高校檔案去向管理系統(tǒng)研究

武漢輕工大學

檔案去向是大學生畢業(yè)后最需要知道的事情，學校建立檔案去向查詢系統(tǒng)，方便學生查詢自己的檔案去向，檔案去向的信息直接關系到學生的切身利益，關系到高校辦學質量和聲譽。為進一步完善高等學校檔案管理制度，提高工作效率，維護高校畢業(yè)生離校后的檔案去向信息很有必要。

一、建立檔案去向管理系統(tǒng)的需求現(xiàn)狀

在很多高校，大學生畢業(yè)后，根據(jù)其工作地和個人要求，需要將其檔案郵寄到相關用人單位或回原籍。由于檔案不隨個人帶走，這樣，往往是畢業(yè)生到單位工作后，對于檔案的事情會遺忘，有的幾年甚至十幾年都不問檔案的事情，直到遇到問及檔案的時候，才想到問高校，如果時間較長，曾經(jīng)經(jīng)辦的老師都已不在崗位或換了其他管理人員，使得檔案信息很難查到。還有些畢業(yè)生實在查不到，就回學校重新補辦，開證明等。建立一套方便管理者管理，又能更好服務學生的檔案去向管理系統(tǒng)，在現(xiàn)實工作中存在必然的需求。

二、建立檔案去向管理系統(tǒng)的現(xiàn)實意義

目前，信息技術發(fā)展迅速，信息技術帶動了現(xiàn)代社會深刻的變革，也為教育的信息化帶來了重大影響。在高等學校里，實行教育信息化進行各項工作的管理，將是提升工作效率重要的一方面。檔案管理是高校學生工作中不可或缺的一部分，將檔案管理進行信息化的實施和推廣，有利于促進和推動高校學生事務性管理的工作。信息化不僅可以提高檔案管理工作的效率，更可以加強檔案管理工作規(guī)范，便于數(shù)據(jù)工作的管理與對接。隨著信息化發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的日趨成熟，做好檔案去向管理工作，為深化檔案管理改革添加助力。

三、檔案管理系統(tǒng)設計的相關環(huán)境

本系統(tǒng)采用的是網(wǎng)絡化管理模式，只需要對服務器做必要條件的要求就行了。也可采用單獨服務器來進行。為了保證各項功能協(xié)調進行，需要將達到一定的配置來滿足系統(tǒng)所需軟件的安裝和正常需求，建議部分硬件配置要達到以下標準：

處理器：兼容處理器或更高速度的處理器，建議1GHZ或更高；

內存：建議2GB或更大；

操作系統(tǒng)可以安裝winxp/win7/win8/win10或更高版本，必須安裝相應的iis(internet信息服務，iis的版本可以根據(jù)對應的操作系統(tǒng)進行選擇)

作為后臺管理，建議安裝ftp下載軟件。

四、系統(tǒng)開發(fā)工具和技術

本系統(tǒng)的設計基于asp環(huán)境的B/S架構，其客戶端是標準的瀏覽器，后臺數(shù)據(jù)庫采用Access或SQL數(shù)據(jù)庫。

五、檔案管理系統(tǒng)總體設計

根據(jù)對檔案管理系統(tǒng)功能的分析，按照軟件工程中的模塊化程序設計和“自頂向下”的原則，本系統(tǒng)分成三大模塊，即系統(tǒng)用戶、管理員用戶和學生用戶。系統(tǒng)業(yè)務辦理流程：首先是系統(tǒng)用戶設置管理員，對管理員用戶進行分配用戶權限，對數(shù)據(jù)進行分類，按照工作流程涉及到新增，批量添加和數(shù)據(jù)導出以及編輯等模塊。管理員用戶根據(jù)用戶名和密碼登陸，就可以進行錄入學生檔案去向信息數(shù)據(jù)，對以往的檔案信息數(shù)據(jù)進行維護以及備份操作。學生用戶根據(jù)自己的姓名和身份證號登錄，登錄成功后就可以查詢自己檔案去向的具體情況。如果不是管理員用戶，將不能進入系統(tǒng)。僅僅管理員用戶才能對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行修改，學生用戶不能對數(shù)據(jù)進行修改，確保了數(shù)據(jù)的完整性、準確性以及安全性。

六、檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設計

本系統(tǒng)采用Access作為數(shù)據(jù)庫。根據(jù)系統(tǒng)管理員，管理員和學生三類用戶，系統(tǒng)要完成相應的功能模塊，如系統(tǒng)管理員分配管理員賬號，編輯管理員的賬號信息等；管理員用戶收集畢業(yè)生去向數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)通過新增或導入進行錄入，編輯學生檔案去向信息并加以說明等，學生用戶查詢個人基本信息，了解檔案郵寄單號，檔案所在地址，聯(lián)系方式等。所以在進行設計具體的數(shù)據(jù)庫前，首先要設計其邏輯結構，然后再進行建立和關聯(lián)具體的數(shù)據(jù)庫，將該數(shù)據(jù)庫設計為以下表文件：用戶數(shù)據(jù)表，畢業(yè)生數(shù)據(jù)表，檔案信息數(shù)據(jù)表等。

七、檔案管理系統(tǒng)詳細設計和實現(xiàn)

本系統(tǒng)按用戶可以包括三大主要模塊：學生用戶、管理員用戶和系統(tǒng)用戶。不同的用戶對應顯示的內容不同，大致劃分為(如圖1)：

八、結論

目前管理系統(tǒng)的設計已經(jīng)比較完備，主要是采用單機版的安裝模式，在信息化管理模式下，檔案管理人員不能僅僅在本機上進行操作，這樣數(shù)據(jù)獲取不及時，往往造成漏報，錯報等現(xiàn)象。本系統(tǒng)根據(jù)web系統(tǒng)設計的特點，采用網(wǎng)絡管理模式，能準確的獲悉畢業(yè)生檔案變更信息，并將處理結果能及時反饋給相關部門，簡化了檔案管理人員的工作程序，使得檔案管理工作效率大大提高。

圖1

[1]薩師煊，王珊.數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)概論(第五版)[M].高等教育出版社，2014.

[2]程成.軟件工程[M].機械工業(yè)出版社.2011

[3]Chris Hart，John Kauffman著，張 楚雄，高猛譯.ASP.NET 2.0 入門經(jīng)典(第4版)[M].清華大學出版社，2010.