人事檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策

摘要：隨著近年來(lái)我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速的發(fā)展，我國(guó)各級(jí)單位的人事檔案管理形式也產(chǎn)生了巨大的變化。在信息技術(shù)的影響下以大數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)交互、信息管理為核心的信息化管理體系被廣泛應(yīng)用到了檔案管理當(dāng)中，檔案信息管理機(jī)制、服務(wù)體系基本建設(shè)成型。但是在目前我國(guó)人事檔案數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)化管理形態(tài)轉(zhuǎn)化過(guò)程中，體制內(nèi)部還存在著諸多問(wèn)題，這些問(wèn)題限制了人事檔案信息數(shù)據(jù)資源的運(yùn)用，無(wú)法滿足集中性檔案數(shù)據(jù)交互管理的需要。鑒于此，本文就當(dāng)前人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題展開詳細(xì)分析，并提出具體的研究思路，以供廣大讀者借鑒。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理 主要問(wèn)題 控制策略

一、當(dāng)前人事檔案數(shù)據(jù)管理機(jī)制形態(tài)完善過(guò)程中存在的主要問(wèn)題

（一）缺乏統(tǒng)一的建設(shè)目標(biāo)

從目前我國(guó)事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)資源的利用效率來(lái)看，信息化建設(shè)目標(biāo)的缺乏是限制其管理效率提升的主要因素。事業(yè)單位人事檔案信息化管理機(jī)制形態(tài)完善過(guò)程中其經(jīng)濟(jì)來(lái)源依靠上級(jí)主管單位進(jìn)行財(cái)政支撐，以下方的財(cái)政預(yù)算資金作為人事檔案管理機(jī)制建設(shè)的經(jīng)費(fèi)來(lái)源。但現(xiàn)實(shí)情況是很多單位的領(lǐng)導(dǎo)不重視人事檔案信息化管理體系的建設(shè)，習(xí)慣性的認(rèn)為人事檔案管理屬屬于內(nèi)部行政管理的一部分，沒(méi)有完全樹立創(chuàng)新性的檔案管理發(fā)展思路，信息化意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有根據(jù)本單位的實(shí)際情況投入相應(yīng)的物質(zhì)資源和人力資源開展相應(yīng)的信息化管理體系建設(shè)，導(dǎo)致整個(gè)單位內(nèi)部都缺乏人事檔案管理目標(biāo)的指引，不能滿足信息化條件下人事檔案資源協(xié)調(diào)管理與協(xié)調(diào)利用的需要。

（二）缺乏信息系統(tǒng)維護(hù)隊(duì)伍

在檔案管理發(fā)展中。人事檔案作為企業(yè)、政府及各級(jí)行政機(jī)關(guān)的重要組織組織資源，對(duì)企事業(yè)內(nèi)部管理體系的建設(shè)有著重要的影響，因此做好人事檔案管理信息化建設(shè)也成為領(lǐng)導(dǎo)部門充分重視的工作。雖然很多事業(yè)單位都針對(duì)自身的發(fā)展戰(zhàn)略、內(nèi)部管理機(jī)制、信息建設(shè)的發(fā)展愿景對(duì)檔案管理體系做了優(yōu)化，但是很多單位并沒(méi)有吸納優(yōu)秀的信息化人才成立專門的信息系統(tǒng)維護(hù)隊(duì)伍對(duì)資源系統(tǒng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。因?yàn)槿耸聶n案管理信息服務(wù)系統(tǒng)是基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)據(jù)分析技術(shù)、信息管理和計(jì)算機(jī)終端形成的集成化數(shù)據(jù)管理控制體系，由于其有著人事資源管理與利用的功能所以需要組建專門的人才隊(duì)伍對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)與控制。就目前情況而言，很多事業(yè)單位并未成立專門的系統(tǒng)維護(hù)部門，導(dǎo)致系統(tǒng)管理不到位，經(jīng)常發(fā)生故障，無(wú)法滿足人事檔案信息資源管理的需要。

（三）人事檔案管理服務(wù)人員缺乏服務(wù)意識(shí)與專業(yè)技能素養(yǎng)

人事檔案管理和服務(wù)人員缺乏服務(wù)意識(shí)的缺乏和專業(yè)信息素養(yǎng)的缺乏是限制技事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案管理效率提升的主要問(wèn)題。在以計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為導(dǎo)向的信息時(shí)代，檔案管理體系逐步引入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行輔助管理，主要以構(gòu)建檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案信息共享平臺(tái)、檔案管理平臺(tái)對(duì)各種類的檔案信息資源實(shí)施統(tǒng)一的管理，對(duì)有各種檔案信息查詢需求的用戶提供一體化的信息咨詢、信息檢索和共享服務(wù)。但目前很多單位的人事檔案管理人員并不能就計(jì)算機(jī)進(jìn)行熟練的使用，沒(méi)有形成相應(yīng)的信息化素養(yǎng)。同時(shí)這些檔案管理人員缺乏對(duì)人事檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)理解，不能就人事檔案管理信息化體系的建設(shè)制定各種檔案資源的管理、執(zhí)行、查閱標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致信息化人事檔案管理體系的建設(shè)缺乏人力資源支撐，不能形成集中性的檔案服務(wù)優(yōu)勢(shì)。

二、針對(duì)當(dāng)前人事檔案管理中存在問(wèn)題的控制策略

（一）樹立統(tǒng)一的規(guī)劃建設(shè)目標(biāo)

在現(xiàn)代人事檔案管理過(guò)程中，為了有效提高人事檔案管理效率就要樹立統(tǒng)一的規(guī)劃目標(biāo)，劃撥專項(xiàng)資金滿足信息化人事檔案管理體系建設(shè)的需要。單位的領(lǐng)導(dǎo)層要樹立創(chuàng)新性的思想意識(shí)，認(rèn)清到人事檔案管理的地位與作用，從思想角度出發(fā)對(duì)信息化人事檔案管理體系的建設(shè)予以支持，要通過(guò)調(diào)整內(nèi)部組織架構(gòu)，優(yōu)化資源分配，分配專項(xiàng)資金來(lái)建立人事檔案管理信息系統(tǒng)來(lái)提高人事檔案管理效率。目標(biāo)的確立要從兩個(gè)角度進(jìn)行，第一要根據(jù)本單位人事檔案管理的實(shí)際情況合理的分配資源，建設(shè)符合現(xiàn)實(shí)情況的信息化人事檔案管理體系。第二要樹立信息化發(fā)展目標(biāo)，要通過(guò)在單位內(nèi)部建立信息化人事檔案管理體系來(lái)提升人事檔案信息資源的利用效率，擴(kuò)大信息資源的共享范圍，滿足單位內(nèi)部各部門信息查詢的需求。

（二）提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

在人事檔案管理工作過(guò)程中，還要以提升人事檔案管理工作人員的素質(zhì)，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)為根本，提高人事檔案管理效率。一方面單位內(nèi)部要選拔新人才，引入新的人力資源來(lái)從事人事檔案管理工作，通過(guò)為人事檔案管理隊(duì)伍注入新鮮血液來(lái)增強(qiáng)其發(fā)展活力。另外一方面，單位要根據(jù)人事檔案管理人員的素質(zhì)差異加強(qiáng)其專業(yè)教育，要通過(guò)在職培訓(xùn)、學(xué)歷繼續(xù)教育、講座、地方交流等方式加強(qiáng)人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)建設(shè)，提高其技能水平，鼓勵(lì)其掌握電腦操作技能，更好的適應(yīng)信息技術(shù)條件下的人事檔案管理。

（三）成立系統(tǒng)維護(hù)保障部門

單位要想提升人事檔案管理效率還要在人事檔案管理信息化體系建設(shè)過(guò)程中成立相應(yīng)的維護(hù)保障部門，吸引專業(yè)的信息化技能型人才來(lái)勝任相應(yīng)的工作。因?yàn)槿耸聶n案管理信息化體系是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工程，關(guān)系到信息資源管理、服務(wù)、查詢的方方面面。所以在信息系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中必須根據(jù)實(shí)際情況建立相應(yīng)的保障部門對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)、檢查、維修，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

綜上所述，當(dāng)前人事檔案管理過(guò)程中還存在著較多的限制性問(wèn)題，這些問(wèn)題嚴(yán)重影響了人事檔案管理效率的提升。因此在人事檔案管理信息化體系建設(shè)過(guò)程中就要以完善基礎(chǔ)架構(gòu)建設(shè)為核心，建立多元化、全方位的檔案信息服務(wù)機(jī)制，通過(guò)提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、成立相應(yīng)的信息系統(tǒng)保障部門來(lái)提高人事檔案信息管理系統(tǒng)服務(wù)效率，進(jìn)而滿足單位各部門的人事信息查詢需要。

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（作者簡(jiǎn)介：秦麗娟，山東省鄒城市委組織部干部信息中心，研究方向：人事檔案管理和文書檔案管理。）