新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化研究

摘要：檔案管理作為企事業(yè)單位內(nèi)部管理工作中的核心內(nèi)容，它具有一定的憑證價值和參考價值，因此，必須要做好檔案管理工作。隨著我國檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，檔案管理工作變得更加復(fù)雜。同時，也對檔案管理工作的規(guī)范化提出了更高的要求。為了更好的適應(yīng)當(dāng)前新形勢的要求，規(guī)范檔案管理的工作流程是必不可少的工作任務(wù)。做好檔案管理工作有利于提升工作質(zhì)量與效率，從而為企業(yè)綜合競爭力的提高奠定堅實的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理；規(guī)范化

1新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的必要性及要求

社會對企事業(yè)單位的經(jīng)營管理隨著社會各領(lǐng)域的不斷發(fā)展，也對經(jīng)營管理提出了更高的需求。只有充分重視檔案管理工作，才能進一步規(guī)范檔案管理工作的相關(guān)流程，進而使檔案管理內(nèi)容不斷完善，管理水平不斷提升。一般企事業(yè)單位的檔案資料主要記錄的都是企事業(yè)單位的經(jīng)營發(fā)展歷史，且大多都是文字圖片等方面的內(nèi)容。在實施檔案管理的過程中，應(yīng)合理應(yīng)用整理方法，并實時做好數(shù)據(jù)錄入以及檔案信息備份，可借助信息數(shù)據(jù)庫來處理一些比較重要的加密信息。將檔案管理工作規(guī)范化，不僅有利于確保企事業(yè)單位的信息安全，還有利于推動企事業(yè)單位的深入發(fā)展

2新形勢下檔案管理工作中存在的問題

2.1檔案管理體系不夠健全

目前很多單位在檔案管理工作中不重視檔案管理制度建立，使得日常檔案管理工作缺乏科學(xué)依據(jù)和規(guī)范性，這就直接影響了正常檔案管理工作的開展，降低了檔案管理工作效率，無法實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化開展。

2.2檔案管理人員的素質(zhì)較低，無法滿足工作需求

新形勢下要求檔案管理工作更加信息化和規(guī)范化，對檔案管理人員的要求也提出了更高的要求，然而當(dāng)前檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低，既不具備專業(yè)的檔案管理知識，又沒有緊跟時代步伐掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，甚至部分工作人員還受傳統(tǒng)檔案管理思想影響，只會簡單地對檔案進行整理和歸檔，未掌握一定的信息化技術(shù)，使得檔案管理工作無法擺脫原有的束縛，無法滿足新形勢下檔案管理工作的需求。

2.3檔案管理方法落后且信息化程度低

信息化的到來要求檔案管理工作要緊跟時代腳步，充分實現(xiàn)檔案的信息化管理，可目前在檔案管理工作中，檔案管理方法落后且信息化程度較低，遠遠無法滿足時代對檔案管理工作的要求，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案管理方法落后，仍然采用傳統(tǒng)的手工登記方法，直接降低了檔案工作效率和質(zhì)量。二是在檔案管理中還未充分引用信息化技術(shù)，沒有充分發(fā)揮出信息化技術(shù)的作用，致使檔案管理工作存在著很多隱患。

3新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化策略

3.1完善檔案管理工作制度

在檔案管理工作中，想要具有良好的檔案管理效果，就需要有完善的檔案管理工作制度，這也是檔案管理規(guī)范化的前提。在檔案管理工作制度的完善過程中，管理者可以制定一些責(zé)任落實管理制度，約束檔案管理人員的行為和意識，促進檔案的規(guī)范化管理。如檔案借閱的保密制度、歸檔整理制度、銷毀鑒定制度和檔案庫房的管理制度，這些制度的建立降了約束管理人員之外，還能為他們的工作開展提供制度依據(jù)，將具體的工作責(zé)任落實到個人，促進檔案管理工作規(guī)范化的實現(xiàn)和發(fā)展。

3.2提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在檔案管理工作中，管理人員的綜合素質(zhì)會直接影響到檔案管理的質(zhì)量和規(guī)范性，所以相關(guān)部門需要重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高。要想提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，相關(guān)部門可以定期開展培訓(xùn)，加強管理人員對檔案管理規(guī)范化和標準化的認識，培養(yǎng)他們工作的責(zé)任心，還需要對檔案管理人員進行管理專業(yè)化知識的培訓(xùn)，傳授先進的管理知識和技術(shù)，使他們能夠更好地投入管理工作，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)劃化。

3.3提升檔案管理工作的信息化水平

隨著信息科學(xué)水平的不斷提高，越來越多的先進信息科學(xué)技術(shù)逐漸得到了開發(fā)和運用，這為檔案管理工作提供了良好的條件。信息科學(xué)技術(shù)具有諸多使用優(yōu)點，它能提升檔案管理工作的信息化水平，加強檔案管理的電子化建設(shè)，提高檔案管理準確性和效率。利用計算機技術(shù)進行檔案信息搜集、檔案信息整理等，能有效提高信息利用效率，便于檔案信息的保存和更新。檔案管理工作的信息化建立是企業(yè)未來發(fā)展需要重視的內(nèi)容，對企業(yè)的長期發(fā)展具有重要意義。

4企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢分析

4.1信息化發(fā)展

當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)紛紛利用信息技術(shù)開展工作，企業(yè)檔案管理同樣如此，檔案信息化發(fā)展趨勢日趨明顯，特別是云計算與大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，對企業(yè)檔案管理產(chǎn)生了深遠影響。這就需要企業(yè)檔案管理人員把握大數(shù)據(jù)與云計算的特點，革新思想觀念以及管理方式，構(gòu)建檔案管理云平臺，實現(xiàn)企業(yè)各部門、各系統(tǒng)、各業(yè)務(wù)信息資料的統(tǒng)一高效管理。此外，還需利用大數(shù)據(jù)技術(shù)從海量數(shù)據(jù)資源中挖掘有效信息，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，對有保存價值的信息實現(xiàn)多載體、多類型備份管理，注意信息化檔案管理的安全性。

4.2標準化發(fā)展

一切管理活動的開展都需按照制度進行，企業(yè)檔案管理也有其行業(yè)標準。檔案管理標準化要求檔案管理統(tǒng)一化、簡化、協(xié)調(diào)化以及最優(yōu)化，這也是做好企業(yè)檔案管理工作的基本準則。一直以來，國內(nèi)企業(yè)多按照行業(yè)標準或是國家標準開展檔案管理工作。但隨著全球經(jīng)濟一體化的發(fā)展，國內(nèi)企業(yè)與國際企業(yè)的聯(lián)系越來越密切，特別是跨國公司的增加，更需要企業(yè)引入國際檔案管理標準對本企業(yè)的檔案資料進行更為規(guī)范的管理，使相關(guān)工作更好發(fā)展。

4.3資產(chǎn)化發(fā)展

所謂檔案管理資產(chǎn)化發(fā)展，即是指企業(yè)將檔案資料看作是自身資產(chǎn)的一部分，并充分挖掘其價值，使之為自身帶來經(jīng)濟利益。當(dāng)前是知識經(jīng)濟時代，而企業(yè)檔案資料也具有知識屬性以及信息屬性，這便決定了其在知識經(jīng)濟時代的價值地位，其也可以成為企業(yè)的無形資產(chǎn)。此外，企業(yè)的檔案管理工作從本質(zhì)上來看也是一項知識管理工作，企業(yè)對檔案資料加以科學(xué)開發(fā)和合理利用，一定能創(chuàng)造出相應(yīng)的經(jīng)濟效益，特別是企業(yè)的科研檔案，其經(jīng)濟價值很大，有助于提升企業(yè)市場競爭力。

4.4集成化發(fā)展

集成即指聯(lián)系，是將孤立的事物聯(lián)系在一起形成有機整體之過程。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案的集成化管理成為可能，主要可包含以下兩個方面：一方面，檔案資源的集成化，即文件與檔案的一體化、文檔與圖書情報的一體化以及各類數(shù)據(jù)的集成化。這表明，企業(yè)檔案管理將不再對文件與檔案、各類數(shù)據(jù)、檔案與圖書情報進行嚴格區(qū)分，而是進行統(tǒng)一管理。另一方面，業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的集成。這是指利用信息技術(shù)搭建一體化平臺，實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的自動歸檔，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)無縫對接。

結(jié)束語：

綜上所述，我們知道，新形勢下實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范非常重要，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化既能提高檔案的利用率，又能提升自身的管理水平，確保檔案資料的完整性和真實性。因此，檔案管理工作人員應(yīng)切實抓住檔案管理的發(fā)展機遇，不斷創(chuàng)新檔案管理方式，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

參考文獻

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作者簡介：曹嫄媛，1990-03-06，籍貫：河北寧晉，職務(wù)：助理館員，研究方向：檔案管理。

（作者身份證號碼：120103199003062147）