如何進一步規(guī)范檔案管理工作

摘 要：檔案是人類文明發(fā)展的歷史產(chǎn)物，我們可以通過檔案搜尋歷史發(fā)展的軌跡與規(guī)律，能夠了解我國中華傳統(tǒng)文化以及歷史民族的輝煌業(yè)績。但本身屬于無形資產(chǎn)，也是一種寶貴的財富，對于企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展有著極為重要的影響作用。企業(yè)做好檔案管理工作能夠便于企業(yè)管理人員及時有效的了解企業(yè)的整體發(fā)展?fàn)顩r，制定并調(diào)整工作策略，能夠提供準(zhǔn)確的參考依據(jù)，同時也促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展，能夠為社會與人民作出應(yīng)有的貢獻。我們在此背景下前要分析如何進一步規(guī)范檔案管理工作，并提出具體的管理策略，希冀促進檔案管理工作有效延展現(xiàn)實，提高管理工作水平與效率，能夠充分發(fā)揮檔案管理工作應(yīng)有的價值。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；企業(yè)發(fā)展

檔案管理工作是企業(yè)日常管理工作中的重要環(huán)節(jié)，檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，能夠促進企業(yè)良性發(fā)展。但是目前我國大部分企業(yè)檔案管理工作存在較多的問題，嚴重制約著企業(yè)經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展。大多數(shù)企業(yè)對檔案管理工作尚未重視，管理人員也并未對相關(guān)資料與數(shù)據(jù)進行及時的收集與整理，使得資料的完整性與安全性難以保障。在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的時代下，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，所以在進行檔案管理工作，改革創(chuàng)新中也應(yīng)當(dāng)進一步運用信息技術(shù)，有效規(guī)范，能夠切實提高管理工作效率。

一、企業(yè)檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀及原因分析

自從我國改革開放來，經(jīng)濟水平快速提升，檔案管理工作也取得了一定的進步，但是我國經(jīng)濟與發(fā)達國家經(jīng)濟相比，仍然存在著較多的問題，由于企業(yè)管理人員并未充分重視檔案管理工作的重要性，也并未進行檔案管理規(guī)章制度，使得標(biāo)準(zhǔn)化與制度化發(fā)展不足。再加之部分管理人員，雖然有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化意識卻缺乏有效的實施平臺，使得文件重復(fù)或者是無序，嚴重阻礙著檔案管理工作的進一步發(fā)展。檔案管理人員的綜合素質(zhì)參差不齊，專業(yè)知識匱乏，再加之自身知識結(jié)構(gòu)與職業(yè)道德素養(yǎng)亟待提高，企業(yè)并為加強信息技術(shù)資金投入，使得檔案管理硬件設(shè)施較差，或者是仍然采用手工操作，卻難以跟得上時代發(fā)展的步伐，無法對信息檔案進行及時有效的修改和處理，嚴重降低檔案的應(yīng)用價值。

出現(xiàn)以上問題的主要原因在于，在信息化時代下，人們的日常生活與工作都與各類數(shù)據(jù)緊密相連，數(shù)據(jù)數(shù)量不斷增加，傳統(tǒng)的管理體系難以滿足人們多元化的發(fā)展需求，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式，只是將紙質(zhì)檔案進行收集與歸檔，操作速率與效率較低，也難以滿足大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求。主要表現(xiàn)在信息處理時效性較差，缺乏靈活性與準(zhǔn)確性等信息，難以實現(xiàn)有效共享，也難以拓展檔案管理工作的深度與廣度，以及社會海量的信息需求。由于領(lǐng)導(dǎo)對該項工作責(zé)任意識的缺失，使得檔案管理工作處于弱勢地位，大部分管理人員是閑散人員文化水平，水平參差不齊，部分工作人員對自身的工作也并未進行充分重視，或者是敷衍了事從而影響著檔案管理工作的進一步延展與創(chuàng)新。

二、規(guī)范檔案管理工作的具體策略

（一）提高檔案管理工作開放性

檔案管理工作主要是服務(wù)于社會，是社會與歷史的真實記錄，能夠為社會人民群眾提供準(zhǔn)確的檔案信息資源，所以應(yīng)當(dāng)加強檔案管理工作的開放性，樹立以大眾服務(wù)為主的服務(wù)意識，能夠加強檔案管理工作，與人民群眾生活的緊密相連。同時，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)開放個人意識，采用靈活多樣的管理方式，使檔案信息資料能夠與需求者的需求相貼合，并轉(zhuǎn)移檔案管理工作重心，加強信息資源的重組與創(chuàng)新應(yīng)用上。能夠?qū)⒈粍邮降蛯哟蔚臋n案管理工作，轉(zhuǎn)化為積極主動的高層次配送服務(wù)，最大程度的發(fā)揮檔案信息資源的價值與作用。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式與方法

隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，在檔案管理工作中也應(yīng)當(dāng)進行改革創(chuàng)新，結(jié)合時代的發(fā)展需求，積極應(yīng)用信息科學(xué)技術(shù)，擺脫傳統(tǒng)管理理念的束縛，能夠加強管理方法的創(chuàng)新。積極應(yīng)用各種高新設(shè)備以及辦公自動化設(shè)施，能夠有效提高檔案管理工作效率。在當(dāng)前市場經(jīng)濟發(fā)展背景下，企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，必須滿足企業(yè)檔案載體多樣化，能夠加強對管理對象的自動化服務(wù)，轉(zhuǎn)變思維方式，能夠?qū)n案管理工作重心調(diào)整至資源利用上，充分發(fā)揮檔案管理的價值意義。加強對檔案管理工作的經(jīng)濟投入，使得檔案電子文件真實可靠，加強對當(dāng)前工作的反思與創(chuàng)新，能夠探尋信息管理新道路，應(yīng)用先進的科學(xué)知識，有效實現(xiàn)檔案信息資源共享，加強工作重心的轉(zhuǎn)移，將文件資料進行收集與備份，拜托檔案管理體系的滯后性與弊端，能夠?qū)Ω黝愋畔⑴c文件進行有效生成備份，通過傳遞共享，加強對工作內(nèi)容的全程監(jiān)管，及時引入新型的管理方式。

（三）加快數(shù)字化管理發(fā)展

能夠加強對數(shù)字化檔案信息資料的收集與使用，能夠在專業(yè)人員的技術(shù)指導(dǎo)下，對各類數(shù)字化檔案信息資料進行歸檔與接收，運用計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)各部門的高效配合，同時檔案管理人員完成本職工作后，將電子文件傳遞到檔案管理人員的計算機中，能夠有效的將文件進行集中存儲。企業(yè)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)進一步重視電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，無論是哪種管理方式，都存在著自然災(zāi)害或者是突發(fā)事件的侵害，所以應(yīng)當(dāng)充分做好預(yù)防措施，保障數(shù)字化檔案安全性將保管重心放置于信息安全性管理能夠加強企業(yè)硬件與軟件設(shè)施，能夠聘用專業(yè)的安全軟件與技術(shù)人員就職，切實提高檔案管理工作，數(shù)字化管理發(fā)展。

三、結(jié)束語

綜上所述我們能夠看出，加強檔案管理工作，規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理是信息化時代下的重要發(fā)展目標(biāo)，也是提高企業(yè)市場競爭能力的重要方式。所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分重視檔案管理工作的重要性，根據(jù)檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀，并根據(jù)存在的問題展開分析與研討，切實采取有效的防范措施，能夠有效加強管理工作創(chuàng)新改革，促進企業(yè)檔案管理工作水平，更上一層樓。

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作者簡介：王閣（1975—），主要研究方向：檔案管理。