體系運(yùn)行之內(nèi)審、有效性評(píng)價(jià)和管理復(fù)查

楊致遠(yuǎn)

內(nèi)審、有效性評(píng)價(jià)、管理復(fù)查（以下簡(jiǎn)稱評(píng)價(jià)、復(fù)查）是航運(yùn)公司安全管理體系（以下簡(jiǎn)稱體系）運(yùn)行過程中的重要環(huán)節(jié)，是確保體系有效運(yùn)行的重要手段，不少航運(yùn)公司對(duì)三者之間的關(guān)系和區(qū)別理解不透，筆者用通俗的語(yǔ)言進(jìn)行詮釋，描述概念，指出問題，提出建議，以期幫助公司提升體系運(yùn)行效果。

一、概念分析

1.內(nèi)審

內(nèi)審是核查航運(yùn)公司安全管理體系各要素活動(dòng)和其有關(guān)結(jié)果是否符合強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)和約定文件（建議、指南）以及公司體系文件的要求。確定體系文件中的各項(xiàng)規(guī)定是否得到有效貫徹，并適合達(dá)到安全和防污染目標(biāo)的系統(tǒng)的獨(dú)立的審核，是公司對(duì)體系文件和活動(dòng)的符合性、有效性而進(jìn)行的每年度全面系統(tǒng)的自檢。[1]

2.有效性評(píng)價(jià)

有效性評(píng)價(jià)是規(guī)則要求定期進(jìn)行的，一般每年至少進(jìn)行一次。由公司最高管理者或指定人員來組織實(shí)施，就體系及其運(yùn)行各方面進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，得出安全管理體系運(yùn)行優(yōu)劣的結(jié)論，并提出改進(jìn)措施或建議，供最高領(lǐng)導(dǎo)層決策制定新的體系運(yùn)行目標(biāo)。有效評(píng)價(jià)則通常是在完成內(nèi)審的基礎(chǔ)上，綜合體系運(yùn)行日常培訓(xùn)、信息傳遞、內(nèi)外部檢查等各方面情況進(jìn)行的評(píng)估。[2]

3.管理復(fù)查

管理復(fù)查是最高管理者根據(jù)內(nèi)審或有效性評(píng)價(jià)結(jié)果或經(jīng)營(yíng)環(huán)境的內(nèi)、外部條件變化及需要解決體系運(yùn)行過程中發(fā)生的突發(fā)事件（如船舶被滯留、發(fā)生重大事故、重大不符合等），由最高管理者主持和組織（船舶復(fù)查由船長(zhǎng)組織），就公司的安全和環(huán)境保護(hù)方針、目標(biāo)、機(jī)構(gòu)是否滿足體系運(yùn)行需要，體系運(yùn)行各過程是否受控等方面進(jìn)行復(fù)查，定位問題所在，確定改進(jìn)措施。

二、存在的問題

我國(guó)現(xiàn)有已建體系航運(yùn)公司1 316家，其中自2003年《船舶安全營(yíng)運(yùn)和防治污染管理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱內(nèi)規(guī)）實(shí)施以來，建體系國(guó)內(nèi)公司1 113家（實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)來自中國(guó)海事協(xié)同平臺(tái)）。這十幾年來新生效的國(guó)際公約、國(guó)內(nèi)出臺(tái)和修訂的強(qiáng)制性法律法規(guī)很多，絕大多數(shù)國(guó)內(nèi)公司沒有能力系統(tǒng)研究跟進(jìn)，同時(shí)信息的電子化程度也不可同日而語(yǔ)。大部分國(guó)內(nèi)公司和船舶的體系運(yùn)行水平近年來雖有提升，但始終維持在較低的水準(zhǔn)，存在如下問題：

1.記錄不實(shí)

記錄不實(shí)是國(guó)內(nèi)航運(yùn)公司體系運(yùn)行中普遍存在的現(xiàn)象。內(nèi)規(guī)實(shí)施多年，公司在應(yīng)對(duì)外審時(shí)有一定“經(jīng)驗(yàn)”，外審前通常會(huì)全面自查記錄，發(fā)現(xiàn)不全的記錄馬上“補(bǔ)”好。記錄不實(shí)情況在3 000總噸以下內(nèi)貿(mào)船舶上尤其嚴(yán)重，不少船舶的體系運(yùn)行記錄甚至是在外審前由公司人員上船突擊完成的，內(nèi)審活動(dòng)也變成了“補(bǔ)”記錄，碰到問題避重就輕[3]，甚至還會(huì)“預(yù)留”些簡(jiǎn)單問題和“不符合”，應(yīng)對(duì)外審。

2.自主性差

自主性差反映在兩個(gè)方面：一是體系文件可操作性差，導(dǎo)致人員職責(zé)不清，執(zhí)行困難，浮于表面；二是不少公司一直應(yīng)付式地運(yùn)行體系，有記錄能勉強(qiáng)通過外審就行，船、岸人員自主性差。應(yīng)付式的體系運(yùn)行會(huì)反映在各種體系內(nèi)的文字材料上，如評(píng)價(jià)報(bào)告是體系運(yùn)行情況的流水賬，沒有分析就得出結(jié)論，甚至沒有結(jié)論。

3.脫離實(shí)際

體系運(yùn)行脫離實(shí)際表現(xiàn)形式如下：一是行政文件效用大于體系文件，說一套做一套，導(dǎo)致政出多門，體外運(yùn)行；二是把管理復(fù)查當(dāng)成了掩蓋問題的手段，頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳，[4]為對(duì)付主管機(jī)關(guān)而不是解決問題。如船舶滯留之后還沒有登輪檢查，也沒有收到船舶詳細(xì)報(bào)告，岸基復(fù)查會(huì)議就匆匆完成。

三、三者間相互關(guān)系

內(nèi)審、評(píng)價(jià)和復(fù)查都是體系運(yùn)行過程中的重要活動(dòng)，有相似的地方，但目標(biāo)、必要性、覆蓋范圍、側(cè)重、程序、糾正措施等不盡相同。

1.內(nèi)審、評(píng)價(jià)和復(fù)查涉及項(xiàng)目（見表1）[2]

表1 內(nèi)審、評(píng)價(jià)和復(fù)查涉及項(xiàng)目

2.關(guān)系解析

（1）針對(duì)目標(biāo)。內(nèi)審?fù)ǔａ槍?duì)崗位或者部門，評(píng)價(jià)目標(biāo)是體系運(yùn)行整體，復(fù)查是針對(duì)特定的事件。

（2）必要性。內(nèi)審和評(píng)價(jià)是體系運(yùn)行的規(guī)定動(dòng)作，而復(fù)查是有前置條件的，通常是發(fā)生大事故或連續(xù)發(fā)生事故或險(xiǎn)情、滯留、出現(xiàn)嚴(yán)重（重大）不符合規(guī)定的情況等，非必須進(jìn)行。

（3）覆蓋范圍。圖1表示評(píng)價(jià)的輸入，可以看出，從范圍上講，內(nèi)審是評(píng)價(jià)輸入之一，復(fù)查是針對(duì)某個(gè)特定的事件。

（4）流程。內(nèi)審的流程是按計(jì)劃逐項(xiàng)核查，評(píng)價(jià)是對(duì)各項(xiàng)體系運(yùn)行活動(dòng)（通常由責(zé)任人員提供數(shù)據(jù)或結(jié)果）進(jìn)行分析，復(fù)查是針對(duì)事件原因線性追查，如圖2模擬的就船舶滯留而進(jìn)行的復(fù)查流程。

（5）通俗的比喻。如果把體系運(yùn)行比作人體的健康運(yùn)轉(zhuǎn)，內(nèi)審就如同每年的體檢，有效性評(píng)價(jià)就如同拿體檢報(bào)告結(jié)合日常的生活習(xí)慣找醫(yī)生解讀會(huì)診，而管理復(fù)查就相當(dāng)于針對(duì)特定疾病的急診，體檢和會(huì)診不一定有毛病，而急診必須用“藥”。

自我完善是體系運(yùn)行的功能之一，內(nèi)審、評(píng)價(jià)和復(fù)查的主要目的也是如此，很多從業(yè)人員認(rèn)為實(shí)施規(guī)則是強(qiáng)制要求，體系活動(dòng)只追求符合性，而偏離了這一目標(biāo)，即便是概念理解清晰，規(guī)則熟悉，也會(huì)存在文件要求的都做了，但不管做得好還是壞，都沒有形成循環(huán)提高的閉環(huán)，體系活動(dòng)形似神不似。[4]

圖1 評(píng)價(jià)的輸入

圖2 復(fù)查流程

四、建議

促進(jìn)航運(yùn)公司的安全管理從“符合外部”向“自我約束”[5]轉(zhuǎn)變是ISM規(guī)則和內(nèi)規(guī)強(qiáng)制實(shí)施的目標(biāo)之一。要實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，筆者建議：

1.推進(jìn)信息化

體系運(yùn)行的文本記錄可以“改”和“補(bǔ)”，如果操作人經(jīng)驗(yàn)老到就很難被查出，進(jìn)而助長(zhǎng)了此風(fēng)。電子記錄雖然也可以修改，但電子檔案的創(chuàng)建、修改和傳遞都會(huì)留下痕跡，有據(jù)可查，信息化也能減輕從業(yè)人員原來填寫各類記錄和表格的負(fù)擔(dān)。當(dāng)然主管機(jī)關(guān)的審核員也必須認(rèn)同、適應(yīng)和學(xué)習(xí)信息化審核手段，鼓勵(lì)航運(yùn)公司使用適合自身的船舶管理軟件和手機(jī)APP等，體系運(yùn)行記錄真實(shí)性提高，才能真正為內(nèi)審提供“客觀證據(jù)”。

2.加強(qiáng)有效數(shù)據(jù)分析

體系運(yùn)行會(huì)產(chǎn)生很多數(shù)據(jù)，如機(jī)構(gòu)、船舶、人員、文件的變動(dòng)、事故、險(xiǎn)情、演習(xí)、訓(xùn)練情況、培訓(xùn)、檢查、滯留、缺陷、不符合等數(shù)量，這些數(shù)據(jù)與涉及的崗位、人員、設(shè)備和操作密切相關(guān)，評(píng)價(jià)的依據(jù)也大多來源于此，不進(jìn)行分析，評(píng)價(jià)報(bào)告就僅僅是數(shù)據(jù)的堆砌和闡述，只有分析這些有效數(shù)據(jù)的變化對(duì)體系運(yùn)行的影響，提出來的具體措施才有針對(duì)性和效果。

3.逐步建立行業(yè)大數(shù)據(jù)庫(kù)

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)的浪潮波及世界每一個(gè)角落。港口和供應(yīng)鏈已經(jīng)開始意識(shí)到區(qū)塊鏈技術(shù)在簡(jiǎn)化物流、提升安全性方面的巨大潛力[8]，體系管理也將不可避免地經(jīng)歷變革，但目前與航運(yùn)公司有關(guān)的數(shù)據(jù)分散在主管機(jī)關(guān)、公司、港口、物流、代理等行業(yè)和環(huán)節(jié)，且各自為政。筆者建議政府主管機(jī)關(guān)應(yīng)從自身建設(shè)入手，逐步建立行業(yè)大數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而推動(dòng)航運(yùn)企業(yè)由傳統(tǒng)主觀決策和經(jīng)驗(yàn)管理向以數(shù)據(jù)和信息為有效支撐的理性決策和科學(xué)管理轉(zhuǎn)變[6]。體系運(yùn)行發(fā)生需要進(jìn)行管理復(fù)查的事件一般是小概率事件，有了大數(shù)據(jù)支撐，就能迅速提供成功處理這些事情的經(jīng)驗(yàn)，為復(fù)查提供模型。

五、展望

內(nèi)審、評(píng)價(jià)是促進(jìn)體系正常運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，而復(fù)查也對(duì)體系的正常運(yùn)轉(zhuǎn)起著非常重要的作用。筆者認(rèn)為存在的問題絕大部分企業(yè)都認(rèn)識(shí)到了，但10年來水運(yùn)行情低迷造成了管理方面的投入壓縮，盡管電子海圖、AIS、GPS、北斗、電子郵件、即時(shí)通信等信息化手段在公司管理中越來越多地被應(yīng)用，我國(guó)已決定實(shí)施國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略[7]，但航運(yùn)業(yè)和行業(yè)主管部門迎接大數(shù)據(jù)時(shí)代的準(zhǔn)備還不夠，體系運(yùn)行中的內(nèi)審、評(píng)價(jià)和復(fù)查等活動(dòng)乃至外審還停留在紙面。筆者建議，在統(tǒng)一體系運(yùn)行根本目的和認(rèn)識(shí)的前提下，從以下兩方面推進(jìn)：一方面，提升信息化水平，認(rèn)可電子化體系運(yùn)行記錄；另一方面，逐步打通與體系運(yùn)行有關(guān)的數(shù)據(jù)交換的壁壘，在體系管理中植入大數(shù)據(jù)管理理念，提升數(shù)據(jù)分析和應(yīng)用能力。這些措施將促使整個(gè)航運(yùn)業(yè)的營(yíng)運(yùn)安全和效益產(chǎn)生極大的飛躍。

[1]馬鶴鳴,朱清明.航運(yùn)安全管理體系內(nèi)部審核探析[J].浙江交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2011(3):31-34.

[2]闞有俊.如何做好航運(yùn)安全管理體系的有效性評(píng)價(jià)[J].交通科技,2005(3):125-126.

[3]李洪杰.航運(yùn)公司安全管理體系內(nèi)部審核常見問題及原因分析[J].天津航海,2007(3):50-51.

[4]尹志平.消除“兩張皮”現(xiàn)象提高體系運(yùn)行質(zhì)量[J].中國(guó)海事,2009(2):62-64.

[5]張同斌.《國(guó)際安全管理(ISM)規(guī)則》應(yīng)用指南[M].南京:江蘇人民出版社,2011:7.

[6]張俊超.大數(shù)據(jù)時(shí)代的院校研究與大學(xué)管理[M].北京:高等工程教育研究,2014:128-134.

[7]習(xí)近平:實(shí)施國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略加快建設(shè)數(shù)字中國(guó)[EB/OL].(2017-12-09)[2018-02-20].http://www.xinhuanet.com/2017-12/09/c_1122084706.htm.

[8]劉菊香.區(qū)塊鏈技術(shù)與港口革新[J].中國(guó)港口,2018(1):50-51.