淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代的人事檔案建設(shè)與管理

摘 要：本文分析了隨著信息化技術(shù)不斷革新發(fā)展，闡述了人事檔案建設(shè)和管理必然趨向信息化發(fā)展道路，以人事資源管理的角度認(rèn)識(shí)人事檔案電子文檔開(kāi)發(fā)、檢索、利用作用，推進(jìn)信息化時(shí)代的人員評(píng)價(jià)、選拔合理配置。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化；建設(shè)；管理

隨著大數(shù)據(jù)與電子信息技術(shù)不斷發(fā)展，人事檔案建設(shè)和管理必然是向信息化的大數(shù)據(jù)趨勢(shì)發(fā)展。人事檔案作為人力資源管理工作中記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、工作狀況和獎(jiǎng)懲情況等方面信息，能夠真實(shí)、全面地反映個(gè)人的綜合素質(zhì)，是單位寶貴的人力資源財(cái)富，是一個(gè)單位了解、評(píng)價(jià)、選拔干部，積極開(kāi)展人力資源管理工作的重要依據(jù)，對(duì)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有十分重要的意義。因此，人事檔案信息化建設(shè)和管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，才能保持生機(jī)和活力，促進(jìn)企事業(yè)健康發(fā)展。

一、人事檔案現(xiàn)狀情況

目前人事檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研、統(tǒng)計(jì)等信息化程度不高，人事檔案材料的收集、整理、分類、案卷、檔案柜等手工操作較多。尤其是人事檔案有一個(gè)鮮明的特點(diǎn)——?jiǎng)討B(tài)性，人事檔案歸檔的內(nèi)容不是一成不變，而是隨著當(dāng)事人人生道路的延伸和職業(yè)發(fā)展變動(dòng)，所形成新的人事檔案收集、整理與歸檔。為此，新時(shí)代的信息化和數(shù)字化滾滾向前不斷發(fā)展，必然要求人事檔案跟上時(shí)代步伐，從原來(lái)紙質(zhì)檔案為主體轉(zhuǎn)變以電子檔案為主體，推進(jìn)人事檔案存儲(chǔ)空間的信息化和數(shù)字化，提高了人力資源管理工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)單位發(fā)展，降低單位人力資源管理成本。

二、電子文檔信息化對(duì)提高工作效率的意義

對(duì)于用人單位來(lái)說(shuō)，人事檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位人事資源管理部門提供重要依據(jù)。人事檔案是個(gè)人歷史的真實(shí)記錄，通過(guò)利用檔案，可以清楚地了解個(gè)人過(guò)去的工作軌跡，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)?，F(xiàn)代組織為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面、準(zhǔn)確地了解員工，通常會(huì)將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機(jī)結(jié)合。用人過(guò)程中形成的定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等方面的呈報(bào)、審批材料都會(huì)匯總，歸入本人檔案，作為考核依據(jù)。因此用人單位在人員錄用、晉級(jí)、考核時(shí)，都會(huì)經(jīng)常使用檔案，考察其德、能、勤、績(jī)等情況，從而全面準(zhǔn)確地了解個(gè)人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。正因?yàn)槿耸聶n案對(duì)于人力資源管理工作具有重要意義，那么，電子文檔同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，具有成本低、效率高、維護(hù)便利、利用便捷等諸多優(yōu)點(diǎn)，因此推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)有利于提高檔案管理的效率和水平，可以快速準(zhǔn)確的獲取人事資源管理中個(gè)人的基本信息、綜合素質(zhì)、特長(zhǎng)和德能勤績(jī)等方面的綜合信息，還可以隨時(shí)查詢個(gè)人的工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的聲像資料，為人力資源管理正確選拔和配置起到快速、準(zhǔn)確、便捷的作用，推動(dòng)組織的健康發(fā)展。

三、重點(diǎn)抓好從紙質(zhì)文檔變成電子文檔

重點(diǎn)抓好電子文檔數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)——人事檔案的文字信息數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。準(zhǔn)確、完整、規(guī)范的信息資源的采集、開(kāi)發(fā)和利用，從數(shù)據(jù)的采集到后期的制作都應(yīng)該保證較高的質(zhì)量，照片要采用較高清晰度的掃描儀錄入計(jì)算機(jī)、音頻和視頻要采用先進(jìn)數(shù)字技術(shù)。按照國(guó)家有關(guān)電子文件歸檔與管理規(guī)范的要求，制定適合組織所需要的人事檔案電子文件歸檔和管理辦法，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的處理和利用，促使人事檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，提高人事檔案的服務(wù)水平和管理水平。

人事檔案信息化建設(shè)是為實(shí)現(xiàn)人力資源管理管理提供便捷服務(wù)，在接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的優(yōu)化，信息化的電子檔案是一種新型載體的檔案，是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物，是能夠被計(jì)算機(jī)識(shí)別處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)上傳遞的數(shù)字代碼序列，是數(shù)字信息的集合體。在實(shí)際工作中，人事檔案信息化加強(qiáng)了人力資源管理的時(shí)效性強(qiáng)和工作效率。人事檔案管理是隨個(gè)人經(jīng)歷變動(dòng)而變化，人事變動(dòng)大而且復(fù)雜，保存時(shí)間長(zhǎng)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，存量大，數(shù)量多，占空間，使得管理和查閱都很不方便，這就需要加快人事檔案信息化建設(shè)，盡快盡早實(shí)現(xiàn)電子化，進(jìn)一步提高工作效率。

四、加強(qiáng)檔案員的培訓(xùn)，提高管理水平

目前，專管人事檔案人員結(jié)構(gòu)中，主要是以文科的檔案學(xué)專業(yè)人員為主，理工科做人事檔案管理的人員少，面對(duì)高速發(fā)展的電子信息化顯示跟不上時(shí)代發(fā)展步伐，直接影響到人事檔案的信息化發(fā)展和信息資源的整合開(kāi)發(fā)與利用。為此，要對(duì)人事檔案人員進(jìn)行必要的信息化技能培訓(xùn)，在知識(shí)結(jié)構(gòu)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、辦公自動(dòng)化等方面加以培訓(xùn)和培養(yǎng)，培養(yǎng)掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與信息化結(jié)合的復(fù)合型檔案管理人才，以適應(yīng)信息化大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求，推進(jìn)人事檔案事業(yè)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)人事檔案事業(yè)的現(xiàn)代化管理和人力資源管理的合理配置。

總之，隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，數(shù)字人事檔案的信息化建設(shè)和管理是人事檔案管理的一場(chǎng)“革命”，人力資源管理日益顯得重要起來(lái)，利用現(xiàn)代科技和信息技術(shù)，如何保存數(shù)字化檔案信息，對(duì)已經(jīng)熟悉了傳統(tǒng)檔案管理方法的工作人員來(lái)講無(wú)疑是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)，加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，已經(jīng)成為人事檔案管理的一個(gè)主要趨勢(shì)和重要途徑。

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作者簡(jiǎn)介：林豐靈（1984—），女，漢族，廣西來(lái)賓人，人事科干事，在職研究生，主要研究方向：檔案管理。