事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題及對策

趙曉翠

摘要：人事檔案管理屬于事業(yè)單位管理工作中比較重要的組成部分，人才信息的主要載體，其能夠?qū)κ聵I(yè)單位員工的歷史背景、個人經(jīng)歷、行為軌跡、工作表現(xiàn)、獎懲情況及所經(jīng)歷的重大事件等進行反映，同時也是知人善任、選賢舉能的主要參照。要想更好的提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率，就需要對其常見的問題進行分析，并制定有效的解決對策，促進人事檔案管理朝著規(guī)范化、科學化、制度化的方向發(fā)展。

關鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理工作；問題；對策

1.事業(yè)單位人事檔案信息化建設中的問題

1.1思想上重視不夠，管理人員培訓力度需加強

人事檔案管理工作不會為事業(yè)單位帶來直接的效益，日常工作中取得的成績也難以引起關注，因此，大部分事業(yè)單位領導將工作重點放在提升單位主要核心工作上，認為檔案工作只是整理文案資料，對人事檔案管理工作缺乏足夠高的重視。其次，事業(yè)單位人事檔案管理人員專業(yè)培訓力度不夠。當前很多事業(yè)單位在進行人事制度改革，單位內(nèi)部機構進行了很大程度的調(diào)整，人事檔案管理崗位的工作人員也出現(xiàn)了變動。大部分檔案管理者都還有兼職工作，沒有專門的時間進行正規(guī)的檔案知識培訓，完成本職工作的同時，需要加班加點整理檔案。

1.2資金不足，人事檔案信息化建設進程緩慢

事業(yè)單位要想提高檔案建設的信息化程度，首先要完善信息化建設的基礎設施，并設有專門的庫房。由于事業(yè)單位的工作重心放在獲得更多的經(jīng)濟利益，對檔案管理部門的投入也放在了檔案的建設與開發(fā)，對于信息化管理需要的先進的基礎設施和專用的軟件系統(tǒng)則投入不夠，影響了信息化建設進程。有些偏遠地區(qū)事業(yè)單位人事檔案室?guī)旆織l件簡陋，硬件設備比較落后，工作場所狹小，有的單位甚至將人事檔案室與辦公室合并。因為經(jīng)費不足，檔案信息化進程十分緩慢。

1.3管理分散，人事檔案管理體制有待完善

一直以來，事業(yè)單位人事檔案管理體制不夠完善，人事檔案有的由組織部門進行管理，有的由人事部門進行管理，專門設有檔案館的則由檔案部門進行管理，管理機構分散。在事業(yè)單位，組織部門和人事部門的工作重點是組織建設、人才建設，人事檔案建設工作沒有放在核心位置。在檔案部門，又認為人事檔案是組織部門、人事部門的研究對象，而不加以重視。因此，由于管理體制不夠完善，人事檔案成為游離于各部門之外的一個附屬部分，人事檔案管理難以引起足夠的重視，人事檔案信息化建設工作更是無人問津。

2.提高事業(yè)單位人事檔案管理對策

2.1提高人事檔案管理認識

提高人事檔案管理認識是確保人事檔案管理工作得以順利進行的關鍵。首先，要求事業(yè)單位領導者對人事檔案管理工作給予高度的重視，把其作為事業(yè)單位日常管理的主要內(nèi)容之一來進行開展；其次，提高人事檔案管理人員的對檔案工作的重視，引導檔案管理人員對檔案管理各個環(huán)節(jié)有個全面的了解和掌握，以確保檔案管理工作有條不紊的進行。

2.2促進人事檔案管理信息化建設

隨著信息化時代的帶來，信息化技術在各個領域中得到了廣泛的應用，人事檔案管理工作也不例外。促進人事檔案管理信息化建設不僅更好的服務于事業(yè)單位人事檔案管理工作，而且還可以更好的滿足時代發(fā)展要求。此時就需要事業(yè)單位依托現(xiàn)有的管理系統(tǒng)，借助計算機等先進設備和技術，來把員工的所有檔案資料錄入到管理系統(tǒng)之中，并借助一系列的技術處理，來把文字、聲音、圖片等資料轉化為數(shù)據(jù)資料，并對人事信息給予及時、準確地傳輸，這樣不僅可以更好的提高人事信息發(fā)布的時效性，而且還可以確保事業(yè)單位領導者和上級部門借助檔案管理信息化系統(tǒng)來對員工的相關資料進行查詢，更好的提高人事檔案管理效率。此時還需要借助網(wǎng)絡技術來加大對人事檔案管理工作的創(chuàng)新。將不屬于保密范圍的檔案信息可以嘗試進行網(wǎng)絡共享，以更好的向社會提供優(yōu)質(zhì)、高效、及時的人事檔案管理信息，這樣不僅可以對單位員工進行有效的管理，而且還可以更好的提高人事檔案管理工作的質(zhì)量。

2.3完善人事檔案管理的規(guī)范和制度

通過對事業(yè)單位人事檔案管理工作的社會現(xiàn)實需要和實際情況來對現(xiàn)有的人事檔案管理規(guī)范和制度進行補充和完善，并對各項規(guī)范和制度的實施情況進行嚴格的監(jiān)督。人事檔案材料的收集是檔案管理最為基礎的工作，直接決定了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。如今，隨著社會經(jīng)濟體制的不斷改革和完善，對人事檔案材料的規(guī)范和制度提出了全新的要求。這樣一來就需要檔案管理人員嚴格按照現(xiàn)有的規(guī)范和標準來對檔各種案資料進行及時收集、細致鑒別、認真整理、詳細歸納、安全保管，從而更好的提高檔案材料的準確性、完整性和真實性。同時，還需要明確人事檔案案卷整理細則，使其達到全面性、科學性、完整性的要求，為相關工作的開展奠定良好的基礎。

2.4促進檔案管理人員隊伍建設

隨著事業(yè)單位改革的不斷進行，有效的推動了相關工作的進行，提高了單位的工作效率和質(zhì)量。但是要想更好的確保事業(yè)單位人事檔案管理工作的進行，就需要構建一支具有較高專業(yè)水平和較高管理水平的檔案管理隊伍，培養(yǎng)一批具有較強創(chuàng)新意識和較強實際操作能力的檔案工作人員。此時就需要對人事檔案管理人員進行定期的培訓和教育，使他們更好的了解和掌握相關知識和技能，更好的意識到檔案管理工作的重要性。同時，還需要對人事檔案管理人員進行最新管理技術和管理手段的培訓工作，使檔案管理工作更好的跟上時代發(fā)展的步伐，更好的提高檔案管理工作的質(zhì)量。

結語：

事業(yè)單位人事檔案管理屬于事業(yè)單位管理體系中比較重要的組成部分，而管理的信息化、現(xiàn)代化、科學化是人事檔案管理工作未來發(fā)展的趨勢，為經(jīng)濟社會發(fā)展提供了強大的推動力。這就要求事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展緊隨時代的發(fā)展步伐，并對現(xiàn)有的管理技術、管理模式、管理制度進行創(chuàng)新和完善，同時還需要抓住歷史機遇，來確保人事檔案管理工作的順利進行，從而提高其管理工作的整體效率和質(zhì)量。

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