加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新

方文蓉

【摘 要】干部人事檔案主要是對(duì)干部人事相關(guān)信息和工作表現(xiàn)形成的記錄，為事業(yè)單位進(jìn)行干部選拔提供參考依據(jù)。干部人事檔案能夠提升干部信息的全面性，有助于整體干部人事檔案信息系化管理水平的提升，還能推進(jìn)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

【Abstract】Cadre personnel archives mainly carry out records of cadre personnel related information and work performance， provide reference basis for cadre selection in institutions， and cadre personnel files can enhance the comprehensiveness of cadres' information. It is helpful for the improvement of the management level of the overall cadre personnel file information system， and can also recommend the stable development of the units.

【關(guān)鍵詞】人事檔案； 信息化管理；創(chuàng)新

【Keywords】 personnel files； management； information management； innovation

【中圖分類號(hào)】D630.3 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2018）04-0011-02

1 引言

如今，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，很多行業(yè)已經(jīng)向信息化邁進(jìn)，檔案管理領(lǐng)域也不例外。所以，根據(jù)干部人事檔案管理的工作特點(diǎn)來說，信息化已經(jīng)是檔案管理中重要的內(nèi)容。只有不斷對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，將信息化價(jià)值和其優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行凸顯，更好地服務(wù)于檔案管理工作，保證人事管理工作的順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)人事管理工作的創(chuàng)新目的。因此，本文就干部人事的檔案信息化管理促進(jìn)人事管理創(chuàng)新進(jìn)行相應(yīng)的分析和探討。

2 干部人事檔案信息化管理的重要性

2.1 有利于檔案查詢

通過對(duì)干部人事的檔案進(jìn)行信息化管理，將檔案的內(nèi)容歸檔在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，有助于管理人員日后的查詢和檢索工作，提高查詢信息的效率和質(zhì)量，更加快捷地將需要檢索的內(nèi)容呈現(xiàn)給管理人員，有助于后續(xù)工作的順利開展。和傳統(tǒng)檔案管理相比，后者需要消耗大量時(shí)間和人力進(jìn)行檔案的調(diào)取和閱讀，而且存在一定的內(nèi)容查詢和檢索不明確等問題，嚴(yán)重影響后續(xù)工作的繼續(xù)。在進(jìn)行干部人事檔案管理中，通過信息化管理，能夠大大提升干部人事檔案管理水平，提高檔案管理的智能化和高效性，從而有助于工作人員效率的提升，實(shí)現(xiàn)資源的節(jié)約[1]。

2.2 規(guī)范了檔案管理

首先，檔案管理人員在進(jìn)行信息化管理過程中，按照信息化要求進(jìn)行檔案信息內(nèi)容的規(guī)范性輸入，有助于檔案管理的科學(xué)化。其次，對(duì)檔案中的字體和內(nèi)容等進(jìn)行規(guī)范，從而提升干部人事檔案信息化管理的能力，高效解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中存在的字跡模糊等相關(guān)問題，完善了檔案管理中的信息不足的缺點(diǎn)。最后，檔案管理人員需要根據(jù)信息技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行人事檔案信息共享和干部人事檔案的數(shù)據(jù)遷移等，大大提高了干部人事的檔案信息使用價(jià)值。

2.3 檔案保存更安全

由于傳統(tǒng)紙張檔案容易受外部因素的影響，存在紙張潮濕、紙張損壞、字跡模糊等現(xiàn)象，所以一般將檔案保存在環(huán)境適宜的空間，也就說檔案管理人員需要做好檔案的防潮工作，保證紙張質(zhì)量，最大限度地防止檔案紙張損壞和受潮等問題。通過信息化管理的應(yīng)用，干部人事檔案管理中能夠?qū)嵭袛?shù)字化處理，對(duì)檔案進(jìn)行加密管理，增加檔案的信息內(nèi)容的安全性，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案的升級(jí)管理，通過云端保存，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的安全。

3 干部人事檔案管理中存在的問題

3.1 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，干部人事檔案管理工作的專業(yè)技術(shù)性越來越強(qiáng)，并不是簡(jiǎn)單的政策性工作，對(duì)管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)的要求也就越來越高。但是，就實(shí)際的管理狀況來看，單位中的檔案管理人員的工作并不受重視，幾乎是可有可無的存在狀態(tài)，管理人員的配置沒有足夠的專業(yè)性，同時(shí)，很多檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高，很難和現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

3.2 檔案管理的方法單一，缺乏創(chuàng)新

隨著現(xiàn)代檔案信息管理難度的增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足現(xiàn)當(dāng)代的工作發(fā)展需求，對(duì)干部人事檔案管理進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新是很有必要的，但是，當(dāng)前的人事檔案管理狀態(tài)仍舊是傳統(tǒng)的簡(jiǎn)單管理方法，對(duì)于信息量比較大的檔案問題處理效率比較低，準(zhǔn)確率低，同時(shí)存在檔案數(shù)據(jù)信息的丟失和損壞等情況，嚴(yán)重影響單位人事檔案管理的發(fā)展。

4 完善干部人事檔案信息化管理的措施

4.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施投入

現(xiàn)代信息化檔案管理工作的基礎(chǔ)是相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施。隨著單位人事檔案資料的發(fā)展和信息化管理的發(fā)展，資料信息量和內(nèi)容種類都在不斷增加，因此，需要對(duì)相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行改善，確保滿足單位發(fā)展的硬件發(fā)展需求。通過采購(gòu)電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)、存儲(chǔ)器、檔案資料基礎(chǔ)設(shè)施以保證單位檔案管理工作的開展，加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)和保養(yǎng)，達(dá)到單位干部人事檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

4.2 加強(qiáng)人才培養(yǎng)

在加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理過程中，引進(jìn)專業(yè)的優(yōu)秀人才是必不可少的措施之一。根據(jù)單位人才需求情況，單位需要對(duì)人才引進(jìn)環(huán)節(jié)給予重視，以提高單位人才整體的綜合素質(zhì)。應(yīng)對(duì)當(dāng)前的人才隊(duì)伍狀況進(jìn)行分析，定期開展專業(yè)的培訓(xùn)，培養(yǎng)在崗人員的現(xiàn)代化信息化管理能力和水平，提升在崗人員的操作水平和處理業(yè)務(wù)的能力。當(dāng)前，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位的檔案管理人員沒有接受專業(yè)的檔案管理方面知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，盡管其擁有豐富的社會(huì)操作經(jīng)驗(yàn)，能夠完成檔案的接收、審查、歸檔等業(yè)務(wù)，但是，根據(jù)現(xiàn)今的發(fā)展趨勢(shì)，很有必要不斷進(jìn)行自我能力的提升和信息化技術(shù)的掌握[2]。通過檔案管理人員的組織特點(diǎn)，進(jìn)行專業(yè)性高和素質(zhì)高隊(duì)伍的構(gòu)建，為目前的檔案管理工作發(fā)展提供充足的人力資源。在進(jìn)行檔案管理工作過程中，要對(duì)其進(jìn)行績(jī)效考核，通過多方位、多角度進(jìn)行在崗人員能力的提升和對(duì)其進(jìn)行激勵(lì)。檔案管理人員需要有提升自我能力的意識(shí)和執(zhí)行力，不斷加強(qiáng)自身的專業(yè)技能水平，同時(shí)提升自我服務(wù)意識(shí)。通過時(shí)代的發(fā)展，需要加強(qiáng)對(duì)管理知識(shí)和相應(yīng)問題的研究，化挑戰(zhàn)為機(jī)遇，勇敢的進(jìn)行自我創(chuàng)新，分析和總結(jié)之前的檔案管理問題，以推動(dòng)干部人事檔案管理工作的發(fā)展。

4.3 對(duì)工作模式進(jìn)行合理創(chuàng)新

隨著經(jīng)濟(jì)科技的發(fā)展，干部人事檔案信息化管理已經(jīng)是我國(guó)單位發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，在面對(duì)新的發(fā)展需求時(shí)，需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行信息化管理的調(diào)整和創(chuàng)新，對(duì)之前的工作模式進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)目前的信息化管理措施進(jìn)行健全，實(shí)現(xiàn)信息化管理的最大價(jià)值。在對(duì)工作模式進(jìn)行創(chuàng)新中，需要進(jìn)行一定的簡(jiǎn)化，對(duì)于目前比較復(fù)雜的工作流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，提高工作流程的整體效率。目前，盡管我國(guó)已經(jīng)開始應(yīng)用信息化管理平臺(tái)，但是仍舊存在一定的應(yīng)用深度問題，很多信息化工作主要應(yīng)用在對(duì)于信息的檢索和輸出等環(huán)節(jié)。因此，在具體工作過程中，管理人員需要加深人事檔案管理工作的信息化，提升其對(duì)信息化管理工作的理解能力，使其認(rèn)識(shí)到信息化管理的全面性和滲透性。比如，在管理檔案中，通過引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)管理的思維模式，通過條形碼進(jìn)行檔案號(hào)的識(shí)別和檢索，為檔案的歸檔和檔案的查閱提升效率，增加檔案管理的安全性。在信息化管理系統(tǒng)中，管理人員需要不斷學(xué)習(xí)和總結(jié)，對(duì)工作中存在的問題進(jìn)行科學(xué)分析，構(gòu)建全面的解決措施系統(tǒng)，以便實(shí)現(xiàn)工作效率的提升和工作目標(biāo)的完成[3]。

5 結(jié)語

總而言之，在當(dāng)前的干部人事檔案管理工作中采用信息化管理模式，能夠?yàn)闄n案管理工作提供很大的便利，有助于檔案管理人員工作效率的提升，增加單位人事檔案管理的可靠性和安全性。因此，在引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)時(shí)，相應(yīng)的管理人員需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和掌握，確保檔案信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性和安全性，及時(shí)做好信息化管理系統(tǒng)的修復(fù)工作和清理工作，預(yù)防網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客的入侵，同時(shí)通過監(jiān)督制度的制定來保障單位干部人事檔案的安全，防止發(fā)生檔案內(nèi)容泄露的問題，以推動(dòng)單位干部人事檔案信息化管理工作的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

【1】范艷玲. 加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理策略分析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2017（17）：139.

【2】宋云麗. 加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J]. 人力資源管理，2017（08）：381-382.

【3】冉玉瓊. 加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J]. 世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2017，17（22）：178.