林業(yè)檔案管理之我見

胡建楠

（圍場滿族蒙古族自治縣林業(yè)局 河北 圍場 068450）

檔案管理是任何一個行業(yè)的基礎(chǔ)，如果沒有檔案工作的支持，任何一個行業(yè)也不會得到正常的發(fā)展，同樣，對于林業(yè)更是如此，隨著對生態(tài)建設(shè)越來越重視，林業(yè)檔案的管理也提到更重要的地位上來，現(xiàn)將林業(yè)檔案管理的一些經(jīng)驗(yàn)總結(jié)如下：

1 做好林業(yè)檔案的分類

林業(yè)檔案按職能部門可以分為林政檔案、經(jīng)營檔案、治沙檔案、德援造林檔案、病蟲害防治檔案、種苗檔案、防火檔案、林業(yè)案件檔案等等；林業(yè)檔案按時間分為長期林業(yè)檔案(如林權(quán)證)，臨時林業(yè)檔案(如發(fā)放給農(nóng)民的明白紙)；林業(yè)檔案按介質(zhì)可以分為紙質(zhì)檔案、電子檔案?？傊?，林業(yè)檔案的分類多種多樣，就看人們的需求是什么。在一個部門內(nèi)部，林業(yè)檔案的分類可以按年度分，比如森防站可以分為2010年檔案、2011年檔案等等，還可以按部門內(nèi)部管理的項(xiàng)目對檔案進(jìn)行分類，比如森防站可以分為蟲害與病害等。檔案分類也并不是一成不變的，檔案分類可以做到多級目錄，每級目錄都按照一定的原則進(jìn)行，以保證檔案分類的清晰與明了。檔案分類是做好林業(yè)檔案管理的前提，有了這個前提，檔案管理才會有綱可抓。

2 做好林業(yè)檔案的安全工作

安全是一切檔案管理的保障，如果沒有安全的保障，檔案管理根本沒有做好的可能性，因此，做好林業(yè)檔案的安全工作，要做到以下幾點(diǎn)：一是要對林業(yè)檔案做好密級分類，檔案可以分為絕密、機(jī)密、公開三種檔案，絕密檔案必須由專人管理，保證無關(guān)人員絕對不能調(diào)閱；機(jī)密檔案也只對一定的相關(guān)人員公開；公開檔案可以供人隨便調(diào)閱。保證絕密與機(jī)密檔案的安全，基本上就保證了林業(yè)檔案的安全。二是做好防火、防潮、防盜、防蟲等預(yù)防工作。防火對一切檔案管理都要注意，一朝失火，幾十年的努力將付之東流，防火要防早，要注意檔案室內(nèi)的電路安全，并且要做到人走電關(guān)，檔案室內(nèi)要有自動感應(yīng)防火噴頭，要有專用的滅火器；防潮也是檔案管理的重要工作，要注意及時開窗通風(fēng)；防盜要做到安裝防盜門，窗戶安裝防盜網(wǎng)，并要安裝監(jiān)控設(shè)備；防蟲要做到每個檔案廚都要有樟腦丸，并要及時更換一些過時的樟腦丸。三是要做好網(wǎng)絡(luò)安全工作，檔案室的電腦要安裝專業(yè)的殺毒軟件，甚至一些電腦不能上網(wǎng)，做到與外界隔離。

3 做好林業(yè)檔案的更新與作廢

隨著林業(yè)的發(fā)展，一些檔案在時刻進(jìn)行更新，無論是紙檔檔案還是電子檔案，無論是種類與數(shù)量都在增加；同樣，一些過時的檔案也需要及時進(jìn)行作廢。有了更新與作廢，林業(yè)檔案才能保證有全新的生命力與活力。在林業(yè)檔案更新中，電子檔案的更新要比紙質(zhì)檔案的更新要更快一些，甚至可以將原有一些看似無用的檔案保留，只需要將電子檔案標(biāo)明時間。紙質(zhì)檔案的更新就要相對麻煩一些，對于新出現(xiàn)的檔案要及時進(jìn)行分類，比如防沙治沙的檔案要和原有的防沙治沙檔案放在一起，林政的檔案要和原有的林政檔案放在一起，而且要保證分類準(zhǔn)確無誤。在林業(yè)檔案作廢工作中，隨著時間的推移，一些密級檔案被解密甚至已經(jīng)變得無用，這些檔案經(jīng)請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與上級主管部門以后，要及時進(jìn)行作廢。

4 做好林業(yè)檔案的查閱工作

檔案就是供相關(guān)人員進(jìn)行查閱的，查閱要按法律程序與領(lǐng)導(dǎo)指示進(jìn)行，以保證林業(yè)檔案查閱工作的正常進(jìn)行，但是，具體進(jìn)行檔案管理的工作人員要熟悉業(yè)務(wù)，明白哪些檔案不能供哪些人調(diào)閱，因?yàn)榉沙绦蛞灿幸恍┻吘壍貛?，法律?guī)定以外的空白地帶也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過法律規(guī)定的地帶，而且領(lǐng)導(dǎo)也可能對某些業(yè)務(wù)不熟悉，做出錯誤的查閱指示，對林業(yè)工作造成一些不必要的損失，因此，檔案管理查閱工作是檔案管理工作一項(xiàng)非常重要的環(huán)節(jié)。林業(yè)檔案的查閱工作，要做到專業(yè)、專心、專職。如果做不好，也將會給林業(yè)部門帶來一定的影響。