事業(yè)單位檔案存檔工作新方法研究

邊琦

摘 要：事業(yè)單位的檔案存檔對單位的人員調(diào)配和篩選等具有較大的作用，同時影響著事業(yè)單位的發(fā)展，單位需要將檔案管理存檔工作不斷地進(jìn)行完善和提高，以此來促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。文章對事業(yè)單位檔案存檔工作進(jìn)行了分析，并且提出新方法作為參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；存檔

隨著社會的發(fā)展，事業(yè)單位關(guān)于檔案的管理質(zhì)量的要求也逐漸提高，檔案管理對檔案資料信息有著重要的作用，檔案的存檔作為檔案管理工作中的重要部分，需要將檔案的存檔管理進(jìn)行不斷地完善，提高檔案的利用價值，對事業(yè)單位的效率的提升也有著很大的幫助，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對檔案存檔管理的重視，對檔案存檔工作方式進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能使檔案的存檔工作質(zhì)量得到較大的提高。

1.事業(yè)單位檔案存檔工作的重要性

在新時代中，事業(yè)單位的檔案管理也是對人力資源的管理，由于檔案存檔會關(guān)系到事業(yè)單位中的每個工作人員，在事業(yè)單位的檔案管理上，工作的質(zhì)量會與工作人員的能力有著密切聯(lián)系，事業(yè)單位在人員的分配時，會參考檔案的內(nèi)容進(jìn)行決定，所以檔案存檔對單位的每個人來說都非常重要。檔案的發(fā)展逐漸趨向于信息技術(shù)方面，這使檔案的管理方式更加便捷，在這種情況下，使用檔案進(jìn)行單位人員的查詢了解更加容易，所以多數(shù)是以檔案作為參考。檔案中不僅包含一個人一直起來的生涯信息，還有獎勵懲罰等內(nèi)容，作為直接判斷的依據(jù)，能夠具有很大的價值，事業(yè)單位的檔案存檔對人力資源的發(fā)展有著重要作用，所以事業(yè)單位的存檔工作需要不斷的提升。

2.事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 分配人員不合理

事業(yè)單位對于分配檔案管理工作者這方面存在一定的缺陷，檔案管理人員多是缺少專業(yè)能力或者對這份工作沒有興趣的人，這種現(xiàn)象使檔案管理工作的效率下降，人員的不穩(wěn)定給檔案管理帶來了更加嚴(yán)重的影響，檔案管理缺少專業(yè)能力比較強(qiáng)的人進(jìn)行負(fù)責(zé)，同時也沒有一個標(biāo)準(zhǔn)固定的流程，這使檔案出現(xiàn)丟失和雜亂等問題，對檔案管理的發(fā)展產(chǎn)生阻礙。

2.2 檔案管理缺少規(guī)范的制度

事業(yè)單位對檔案管理缺少一定的規(guī)范，這使檔案管理沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)，事業(yè)單位對檔案管理的工作不重視，對相關(guān)的管理制度沒有進(jìn)行補(bǔ)充完善，導(dǎo)致檔案管理環(huán)節(jié)中頻繁出現(xiàn)問題，在管理的質(zhì)量上也沒有提高，這使事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行的不順利，管理不夠嚴(yán)格規(guī)范，使檔案管理不能發(fā)揮作用。

2.3 檔案管理缺少技術(shù)應(yīng)用

檔案管理沒有良好利用信息化技術(shù)，計算機(jī)能夠大大提高檔案管理的效率，事業(yè)單位沒有結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來加強(qiáng)檔案管理工作，缺少技術(shù)應(yīng)用性，使檔案管理不能依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到更高的提升。

3.事業(yè)單位中檔案存檔工作的新方法

3.1將檔案的制度進(jìn)行科學(xué)的制定和完善

第一，應(yīng)該加強(qiáng)宣傳力度，擴(kuò)大宣傳范圍，使社會各界人士都能夠遺失到事業(yè)單位存檔工作的重要性，樹立檔案存檔意識。第二，各級部門的責(zé)任人也應(yīng)該加強(qiáng)檔案存檔的意識，保證在事業(yè)單位中建立完善的管理存檔系統(tǒng)，以此滿足事業(yè)單位內(nèi)部發(fā)展的需要，同時應(yīng)該按照檔案的類型與特殊性來明確與歸檔有關(guān)的規(guī)定或者制度，以及原則等，合理分工，明確職責(zé)，保證操作的可行性，確保每份檔案中的信息完整，并且能夠及時歸檔。

3.2 全面加強(qiáng)檔案登記、整理、保存以及使用制的管理

應(yīng)該按照相關(guān)的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行對檔案的存檔工作，同時還需要事業(yè)單位做好存檔管理中保密工作。在此過程中應(yīng)該確保辦公室、整理室、閱覽室與庫房相分離，不相關(guān)的人員不能進(jìn)入庫房，在庫房中也不能儲存與檔案無關(guān)的物品，嚴(yán)禁明火。同時管理人員還應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理技術(shù)的研究，不斷更新管理方法、保密技術(shù)等，個人不能擅自取走檔案，如果發(fā)現(xiàn)違法使用的現(xiàn)象，應(yīng)該根據(jù)相關(guān)的法律進(jìn)行處理。并且，還需要制定檔案使用時間、流程等，以此提高檔案存檔的水平。

3.3提高檔案存檔的數(shù)字化管理

檔案的存檔過程中，需要數(shù)字化技術(shù)來提高質(zhì)量，事業(yè)單位在選擇技術(shù)的時候應(yīng)該針對檔案的特點(diǎn)來進(jìn)行應(yīng)用，然后利用數(shù)字化軟件等將檔案的資料轉(zhuǎn)換成數(shù)字化內(nèi)容，便于保存和利用，并且將檔案合理清晰的分為不同的目錄，在系統(tǒng)中可以快速查詢，加快了檔案工作的效率，加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用能力，提高檔案存檔工作的質(zhì)量。

3.4 培養(yǎng)檔案管理人員的能力

對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，采取有效合理的培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行課程的講授，配備專業(yè)的檔案管理者來作為講師，然后開展相關(guān)的活動來提高人員的積極性，將檔案管理工作人員的能力通過實(shí)踐提升上來，加以獎懲條件，以此來提高工作熱情。

4.結(jié)語

事業(yè)單位的檔案對單位以及個人的發(fā)展都有著重要的作用，需要將檔案管理工作從根本上分析原因，然后采取合理有效的方法來進(jìn)行加強(qiáng)，建立完標(biāo)準(zhǔn)的制度，提高檔案管理人員的能力素質(zhì)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提升效率，對檔案管理的發(fā)展有著重要的意義。

（作者單位：山東博物館，山東 濟(jì)南 250014）