行政事業(yè)單位檔案管理制度流程體系的研究

萬玉俠

科學(xué)合理的檔案管理不僅可以衡量行政機關(guān)的績效，還可以衡量行政事業(yè)單位的管理水平。檔案管理是真實記錄和反映行政人員的行政經(jīng)驗、能力和成果的重要信息，是認(rèn)識人才、檢驗人才、促進(jìn)人才的重要參考依據(jù)。行政事業(yè)單位的資源取向、模式、戰(zhàn)略，以及未來的發(fā)展都受檔案管理工作的影響，所以檔案管理工作為行政事業(yè)單位提高管理服務(wù)職能有著重要的意義。

一.行政事業(yè)單位檔案管理的基本現(xiàn)狀

行政事業(yè)單位檔案管理是一個系統(tǒng)化、服務(wù)化的過程，在日常工作中很容易被忽略。在行政事業(yè)單位檔案管理開展工作中，檔案管理由于覆蓋面廣、業(yè)務(wù)繁瑣等特殊性，因此，在加強檔案管理過程中存在諸多問題。

1.缺乏足夠的檔案管理意識

由于一些行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視不夠，沒有提供檔案管理所需的人力和經(jīng)濟上的支持，以及一些單位不將檔案管理納入年度考核中，這些因素都導(dǎo)致行政事業(yè)單位的檔案管理工作受到阻礙。

2.檔案管理業(yè)務(wù)流程不清晰

部門行政事業(yè)單位檔案管理流程過于復(fù)雜，各種審批審查環(huán)節(jié)比比皆是，往往是一項審批流程會影響到到其他流程，造成檔案管理工作運行效率低下。“部門墻”太厚，僅僅在各自孤立的活動范圍內(nèi)活動，一味地關(guān)注自己的局部業(yè)務(wù)，需要協(xié)調(diào)的交叉業(yè)務(wù)、重疊業(yè)務(wù)繁多，有的是相互間的隱形使得檔案管理流程模糊，同樣問題重復(fù)發(fā)生。在業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中對于各級管理人員的職責(zé)界定不夠明確，責(zé)任無法落地，制度約束效力太多，執(zhí)行力較差。

3.缺乏完善的檔案管理制度

部分單位還沒有建立完整、科學(xué)、全面的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。使日常的檔案管理工作中缺乏執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理復(fù)雜化、凌亂化。沒有清晰的文件存儲系統(tǒng)和文件恢復(fù)方法，使得查找和使用檔案更加困難。同時，一些行政事業(yè)單位在檔案管理方面缺乏執(zhí)行能力，檔案管理工作缺乏權(quán)威性，導(dǎo)致檔案管理工作效率不高，管理職責(zé)不夠強，使檔案管理工作的管理職能空缺。

二.檔案業(yè)務(wù)關(guān)鍵制度與流程的優(yōu)化分析

1.檔案業(yè)務(wù)模型與流程節(jié)點分析

檔案業(yè)務(wù)是指政府、企業(yè)或者部門對檔案實體和信息進(jìn)行管理的業(yè)務(wù)。在檔案業(yè)務(wù)中，需要輸入檔案管理制度等內(nèi)容，通過檔案分類管理、檔案調(diào)閱管理、檔案歸檔管理、檔案銷毀管理等工作，達(dá)到檔案信息得到保存或利用的效果，其具體的業(yè)務(wù)模型是一個相對閉環(huán)的周期，主要分三個層次：檔案制度的制定—檔案業(yè)務(wù)的執(zhí)行-檔案管理記錄。其中檔案業(yè)務(wù)的執(zhí)行環(huán)節(jié)主要包括檔案的分類、調(diào)閱、歸檔、銷毀等內(nèi)容。

就檔案管理的業(yè)務(wù)流程而言，關(guān)鍵節(jié)點首先包括檔案的前期整理，主要包括檔案整理、分類、編號等關(guān)鍵業(yè)務(wù)節(jié)點，然后是檔案的使用，主要包括檔案調(diào)閱、搜索、檢查等關(guān)鍵業(yè)務(wù)節(jié)點，最后是檔案關(guān)閉環(huán)節(jié)，主要包括檔案審核、銷毀、歸檔關(guān)鍵業(yè)務(wù)節(jié)點。關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程節(jié)點如圖1所示。

圖1 檔案業(yè)務(wù)流程關(guān)鍵節(jié)點

2.檔案業(yè)務(wù)執(zhí)行人員與制度管控分析

用制度管人，管理工作將變得非常輕松，制定清晰的業(yè)務(wù)管控制度可以確保管理人員執(zhí)行效率和質(zhì)量的提升。在檔案業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中，檔案管理業(yè)務(wù)執(zhí)行人員起到關(guān)鍵作用，主要涉及單位負(fù)責(zé)人、行政主管、部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員等人員，其具體承擔(dān)的工作如圖所示。

圖2 檔案業(yè)務(wù)執(zhí)行人員及其職責(zé)

根據(jù)對檔案業(yè)務(wù)主要環(huán)節(jié)及執(zhí)行人員的分析，政府事業(yè)單位在進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)管理過程中，需要利用以下制度進(jìn)行管控，具體如下：針對人員，要出臺相應(yīng)的《檔案管理人員管理制度》和《檔案管理人員績效考核制度》。針對業(yè)務(wù)，要出臺相應(yīng)的《檔案分類管理制度》、《檔案調(diào)閱管理制度》、《檔案銷毀管理制度》等。通過對人員和業(yè)務(wù)的雙重制度管控，進(jìn)而達(dá)到“用制度管人、按流程辦事”。

3.檔案業(yè)務(wù)關(guān)鍵制度與流程分析

根據(jù)對檔案業(yè)務(wù)模型、流程關(guān)鍵節(jié)點、執(zhí)行人員及針對性制度的分析，我們可以得出檔案業(yè)務(wù)的關(guān)鍵制度和流程。將檔案的業(yè)務(wù)關(guān)鍵制度和業(yè)務(wù)關(guān)鍵流程一一對應(yīng)如下。

圖3 檔案業(yè)務(wù)關(guān)鍵制度與流程

在檔案管理制度流程體系的基礎(chǔ)上，要進(jìn)一步完善檔案管理制度體系的評估，制度體系建設(shè)工作標(biāo)準(zhǔn)要與檔案業(yè)務(wù)流程全過程要匹配，要重點圍繞可用、可控、可操作的要求，對檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化和流程化設(shè)計，構(gòu)建起完整的業(yè)務(wù)管理鏈。

三.檔案管理制度流程體系的實施保障

1.建立完善的檔案管理制度流程體系，為檔案管理工作順利開展提供保障。

一套完善的檔案管理制度流程體系的建立至關(guān)重要，在檔案管理過程中，要按照管理制度化、制度流程化、流程規(guī)范化的總要求，以檔案管理制度為基礎(chǔ)，以檔案管理崗位為主體，以檔案管理關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程為中心，突出問題導(dǎo)向，通過梳理完善體系、健全管理機制、培育制度文化、實施流程再造工程，將制度流程融入檔案管理業(yè)務(wù)領(lǐng)域中；通過強化檔案管理關(guān)鍵制度流程體系建設(shè)，梳理繪制關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程圖，明確檔案管理崗位節(jié)點及職責(zé)分工等重要舉措，逐步建立起覆蓋全面、上下銜接、流程高效、責(zé)權(quán)一致、有效制衡的檔案管理制度流程體系。

2.推進(jìn)檔案管理工作專業(yè)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化進(jìn)程。

新時期檔案管理工作給檔案工作者提出了更高的要求。行政事業(yè)單位應(yīng)采取多重措施實現(xiàn)企業(yè)檔案人才結(jié)構(gòu)的合理化，提升檔案管理隊伍綜合素質(zhì)。設(shè)立嚴(yán)格的檔案管理人才聘任制度，提高要求，確保管理人才專業(yè)性。日常工作中也需要積極開展培訓(xùn)課程，及時更新工作理念與技能。要重視對信息技術(shù)型人才的發(fā)掘，滿足數(shù)字化檔案建設(shè)管理需求，提升檔案管理信息技術(shù)含量。

3.提升檔案管理人員的素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)管理效率與質(zhì)量。

行政事業(yè)單位要加強領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識，積極組織有關(guān)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)，參加一些檔案管理的會議及相關(guān)培訓(xùn)。只有領(lǐng)導(dǎo)者意識到檔案管理的重要性，才能加強檔案管理工作。定期對檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，并定期進(jìn)行考核，對于不合格的工作人員給予相應(yīng)的處罰。加強檔案管理部門與業(yè)務(wù)交叉管理部門的交流，增進(jìn)了解，相互促進(jìn)，提高檔案管理的工作水平和能力。

四.結(jié)論

檔案管理工作是發(fā)揮政府職能的一個重要部分。面對新時代背景下政府服務(wù)職能的不斷升級強化，檔案管理模式要不斷進(jìn)行創(chuàng)新，在遵循檔案管理工作客觀規(guī)律的基礎(chǔ)上，站在新起點，拓展新思路、新方法去研究和處理各種問題，加強對檔案的整理、收集、開發(fā)以及保護(hù)等各項工作，使檔案管理科學(xué)化、高效化、標(biāo)準(zhǔn)化，全面構(gòu)建起制度流程體系完備、服務(wù)功能齊全、信息化程度高的現(xiàn)代檔案管理模式，從而保障事業(yè)單位檔案管理工作高效運行。

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