企業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討

王萍

【摘 要】檔案的管理工作對(duì)企業(yè)單位的發(fā)展與壯大起著至關(guān)重要的作用。因此，論文通過(guò)對(duì)目前企業(yè)單位檔案管理中存在的弊端與問(wèn)題進(jìn)行分析，系統(tǒng)論述了企業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革的必要性。并提出了相關(guān)的優(yōu)化措施與創(chuàng)新策略，為日后企業(yè)單位的檔案管理工作提供了相對(duì)的參考建議。

【Abstract】The management of archives plays a crucial role in the development and expansion of the enterprise units. Therefore，through the analysis of the drawbacks and problems existing in the archives management of enterprise units， the paper systematically discusses the necessity of innovating and reforming the archives management of enterprise units. The related optimization measures and innovation strategies are also put forward， so as to provide relative reference suggestions for the archives management of enterprise units in the future.

【關(guān)鍵詞】企業(yè)單位；檔案管理；改革創(chuàng)新

【Keywords】enterprise units； archives management； reform and innovation

【中圖分類(lèi)號(hào)】G275 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2018）05-0001-02

1 引言

隨著我國(guó)企業(yè)單位經(jīng)營(yíng)理念逐漸向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)化轉(zhuǎn)型，追求經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)忽略了檔案管理工作的重要性，造成現(xiàn)階段企業(yè)單位檔案管理工作中存在諸多問(wèn)題，本文通過(guò)對(duì)其問(wèn)題與缺陷進(jìn)行客觀剖析，并總結(jié)出相應(yīng)的改革措施。運(yùn)用科學(xué)、合理的創(chuàng)新理念與管理模式，有效維護(hù)鞏固企業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展，為企業(yè)單位的發(fā)展壯大奠定堅(jiān)實(shí)的保障基礎(chǔ)。

2 企業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 企業(yè)單位檔案管理人員綜合素質(zhì)較低

企業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)、科學(xué)且要求綜合素質(zhì)較高的具體工作流程。所以要求企業(yè)單位檔案管理人員必須具備有一定的業(yè)務(wù)能力與職業(yè)修養(yǎng)。由于我國(guó)當(dāng)下企業(yè)單位檔案管理人才相對(duì)匱乏。諸多企業(yè)單位檔案管理還處于較為傳統(tǒng)的管理模式當(dāng)中。對(duì)相關(guān)人才的培養(yǎng)力度不夠，其任用選拔方式還處于相對(duì)落后的機(jī)制之中。部分企業(yè)單位管理人員自身專(zhuān)業(yè)與自身工作所需完全不符，進(jìn)而在實(shí)際工作中出現(xiàn)較大的管理問(wèn)題。如在檔案材料分類(lèi)與鑒別方面，無(wú)法明確對(duì)檔案材料種類(lèi)與歷史年份準(zhǔn)確掌握了解，大大影響了歸檔進(jìn)度與資料整合。另外，對(duì)上級(jí)所需相關(guān)檔案資料不能及時(shí)地提供交出。在鑒別具有一定專(zhuān)業(yè)性、年限性的檔案時(shí)，由于自身綜合素質(zhì)水平較低，無(wú)法準(zhǔn)確判斷出該檔案的時(shí)效性與可用性，進(jìn)而對(duì)下一步工作開(kāi)展造成了較大影響。最后，企業(yè)單位檔案管理工作人員新老交替現(xiàn)象頻繁，在新老交替交接時(shí)缺乏一定的傳幫帶效應(yīng)，造成了青黃不接、工作癱瘓等負(fù)面現(xiàn)象。進(jìn)而導(dǎo)致新員工企業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)技能與綜合素質(zhì)偏低，造成了提供數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確與材料分類(lèi)混亂等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了企業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行[1]。

2.2 企業(yè)單位檔案管理技術(shù)落后

現(xiàn)階段，我國(guó)部分企業(yè)單位檔案管理技術(shù)落后。由于歷史原因，我國(guó)部分企業(yè)單位檔案管理工作一直使用紙張記錄管理。紙張記錄管理模式弊端較多，其中最大的原因是造成檔案的丟失與損壞。同時(shí)，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)期歲月沉積對(duì)保存紙張的質(zhì)材與墨跡會(huì)造成一定的脫落與模糊，進(jìn)而造成了檔案資料記錄數(shù)據(jù)的不清晰與不準(zhǔn)確，直接影響了企業(yè)單位檔案管理工作的正常開(kāi)展。雖然有部分企業(yè)單位已經(jīng)實(shí)踐了現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息管理模式，并已經(jīng)通過(guò)相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，能夠更為清楚準(zhǔn)確地掌握相關(guān)檔案資料的基本信息。但是卻沒(méi)能建立更為先進(jìn)的聲像檔案管理系統(tǒng)。因此，導(dǎo)致了企業(yè)單位檔案資料缺乏相對(duì)的立體性與形象性，同國(guó)內(nèi)外先進(jìn)科學(xué)的檔案管理技術(shù)還存在較大差距。

2.3 檔案管理人員配置不合理

在企業(yè)單位檔案管理工作人員的配置方面，缺少一定專(zhuān)業(yè)的檔案資深管理人員。部分企業(yè)上層決策者對(duì)檔案管理工作不夠重視，單一片面地認(rèn)為企業(yè)單位檔案管理工作“無(wú)關(guān)緊要、可有可無(wú)”，認(rèn)為既不能主導(dǎo)日常生產(chǎn)，也不能提高經(jīng)濟(jì)效益。因此，對(duì)企業(yè)單位檔案管理部門(mén)中人員進(jìn)行大批裁員，進(jìn)而導(dǎo)致了企業(yè)單位檔案管理工作效率的降低，甚至使其部門(mén)機(jī)構(gòu)形同虛設(shè)[2]。另外，一些企業(yè)單位的檔案管理人員猶如庫(kù)管人員，主要負(fù)責(zé)大門(mén)鑰匙的保存，與簡(jiǎn)單的資料查詢工作。因此，造成了企業(yè)單位檔案管理工作長(zhǎng)期處于原地不動(dòng)的狀態(tài)。整理信息與資料歸檔長(zhǎng)期無(wú)人問(wèn)津，對(duì)企業(yè)單位檔案管理造成極大的負(fù)面影響。

3 實(shí)現(xiàn)企業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的策略

3.1 加強(qiáng)管理人員水平能力創(chuàng)新

各企業(yè)單位應(yīng)該樹(shù)立“人才第一、與時(shí)俱進(jìn)”的內(nèi)部培養(yǎng)理念。通過(guò)外部引進(jìn)與內(nèi)部培養(yǎng)的方式，對(duì)管理人員的相關(guān)專(zhuān)業(yè)能力水平標(biāo)準(zhǔn)評(píng)價(jià)進(jìn)行改革創(chuàng)新。從多方面加大對(duì)企業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)力度。結(jié)合自身企業(yè)單位的實(shí)際情況，定期開(kāi)展檔案管理知識(shí)方面的培訓(xùn)與主題活動(dòng)，并建立相應(yīng)的考核機(jī)制，采用優(yōu)者獎(jiǎng)勵(lì)與劣者淘汰的方式。通過(guò)對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)的考核，系統(tǒng)、科學(xué)、合理的錄用檔案管理人才的選拔，對(duì)其成績(jī)優(yōu)異者應(yīng)該給予一定的經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于成績(jī)一般的人員應(yīng)該給予大力鼓勵(lì)，使其能夠更好投入到學(xué)習(xí)培訓(xùn)中去。另外應(yīng)該引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)的檔案管理理念與教學(xué)模式，通過(guò)創(chuàng)新理念與創(chuàng)新模式的有效結(jié)合，形成一套獨(dú)特的檔案學(xué)習(xí)培養(yǎng)模式，在新穎的教學(xué)培養(yǎng)模式下，不僅調(diào)動(dòng)了培訓(xùn)員工的積極性，更對(duì)提高檔案管理培訓(xùn)的效果與目的起到一定的積極影響[3]。

3.2 加強(qiáng)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新

針對(duì)部分企業(yè)單位檔案管理技術(shù)與硬件設(shè)備落后陳舊的現(xiàn)狀，加大對(duì)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)與設(shè)備的引進(jìn)勢(shì)在必行。部分企業(yè)單位檔案管理工作依舊采取傳統(tǒng)的紙張記錄方式，這種方式不僅陳舊落后還極容易造成檔案的損壞與丟失。隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代來(lái)臨，加大對(duì)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新是其當(dāng)下提高檔案管理的必要措施。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的大背景下，運(yùn)用計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等先進(jìn)設(shè)備，建立完善、科學(xué)的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，可以對(duì)檔案資料進(jìn)行準(zhǔn)確的分類(lèi)與查詢，大大節(jié)省了工作時(shí)間，并提高了檔案管理的工作效率。同時(shí)，積極引進(jìn)更為先進(jìn)的聲像技術(shù)，可以更為立體化地體現(xiàn)出企業(yè)單位檔案資料的基礎(chǔ)信息，對(duì)捕捉檔案對(duì)象的生動(dòng)性與形象性十分重要。因此，通過(guò)對(duì)檔案管理技術(shù)與模式的創(chuàng)新，可以更為清晰、準(zhǔn)確、高效地對(duì)檔案資料進(jìn)行掌握與處理[4]。

3.3 合理配置相關(guān)專(zhuān)業(yè)的管理人才

首先，應(yīng)該加強(qiáng)企業(yè)單位上層決策者對(duì)檔案管理工作的重視程度，樹(shù)立“檔案管理、關(guān)乎全局”的主觀意識(shí)。“火車(chē)跑得快、全靠車(chē)頭帶”形成由上至下的工作態(tài)度與行動(dòng)落實(shí)。切實(shí)把企業(yè)單位檔案管理部門(mén)的人員配置落實(shí)到實(shí)處。應(yīng)該利用創(chuàng)新理念與管理模式對(duì)其檔案管理人員進(jìn)行合理配置。首先應(yīng)該成立相對(duì)獨(dú)立檔案管理機(jī)構(gòu)。合理規(guī)劃優(yōu)秀檔案管理專(zhuān)業(yè)人員的投入數(shù)量，使其可以在自身崗位發(fā)揮較大的實(shí)質(zhì)作用。逐一完善落實(shí)相對(duì)檔案管理人員的工作責(zé)任，從檔案的管理、歸檔、查詢、保管等諸多方面細(xì)致分工，做到人盡其責(zé)[5]。最后，對(duì)那些非檔案管理專(zhuān)業(yè)的人員應(yīng)該進(jìn)行及時(shí)清除，對(duì)工作人員的把控應(yīng)該做到“求精不求多”，對(duì)檔案管理人員數(shù)量的把控應(yīng)該進(jìn)行合理定量與配置，使其企業(yè)單位檔案管理工作可以順利開(kāi)展與實(shí)施。

4 結(jié)論

檔案管理工作對(duì)我國(guó)企業(yè)單位的發(fā)展與經(jīng)營(yíng)影響頗大，由于我國(guó)企業(yè)單位受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制影響較深，在檔案管理工作方面存在諸多問(wèn)題與弊端。從人員的配置、管理的模式與人員的技能等三方面深化剖析，結(jié)合現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)單位實(shí)際現(xiàn)狀，對(duì)其檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)、合理、系統(tǒng)的創(chuàng)新與改革，為企業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展與提升奠定堅(jiān)實(shí)的保障基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

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【3】楊虹.對(duì)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討[J].科技資訊，2017，23（34）：125-125.

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