基于3W1H模式的科技查新管理平臺建設(shè)

靳強 姜天笑

摘 要 在創(chuàng)新時代背景下，一線科研人員對科技信息服務(wù)的要求越來越高，科技查新是企業(yè)、科研院所獲取創(chuàng)新技術(shù)信息的重要途徑和保障。文章針對科技查新的特點，建立服務(wù)人員（Who）、用戶（Whom）、科技查新服務(wù)平臺（Where）、流程管理操作（How）的3W1H科技查新服務(wù)模式，并由此搭建基于B/S的科技查新管理平臺，使科技查新服務(wù)更為便捷、有序，更好地助力科技創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞 科技查新；3W1H模式；B/S結(jié)構(gòu)；管理平臺

中圖分類號 G2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 文章編號 1674-6708（2018）211-0003-03

科技信息服務(wù)在我國一直占據(jù)著至關(guān)重要的地位，2014年國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于加快科技服務(wù)業(yè)發(fā)展的若干意見》中提出，鼓勵發(fā)展科技戰(zhàn)略研究、科技評估、科技招投標(biāo)、管理咨詢等科技咨詢服務(wù)業(yè)，加強科技信息資源的市場化開發(fā)利用，支持發(fā)展競爭情報分析、科技查新和文獻(xiàn)檢索等科技信息服務(wù)[ 1 ]。在中國經(jīng)濟的高速發(fā)展環(huán)境下，產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新、轉(zhuǎn)型不斷深入，科技信息工作逐漸呈現(xiàn)出信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的特點[ 2 ]，高效的科技服務(wù)平臺搭建成為必然，勢必帶動著傳統(tǒng)科技查新服務(wù)模式的革新。

1 科技查新服務(wù)模式的建立

科技信息服務(wù)是運用現(xiàn)代科技知識、現(xiàn)代技術(shù)和分析方法，以及經(jīng)驗、信息等要素向社會提供智力服務(wù)的產(chǎn)業(yè)，它是以用戶為目標(biāo)、服務(wù)人員為紐帶，服務(wù)內(nèi)容為依托，服務(wù)策略為保障的活動[3]?？萍夹畔⒎?wù)模式中的用戶、服務(wù)人員、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)策略各要素之間構(gòu)成一個完整的服務(wù)機制，根據(jù)科技查新特點，筆者提出基于3W1H模式的科技查新服務(wù)體系。

1.1 服務(wù)人員（Who）

科技查新機構(gòu)是科技信息服務(wù)的提供方，服務(wù)人員主要指科技查新服務(wù)中為客戶提供科技查新報告的查新員，他們具有專業(yè)研究背景，熟悉各個數(shù)據(jù)庫的使用及檢索技巧，能夠準(zhǔn)確全面地分析、判定查新項目的技術(shù)特征新穎性，同時亦提供形式多樣的定制化科技信息咨詢服務(wù)，依托服務(wù)平臺，直接面向用戶。

1.2 用戶（Whom）

科技信息服務(wù)用戶是科技查新服務(wù)的委托方，他們主要是從事科學(xué)研究和技術(shù)開發(fā)等過程中的科研人員和團體，每個用戶為了各自的科研目的提出要求，涉及課題立項、項目鑒定、申報獎勵、專利查新等，不同的科技查新服務(wù)機構(gòu)都擁有一些相對固定的用戶群體。

1.3 科技查新服務(wù)平臺（Where）

服務(wù)平臺把服務(wù)人員、用戶、服務(wù)內(nèi)容三者高效有機的聯(lián)系起來，借助于平臺的建立，服務(wù)人員與用戶可直接建立交流渠道。在互聯(lián)網(wǎng)信息化的時代，建立線上科技查新服務(wù)平臺順應(yīng)形勢，既減少了傳統(tǒng)信息服務(wù)的繁瑣工作，還可以依靠網(wǎng)絡(luò)平臺檢測查新信息的真?zhèn)巍?/p>

1.4 流程管理操作（How）

T·H·達(dá)文波特定義業(yè)務(wù)流程是一系列結(jié)構(gòu)化的可測量的活動集合，并為特定的市場或特定的顧客產(chǎn)生特定的輸出，是一種創(chuàng)造價值的活動組合[4]。不同的科技查新服務(wù)機構(gòu)根據(jù)自身業(yè)務(wù)的特點具備較為成熟的特定信息服務(wù)內(nèi)容和形式，并建立相應(yīng)的服務(wù)流程和定制化的服務(wù)模式。

2 基于3W1H模式科技查新管理平臺的建立

天津市科學(xué)技術(shù)信息研究所查新檢索中心是天津市唯一具有國家一級查新資質(zhì)的綜合性信息咨詢機構(gòu)，以多種載體的中外文獻(xiàn)資源和專業(yè)咨詢實力為依托，為各類企事業(yè)單位、研究院所、高校提供專業(yè)的科技查新報告、科技引文檢索、定題檢索報告等信息咨詢服務(wù)。該中心根據(jù)科技查新服務(wù)3W1H模式，設(shè)計了基于B/S的科技查新管理平臺，涵蓋了查新員（Who）、查新委托用戶（Whom）、科技查新報告及相關(guān)科技信息服務(wù)的統(tǒng)一化在線管理體系（Where&How;）。

2.1 平臺的信息存儲結(jié)構(gòu)

1）工作人員信息：用戶ID、登錄名、登錄密碼、功能角色、電子郵箱等。

2）用戶信息：用戶ID、登錄名、登錄密碼、單位信息、電子郵箱等。

3）查新報告信息：存儲查新報告整個信息，根據(jù)查新項目的狀態(tài)進(jìn)行控制、跟蹤、調(diào)取，帶有分析統(tǒng)計功能，可隨時下載。

2.2 功能結(jié)構(gòu)

該平臺功能結(jié)構(gòu)分為用戶模塊和管理員模塊。

1）用戶模塊（Whom）。提交申請：平臺上用戶經(jīng)過注冊登錄，在線填寫并提交科技查新委托單，經(jīng)過初審、繳費后，進(jìn)入“正在查新”狀態(tài)（見圖1）。

進(jìn)度查詢：這期間用戶可隨時跟蹤查新項目的進(jìn)展情況，隨時與查新員交流，并提供反饋意見（見圖2）。

2）管理員模塊（Who）。此模塊功能分為統(tǒng)計查詢、票據(jù)管理、查新項目審核、我的查新項目、查新項目管理幾個板塊（見圖3）。分為3個角色：業(yè)務(wù)管理員、財務(wù)管理員以及查新員。每個角色的功能不同，權(quán)限有所差別。業(yè)務(wù)管理員具備查新委托單審核、查新員課題量分析、查新課題分配、查新報告審核、查新課題統(tǒng)計分析權(quán)限，統(tǒng)籌管理查新業(yè)務(wù)流程中各個環(huán)節(jié)；財務(wù)管理員可進(jìn)行繳費情況、票務(wù)信息管理，隨時了解用戶繳費與否、發(fā)票是否開具的情況；查新員只具備查新課題信息管理權(quán)限，可方便地對自己的查新課題進(jìn)行查詢、下載、統(tǒng)計以及回顧，并將完成查新報告上傳。根據(jù)不同角色定制功能，互不干擾，統(tǒng)籌管理，優(yōu)化科技查新業(yè)務(wù)流程管理，節(jié)省人力資源，提高效率（見圖4）。

2.3 查新管理平臺流程操作（Where &How;）

1）申報：用戶申請委托，并在線填寫委托單，上傳。

2）初審：上傳的查新委托單進(jìn)入業(yè)務(wù)管理員初審界面，經(jīng)過初審合格后進(jìn)入等待付款階段。

3）繳費：用戶在系統(tǒng)上繳費成功，并填寫開票信息，選擇相應(yīng)的發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票或增值稅普通發(fā)票），而后上傳至系統(tǒng)，便于財務(wù)管理員獲取信息。

4）分配：業(yè)務(wù)管理員根據(jù)系統(tǒng)中顯示的每個查新員業(yè)務(wù)量及相關(guān)專業(yè)背景介紹，分配給對應(yīng)專業(yè)背景的合適的查新員，系統(tǒng)自動設(shè)定委托時間和完成時間。

5）接受委托：查新員接收查新課題，下載委托單進(jìn)行科技查新，涉及分析項目背景、選擇相應(yīng)專業(yè)數(shù)據(jù)庫、制定檢索策略、檢索分析等一系列過程，完成報告后上傳。

6）審核：業(yè)務(wù)管理員下載待審核的報告進(jìn)行審核，并將修改意見上傳。

7）發(fā)布：查新員將審核后的報告再次上傳，發(fā)送至客戶郵箱并電話告知。

8）完成：用戶模塊顯示查新項目狀態(tài)為“待取報告”，可選擇自取或郵寄的方式領(lǐng)取查新報告，確認(rèn)后查新項目狀態(tài)為“完成”。

3 結(jié)論

科技信息環(huán)境和用戶需求不斷提升的同時，也促進(jìn)著科技信息服務(wù)機構(gòu)不斷的創(chuàng)新和發(fā)展，天津市科學(xué)技術(shù)信息研究所查新檢索中心基于3W1H模式搭建了科技查新管理平臺（Where&How;），依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將委托用戶（Whom）、查新機構(gòu)（Who）、科技信息服務(wù)高效地緊密聯(lián)系起來，流程式的界面符合大眾化的要求，使科技查新業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)了信息化、自動化、規(guī)范化，既方便了用戶又減輕了查新機構(gòu)管理人員的負(fù)擔(dān)，提高了工作效率，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的潮流下推動科技信息服務(wù)水平不斷升級提高。

參考文獻(xiàn)

[1]國務(wù)院關(guān)于加快科技服務(wù)業(yè)發(fā)展的若干意見[EB/OL].[2018-03-27].http：//www.gov.cn/gongbao/content/2014/ content_2775509.htm.

[2]韋益.新時期科技情報信息服務(wù)模式及管理探討[J].科學(xué)家，2017（12）：31-32.

[3]楊善林，羅賀，丁帥.基于云計算的多源信息服務(wù)系統(tǒng)研究綜述[J].管理科學(xué)學(xué)報，2012，15（5）：83-96.

[4]朱曉峰.知識管理研究綜述[J].情報理論與實踐，2003（5）：406-408.