固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的前端控制

熊瑤 原月

摘要：固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全是對(duì)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的最基本要求，也是檔案專項(xiàng)驗(yàn)收和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的前提。本文中筆者將前端控制思想引入項(xiàng)目檔案管理，從思想觀念、管理制度、工作模式、關(guān)鍵點(diǎn)把控、人才培養(yǎng)等方面提出具體建議，以期提升項(xiàng)目檔案管理水平，確保項(xiàng)目檔案質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目檔案前端控制

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案（以下簡(jiǎn)稱項(xiàng)目檔案）是指固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目在提出、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工過程中，以及配套工藝設(shè)備儀器申購、研制、安裝、調(diào)試和經(jīng)費(fèi)使用等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像及其他形式的歷史記錄。它是項(xiàng)目建設(shè)工作的重要組成部分，更是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必要條件。

2006年，國家檔案局印發(fā)的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收方法》第四條明確規(guī)定“項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收”，從國家層面對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收做出了明確規(guī)定，奠定了項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目工作中的重要地位。實(shí)際工作中，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目資金投入大、周期長、專業(yè)多，檔案形成周期長、數(shù)量大、難受控、門類復(fù)雜，項(xiàng)目檔案管理步履維艱，檔案質(zhì)量差強(qiáng)人意。如何有效積累、科學(xué)管理項(xiàng)目檔案，是項(xiàng)目檔案工作亟須解決的難題。

一、項(xiàng)目檔案前端控制的含義

前端控制思想由法國檔案學(xué)者C·諾加雷提出，他指出“檔案工作者要重新考慮他們?cè)谖募芷谥羞M(jìn)行干預(yù)的時(shí)機(jī)，甚至重新思考這種生命周期本身”。所謂“前端控制”，是指針對(duì)電子文件的管理，要從文件形成之時(shí)甚至形成之前就對(duì)文件形成一直到歸檔的整個(gè)過程通盤規(guī)劃，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督。前端控制思想源于電子文件的產(chǎn)生，被稱為“電子文件時(shí)代的新思維”，它要求檔案工作者由只關(guān)注“后端”轉(zhuǎn)而將注意力放到“前端”。這一思想同樣適用于項(xiàng)目檔案的管理。

項(xiàng)目檔案的前端控制，就是將檔案管理工作介入節(jié)點(diǎn)前置到項(xiàng)目立項(xiàng)階段，從項(xiàng)目文件形成之時(shí)甚至形成之前，就對(duì)整個(gè)項(xiàng)目文件從形成到歸檔的全過程進(jìn)行全面規(guī)劃與預(yù)先規(guī)范，對(duì)文件形成、積累、預(yù)立卷等過程進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤監(jiān)督和節(jié)點(diǎn)把控，確保項(xiàng)目檔案質(zhì)量。

二、項(xiàng)目檔案前端控制的必要性

（一）前端控制是檔案部門應(yīng)履行的基本職責(zé)

雖然前端控制思想是在電子文件時(shí)代被作為一種新的檔案管理思維提出來的，但在《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》（以下簡(jiǎn)稱《實(shí)施辦法》）中早已有所體現(xiàn)。《實(shí)施辦法》規(guī)定檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)“指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作”，要求檔案機(jī)構(gòu)將工作節(jié)點(diǎn)提前到文件形成之時(shí)，即對(duì)文件進(jìn)行前期管控。《實(shí)施辦法》明確地從國家法律層面將前端控制作為檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)履行的基本職責(zé)。

（二）前端控制是項(xiàng)目檔案管理的基本要求

2002年，國家檔案局印發(fā)的《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》中提出“項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案的移交應(yīng)與項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行”，這種對(duì)項(xiàng)目文件的同步管理要求，是前端控制思想在項(xiàng)目檔案管理中的體現(xiàn)，說明前端控制已成為項(xiàng)目檔案管理工作的基本要求。

（三）前端控制是確保項(xiàng)目檔案質(zhì)量的重要手段

從文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論看來，文件和檔案是一個(gè)事物的兩個(gè)不同階段，前端控制對(duì)文件階段進(jìn)行管理，確保文件質(zhì)量，為項(xiàng)目檔案質(zhì)量提供保障。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收，建設(shè)周期長，人員變動(dòng)頻繁，文件易流失；參建單位多，文件管理標(biāo)準(zhǔn)不一；環(huán)節(jié)復(fù)雜，文件難管控等問題時(shí)有出現(xiàn)，這些直接影響著項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，關(guān)乎項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。前端控制就是要在項(xiàng)目立項(xiàng)之前，通過明確各方職責(zé)，提出管理標(biāo)準(zhǔn)，緊抓關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，落實(shí)過程管控，確保項(xiàng)目檔案質(zhì)量。

三、實(shí)施項(xiàng)目檔案前端控制的具體舉措

（一）轉(zhuǎn)變思想，將項(xiàng)目檔案前端控制理念落到實(shí)處

一是項(xiàng)目參建各方應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案工作是確保項(xiàng)目驗(yàn)收必不可少的工作。只有項(xiàng)目檔案驗(yàn)收通過，才能開展項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。檔案是項(xiàng)目實(shí)施過程的原始記錄，而非事后編寫的材料，應(yīng)將項(xiàng)目檔案管理作為一項(xiàng)前瞻性工作，在項(xiàng)目前期就制定工作計(jì)劃，對(duì)項(xiàng)目文件和檔案管理工作進(jìn)行全盤規(guī)劃，規(guī)避管理漏洞與質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。

二是檔案人員要轉(zhuǎn)變“重后端輕前端”的理念，將項(xiàng)目檔案工作介入節(jié)點(diǎn)前移，突破檔案工作置于后端被動(dòng)接收、給什么收什么的傳統(tǒng)模式，深入項(xiàng)目工作前線，主動(dòng)掌握項(xiàng)目文件形成與運(yùn)轉(zhuǎn)的控制權(quán)，將工作重點(diǎn)由文件歸檔后的整理、保管等，向前期主動(dòng)參與項(xiàng)目重要會(huì)議和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查項(xiàng)目文件的形成、積累等方面轉(zhuǎn)移。

（二）建立健全管理制度體系，明確檔案管理職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)要求

單一的管理制度很難有效指導(dǎo)管理要求日益精細(xì)化的項(xiàng)目檔案管理工作，需要建立一套管理制度標(biāo)準(zhǔn)體系，將前端控制思想融入體系建設(shè)。

以筆者單位為例，將項(xiàng)目檔案工作納入法人責(zé)任、招投標(biāo)、工程監(jiān)理和合同管理等管理制度；制定《固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》，明確參建各方檔案管理分工與職責(zé)，確定歸檔范圍，提出歸檔要求，明確檔案驗(yàn)收要求與流程，對(duì)項(xiàng)目檔案中涉及的各門類檔案，也按照管理標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)范。通過管理制度與標(biāo)準(zhǔn)的制定與執(zhí)行，為前端控制提供制度依據(jù)與保障。

（三）建立項(xiàng)目檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)全過程控制

建設(shè)單位應(yīng)建立完善的項(xiàng)目檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，對(duì)項(xiàng)目文件實(shí)施前端控制與全過程跟蹤管理。成立項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)崗位職責(zé)，各文件形成單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本單位產(chǎn)生的文件材料的收集與積累工作，檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)各單位的文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)與考核。此外，以合同條款等具有約束力的方式，要求各參建方配備具有資料員資質(zhì)的兼職檔案員，建設(shè)一支以建設(shè)部門檔案人員為主、各參建方資料員為輔的專、兼職檔案人員隊(duì)伍，對(duì)資料員實(shí)行一對(duì)多的管理要求與標(biāo)準(zhǔn)傳達(dá)，統(tǒng)一口徑、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

（四）實(shí)行“三參加兩檢查一通報(bào)”，加強(qiáng)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)文件管控

1.“三參加”是指檔案人員參加合同評(píng)審會(huì)，將歸檔文件要求納入設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備購置等合同專門條款，打破臉譜化同質(zhì)化合同模板，通過源頭控制，規(guī)范文件形成和交付要求；參加設(shè)備儀器（軟件）開箱驗(yàn)收會(huì)，第一時(shí)間對(duì)裝箱單、合格證、使用手冊(cè)等隨機(jī)文件進(jìn)行審查，文件不全不簽字，嚴(yán)格把控文件的齊全完備；參加單項(xiàng)驗(yàn)收評(píng)審會(huì)，對(duì)待審項(xiàng)目文件進(jìn)行最終審核把關(guān)，對(duì)評(píng)審過程形成的重要文件進(jìn)行收集，確保重點(diǎn)環(huán)節(jié)的文檔受控。

2.“兩檢查”是指對(duì)項(xiàng)目文件實(shí)行定期檢查和隨機(jī)抽檢。按照項(xiàng)目實(shí)施階段特點(diǎn)，制定檢查計(jì)劃，對(duì)各文件形成單位的預(yù)立卷工作進(jìn)行定期檢查，對(duì)項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)審批和批復(fù)、招投標(biāo)文件、竣工圖、設(shè)備采購合同與環(huán)保、消防、安全、職業(yè)衛(wèi)生等單項(xiàng)驗(yàn)收進(jìn)行重點(diǎn)抽查，規(guī)范文件形成與積累流程，確保歸檔文件符合項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)要求。

3.“一通報(bào)”是指建立項(xiàng)目檔案工作信息通報(bào)制度，將檔案工作信息通報(bào)納入項(xiàng)目會(huì)議議程，定期向項(xiàng)目組、檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、參建各方通報(bào)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)展及定期檢查、考核的結(jié)果，引起各方重視，監(jiān)督問題整改。

（五）加強(qiáng)項(xiàng)目檔案人員能力的培養(yǎng)

一是增加知識(shí)結(jié)構(gòu)與知識(shí)儲(chǔ)備的多元化。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目牽涉的專業(yè)廣，除檔案管理專業(yè)知識(shí)外，了解和熟悉招投標(biāo)、建筑工程、外貿(mào)、儀器設(shè)備購置、財(cái)務(wù)、項(xiàng)目管理等相關(guān)知識(shí)與標(biāo)準(zhǔn)，是制定檔案工作計(jì)劃與標(biāo)準(zhǔn)要求，有效履行監(jiān)督、指導(dǎo)與檢查職責(zé)的前提。二是提升組織、溝通與協(xié)調(diào)能力。項(xiàng)目的組織、實(shí)施和管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，檔案人員從后端走到前期參與其中，組織制定工作計(jì)劃，明確文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)與要求，參加重要會(huì)議與節(jié)點(diǎn)活動(dòng)，對(duì)參建單位文件形成、積累和預(yù)立卷工作進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，這些都需要檔案人員具備出色的組織、溝通與協(xié)調(diào)能力。

四、結(jié)語

將前端控制理念引入固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作，從項(xiàng)目立項(xiàng)階段就對(duì)項(xiàng)目文件實(shí)施節(jié)點(diǎn)把控與全程跟蹤管理，有利于規(guī)避項(xiàng)目檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)性，有利于提升項(xiàng)目檔案質(zhì)量，最終確保項(xiàng)目檔案和項(xiàng)目整體的順利驗(yàn)收。

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作者單位：1.中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院；2.中國運(yùn)載火箭技術(shù)研究院