組織其定期參與由相關(guān)機(jī)構(gòu)或部門開展的檔案工作培訓(xùn)活動(dòng)并和當(dāng)前新形式和新要求相結(jié)合，利用現(xiàn)代化的管理知識(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者的思想建設(shè)和業(yè)務(wù)建設(shè)，從而使其綜合素質(zhì)水平不斷得到提高。其次是要在開展檔案工作人員教育培訓(xùn)的同時(shí)積極推進(jìn)制度建設(shè)，建立健全檔案工作人員培訓(xùn)教育約束機(jī)制和激勵(lì)政策，增強(qiáng)檔案工作人員職業(yè)危機(jī)感，促使他們更加積極主動(dòng)的參與到教育培訓(xùn)中來。最后是要開展綜合性的教育培訓(xùn)工作。各單位在組織開展教育培訓(xùn)工作時(shí)，應(yīng)結(jié)合單位檔案管理實(shí)際情況，堅(jiān)持學(xué)以致用的原則，分層次，多渠道的開展教育培訓(xùn)工作，盡可能的為檔案管理人員提供最全面的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，掌握更多檔案管理新方法和新戲論，大幅提升工作水平。

四、合理運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)

在現(xiàn)代科技信息不斷進(jìn)步的影響下，現(xiàn)代化、信息化必然是檔案管理未來發(fā)展的主要方向。檔案管理現(xiàn)代化主要有以下兩個(gè)方面的體現(xiàn)，一是利用現(xiàn)代科技手段來提升檔案工作效率，以改變過去人工操作在檔案管理工作中的落后性。要想滿足這一點(diǎn)需要為檔案部門增加一定的現(xiàn)代化軟硬件配置，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)以及現(xiàn)代化檔案壓縮技術(shù)和保護(hù)技術(shù)等等，從而逐漸使過去落后的檔案人工操作管理逐漸走上現(xiàn)代化管理的道路[2]。二是要利用現(xiàn)代化的管理手段加快文檔一體化管理的推進(jìn)，克服各部門之間出現(xiàn)的重復(fù)勞動(dòng)和歸檔材料銜接不緊密等問題，通過利用計(jì)算機(jī)技術(shù)統(tǒng)一管理文件、檔案全部信息，實(shí)現(xiàn)文件信息的生成、檔案信息的轉(zhuǎn)化以及檔案信息的提供和利用一體化管理，把檔案管理部門打造成為單位信息供應(yīng)的中心。

五、努力與單位文化建設(shè)相結(jié)合

檔案是單位展示自身建設(shè)成果和形象的重要載體，因此，新形勢(shì)下的單位檔案管理工作要結(jié)合當(dāng)前廣闊的社會(huì)文化背景，最大程度的體現(xiàn)其獨(dú)具個(gè)性且充滿魅力的文化氛圍，最大范圍的反映單位文化風(fēng)貌，才能為單位的文化建設(shè)提供更好的服務(wù)，并在此過程中通過更多的渠道和方式把檔案信息資源進(jìn)一步開發(fā)和傳遞給使用者，以實(shí)現(xiàn)檔案資料的靈活共享。除此以外，檔案工作者還應(yīng)積極爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，逐步完善檔案管理部門功能建設(shè)，努力將檔案管理部門和單位各類活動(dòng)結(jié)合到一起，把檔案管理部門建設(shè)成單位文化建設(shè)的一個(gè)重要基地。

六、結(jié)語

總而言之，在新形勢(shì)下，檔案管理工作必須做到與時(shí)俱進(jìn)，才能為檔案管理工作打開一個(gè)新的工作局面，才能更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的開發(fā)和利用，進(jìn)而為社會(huì)的進(jìn)步作出更多的貢獻(xiàn)。檔案管理在未來的發(fā)展中遍布機(jī)遇和挑戰(zhàn)，只要我們能夠抓住機(jī)遇，充分發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中的作用，就一定能夠有效推進(jìn)新形勢(shì)下檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭拉弟.淺析新時(shí)期檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展[J].科技創(chuàng)新與生產(chǎn)力，2018（1）：18-19.

[2]蘇杭.檔案管理工作的現(xiàn)狀與創(chuàng)新研究[J].中國管理信息化，2018（2）：144-145.

作者簡(jiǎn)介：張敬彗，吉林省龍井市民政局。