檔案跟蹤服務(wù)在電廠技改項(xiàng)目中的作用

火力發(fā)電廠作為科技和人才密集的企業(yè)，每年都有技術(shù)改造項(xiàng)目。目前，技改項(xiàng)目主要包括立項(xiàng)決策階段、設(shè)計(jì)階段、施工階段、竣工交付使用階段以及后評價階段。每個階段任務(wù)的完成，又必須以大量相關(guān)的檔案信息為依據(jù)。因此，檔案人員可根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況，及時地、連續(xù)地向相關(guān)參與人員提供對對口的、準(zhǔn)確的各種檔案信息服務(wù)，直到項(xiàng)目完成。這種服務(wù)就是項(xiàng)目檔案的信息跟蹤服務(wù)，它在整個技改項(xiàng)目周期起著巨大的作用。下面以我公司超低排放技改項(xiàng)目為例進(jìn)行闡述。

一、檔案信息跟蹤服務(wù)在立項(xiàng)階段的作用

技改項(xiàng)目立項(xiàng)階段主要工作有編制項(xiàng)目建議書，進(jìn)行可行性研究和編制可行性研究報(bào)告，有的項(xiàng)目還要進(jìn)行建設(shè)場地的地震安全性評價和工程項(xiàng)目的環(huán)境影響評價。

此次進(jìn)行改造的機(jī)組容量為2×300MW，自然循環(huán)單爐膛。由于機(jī)組燃用煤質(zhì)與設(shè)計(jì)煤質(zhì)存在較大差異，含硫量大幅度偏離設(shè)計(jì)煤含硫量。2011年進(jìn)行脫硫改造，2013年進(jìn)行脫硝改造，2014年進(jìn)行除塵布袋更換，同步進(jìn)行了鍋爐低氮燃燒改造、拆除脫硫煙氣旁路、引風(fēng)機(jī)改造等項(xiàng)目，使得煙氣中固體顆粒物、SO2排放濃度低于30mg/Nm3、100mg/Nm3，通過環(huán)保驗(yàn)收。2016年，由于環(huán)保政策要求，電廠進(jìn)行煙氣脫硫、除塵超低排放改造，要求改造后煙氣中固體顆粒物、SO2排放濃度低于5mg/Nm3、35mg/Nm3。

可行性分析是論證項(xiàng)目的理論意義、實(shí)用價值和經(jīng)濟(jì)效益的前期調(diào)研過程。它要求以經(jīng)濟(jì)效益為核心，圍繞影響項(xiàng)目的各種因素，運(yùn)用大量的數(shù)據(jù)資料論證擬建項(xiàng)目是否可行。在此過程中，需要檔案人員開展檔案信息跟蹤服務(wù)，把過去的、現(xiàn)有的、本企業(yè)的、相關(guān)企業(yè)的檔案信息匯集起來，包括試驗(yàn)數(shù)據(jù)、論證材料、計(jì)算圖表、附圖等，經(jīng)過分析整理，提供給包括計(jì)劃部、生產(chǎn)設(shè)備部、運(yùn)行部在內(nèi)的相關(guān)部門，使參與項(xiàng)目的人員能很快了解技改前的現(xiàn)狀、技改需要達(dá)到的科技水平以及科技新工藝、新技術(shù)、新成果及市場動態(tài)等，從而確定擬立項(xiàng)項(xiàng)目要達(dá)到的技術(shù)水平、市場目標(biāo)、成本目標(biāo)和質(zhì)量目標(biāo)，進(jìn)而完成項(xiàng)目的論證工作。

公司在立項(xiàng)期間，積極開展前期工作，委托專業(yè)的第三方公司編制《超低排放技術(shù)改造可行性研究報(bào)告》《超低排放改造技改工程環(huán)評報(bào)告》《超低排放改造工程節(jié)能評估報(bào)告》等相關(guān)文件，委托招標(biāo)公司代理招標(biāo)，發(fā)布施工單位、監(jiān)理單位等招標(biāo)文件，對技改項(xiàng)目的商務(wù)部分和技術(shù)部分分別提出規(guī)范和要求。并將在此階段產(chǎn)生的所有前期文件都及時進(jìn)行了歸檔。

由此可見，開展檔案跟蹤服務(wù)在項(xiàng)目論證中具有十分重要的作用，有利于參與者開闊思路，啟迪創(chuàng)新。

二、檔案信息跟蹤服務(wù)在設(shè)計(jì)階段的作用

設(shè)計(jì)階段是對擬進(jìn)行技改項(xiàng)目的實(shí)施在技術(shù)上和經(jīng)濟(jì)上進(jìn)行全面而詳盡的安排。分為初步設(shè)計(jì)和施工圖設(shè)計(jì)。內(nèi)容包括項(xiàng)目背景描述、目標(biāo)確定、范圍規(guī)劃、范圍定義、工作分解、工作排序、工作延續(xù)時間估計(jì)、進(jìn)度安排、資源計(jì)劃、費(fèi)用估計(jì)、費(fèi)用預(yù)算、質(zhì)量計(jì)劃、質(zhì)量保證等內(nèi)容。具體工作包括招投標(biāo)工作、合同簽訂、施工圖制作等。

公司委托內(nèi)蒙古能源發(fā)電聚能招標(biāo)有限公司就超低排放技改項(xiàng)目發(fā)出招標(biāo)公告后，國內(nèi)有二十多家公司有意向參與投標(biāo)。在此期間，公司檔案室向?qū)彶橘Y質(zhì)合格的意向單位提供項(xiàng)目相關(guān)的技術(shù)檔案，方便意向單位按照招標(biāo)文件技術(shù)部分結(jié)合的要求，進(jìn)一步獲取詳細(xì)的技術(shù)參數(shù)，編制投標(biāo)文件。

招標(biāo)公司按照公司的要求，對投標(biāo)文件進(jìn)行審查，經(jīng)過評標(biāo)、議標(biāo)、開標(biāo)等一系列必須環(huán)節(jié)，確定此次超低排放技改EPC項(xiàng)目的中標(biāo)單位為北京清新環(huán)境技術(shù)股份有限公司，并簽訂合同，合同內(nèi)容包括設(shè)計(jì)、施工和設(shè)備供貨以及調(diào)試。清新公司立即著手施工圖的設(shè)計(jì)。在此階段產(chǎn)生的招標(biāo)、投標(biāo)及評標(biāo)文件以及合同都及時歸檔。

由此可見，開展檔案跟蹤服務(wù)在項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段中具有十分重要的作用，可為參與者提供真實(shí)的、詳細(xì)的一手材料。

三、檔案信息跟蹤服務(wù)在項(xiàng)目施工階段的作用

技改項(xiàng)目施工階段就是技改項(xiàng)目一經(jīng)批準(zhǔn)開工建設(shè)，項(xiàng)目就進(jìn)入建筑安裝實(shí)施階段。在此階段，不僅需要查閱項(xiàng)目設(shè)計(jì)圖，還要就細(xì)節(jié)問題查閱大量的曾經(jīng)的檔案信息，同時也會產(chǎn)生大量的施工過程文件，涉及到合同管理、物資管理、工程質(zhì)量管理、安全管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理以及進(jìn)度控制、范圍變更控制與環(huán)境保護(hù)等各方面內(nèi)容。這些文件的產(chǎn)生單位一般為施工單位和監(jiān)理單位。

在這個階段，檔案工作人員應(yīng)主動下現(xiàn)場，對施工單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。在越低排放改造項(xiàng)目期間，我們對施工單位和監(jiān)理單位進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在工程進(jìn)行初期召開會議，就需要立檔的技術(shù)資料范圍進(jìn)行了說明。施工單位極其重視檔案工作，指定各專業(yè)的專工進(jìn)行檔案的收集、保管工作，在工程期間隨時接受檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在工程結(jié)束前集中到檔案室接受檔案立卷規(guī)范的培訓(xùn)。

由此可見，開展檔案跟蹤服務(wù)在項(xiàng)目施工階段中具有十分重要的作用，可為參與者提供細(xì)致的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

四、檔案信息跟蹤服務(wù)在竣工驗(yàn)收階段的作用

技改項(xiàng)目竣工驗(yàn)收交付使用階段是當(dāng)項(xiàng)目實(shí)施完畢，具備驗(yàn)收條件后由項(xiàng)目所在單位向生產(chǎn)技術(shù)部門提出竣工驗(yàn)收報(bào)告（報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包含驗(yàn)收方案和驗(yàn)收條款），生產(chǎn)技術(shù)部門組織相關(guān)科室和專業(yè)人員對項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，包括范圍確認(rèn)、質(zhì)量驗(yàn)收、費(fèi)用決算與審計(jì)、項(xiàng)目資料與驗(yàn)收、項(xiàng)目交接與清算、項(xiàng)目審計(jì)及項(xiàng)目后評價。項(xiàng)目后評價是對項(xiàng)目的立項(xiàng)決策、設(shè)計(jì)施工、竣工投產(chǎn)、生產(chǎn)經(jīng)營等全過程進(jìn)行系統(tǒng)評價的一種技術(shù)經(jīng)濟(jì)活動，是在項(xiàng)目投入生產(chǎn)使用一段時間后再進(jìn)行的環(huán)節(jié)，此文不做探討。

項(xiàng)目竣工驗(yàn)收是技改項(xiàng)目的最后一個環(huán)節(jié)，同時也是今后同類項(xiàng)目應(yīng)用或推廣的起點(diǎn)，它是整個技改項(xiàng)目活動中的關(guān)鍵工作。在項(xiàng)目驗(yàn)收前，檔案人員要把項(xiàng)目的全部科技文件材料收集齊全，包括施工圖、設(shè)計(jì)變更、竣工圖、分項(xiàng)分部質(zhì)量驗(yàn)評、施工過程管理性文件等，按照檔案規(guī)范嚴(yán)格審查、把關(guān)，在確保歸檔文件材料質(zhì)量的前提下，做到應(yīng)歸盡歸。這對項(xiàng)目驗(yàn)收工作起著重要的作用。

項(xiàng)目竣工驗(yàn)收是從“立項(xiàng)”預(yù)期的目標(biāo)值、安全、環(huán)保、工藝、投資、經(jīng)濟(jì)效益等全方位進(jìn)行評價，并出具驗(yàn)收報(bào)告及評語，各參加人員會簽，會簽后的材料檔案室存檔備案。

在驗(yàn)收超低排放技改項(xiàng)目竣工材料時，發(fā)現(xiàn)有的地方只有項(xiàng)目單位領(lǐng)導(dǎo)的簽字，卻沒有項(xiàng)目單位的公章；有個別設(shè)備有使用說明書無合格證；有個別竣工圖章上缺少簽字。在反映給施工單位項(xiàng)目組后，對方都及時給予補(bǔ)蓋、補(bǔ)交和補(bǔ)簽，使得項(xiàng)目驗(yàn)收手續(xù)齊全，214卷項(xiàng)目檔案的順利交接，整套資料系統(tǒng)、規(guī)范、完整。由此可見，開展檔案跟蹤服務(wù)在項(xiàng)目竣工階段具有十分重要的作用，可規(guī)范性的接收各類竣工檔案。

2017年3月，內(nèi)蒙古自治區(qū)環(huán)境監(jiān)測中心出具的《超低排放改造工程建設(shè)項(xiàng)目竣工環(huán)境保護(hù)驗(yàn)收監(jiān)測報(bào)告》各參數(shù)顯示，公司超低排放技改項(xiàng)目達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

通過超低排放技改項(xiàng)目這個實(shí)例，不難發(fā)現(xiàn)，在技改項(xiàng)目中實(shí)行全程跟蹤服務(wù)，尤其是在施工過程中對各施工單位進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)是很有必要的，及時對施工單位進(jìn)行業(yè)務(wù)檢查及指導(dǎo)，能及時了解施工單位檔案工作質(zhì)量，及早發(fā)現(xiàn)了立卷中出現(xiàn)的問題，把業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查相結(jié)合，進(jìn)而保證竣工資料歸檔工作的質(zhì)量。

可見，在電廠技改項(xiàng)目中，檔案人員通過各種渠道和途徑不失時機(jī)地開展創(chuàng)造性的跟蹤服務(wù)，前期可以起到“雨前送傘，雪中送炭”的作用，中期可發(fā)揮著保證項(xiàng)目水平、項(xiàng)目質(zhì)量的作用，后期可發(fā)揮歷史憑證和技術(shù)儲存的作用，同時也能促進(jìn)檔案服務(wù)機(jī)制的轉(zhuǎn)變，推動檔案管理工作規(guī)范、持久的發(fā)展，從而為電廠自身的發(fā)展提供更多的知識支撐。

[1]朱紅.試論檔案信息跟蹤服務(wù)與作用 黑龍江史志，2009, (7)

[2]顧曉玲.淺析檔案信息的跟蹤服務(wù).機(jī)電兵船檔案，2012, (1)

[3] 劉海敏等.檔案信息為科研課題跟蹤服務(wù)的實(shí)踐與認(rèn)識,會議論文2012年全國檔案工作者年會2012

[4]姚娟 .加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)主動跟蹤服務(wù)哈爾濱市軌道交通3號線一期工程項(xiàng)目率先通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，黑龍江檔案，2016, (6)

[5] 趙琪.項(xiàng)目管理成熟度模型的理論與應(yīng)用研究,學(xué)位論文 南京航空航天大學(xué)2006