“互聯(lián)網(wǎng)+ ”環(huán)境下我國電子文件服務(wù)方式變革研究

沙洲

摘要：“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略使我國的電子文件服務(wù)邁上了新臺階。本文在概述電子文件服務(wù)方式的基礎(chǔ)上，分析了“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下我國電子文件服務(wù)方式變革的表現(xiàn)，認為變革原因主要包括服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變、信息技術(shù)的發(fā)展、關(guān)系結(jié)構(gòu)的重組和信息資源的整合，并提出“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下我國電子文件服務(wù)方式的變革趨勢主要有移動終端應(yīng)用服務(wù)、人工智能產(chǎn)品服務(wù)、電子文件云服務(wù)和電子文件中心服務(wù)。

關(guān)鍵詞：電子文件服務(wù)方式變革互聯(lián)網(wǎng)+

Abstract： "Internet Plus" strategy makes Chinas electronic records service to a new level. This paper based on an overview of the electronic records ser？ vice way and analyzes the current status of transfor？ mation of Chinas electronic records service way un？ der the "Internet Plus" environment. This paper be？ lieves that the causes of transformation mainly in？ cluding changes in service concepts， development of information technology， reorganization of relation？ ship structures and integration of information re？ sources. And this paper puts forward the trend of transformation of Chinas electronic records service way mainly including mobile terminal application service， artificial intelligence product service， elec？ tronic records cloud service and electronic records center service.

Keywords： Electronic records； Service way； Transformation； Internet Plus

“互聯(lián)網(wǎng)+”是指以新一代信息技術(shù)（包括互聯(lián)網(wǎng)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等）在經(jīng)濟、社會生活各部門的擴散、應(yīng)用與深度融合的過程。[1]“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”是檔案行業(yè)的戰(zhàn)略目標，是檔案信息化的高級形態(tài)。檔案信息化首先要有檔案信息資源，檔案信息資源又與電子文件休戚相關(guān)，[2]其最終目的是提供利用。因此，研究“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下我國電子文件服務(wù)方式的變革對實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的戰(zhàn)略目標有著重大意義。

一、選題背景

電子文件服務(wù)方式是指檔案機構(gòu)開展電子文件服務(wù)的方法和形式，服務(wù)方式的優(yōu)劣一定程度上決定了電子文件服務(wù)質(zhì)量的高低。為了解我國電子文件服務(wù)方式的研究現(xiàn)狀，筆者在中國知網(wǎng)上按篇名進行高級檢索，輸入“電子文件”和“服務(wù)方式”兩個檢索詞，兩個檢索詞之間使用邏輯關(guān)系“并”來表達，并將來源類別選為“核心期刊”和“CSSCI”，共檢出文獻0篇。由此可見，目前檔案界對電子文件服務(wù)方式的研究不多。筆者輸入“檔案”和“服務(wù)方式”兩個檢索詞，在選擇最新發(fā)布的檔案類北大核心期刊并剔除一些新聞類稿件后，共檢出相關(guān)文獻6篇。卜鑒民對檔案信息服務(wù)方式進行類別劃分，分析了其變革的原因和基礎(chǔ)，并提出其發(fā)展趨勢主要有計算機管理服務(wù)、縮微技術(shù)服務(wù)和光盤存貯服務(wù)等。[3]王育東對檔案網(wǎng)站遠程服務(wù)方式進行探討，認為其主要包括廣泛性服務(wù)方式、交互性服務(wù)方式和個性化推薦服務(wù)方式。[4]楊玉玲對檔案的開架服務(wù)方式展開論述。周燕以文件級管理為背景探索了開發(fā)檔案服務(wù)方式的新途徑。趙傳玉分析了油氣田勘探開發(fā)檔案的數(shù)字資源服務(wù)方式。張冬霞從濟源市檔案局（館）的實踐出發(fā)，提出了從館內(nèi)利用到館外展覽服務(wù)和從幕后索居到前臺展示等服務(wù)方式的創(chuàng)新。[5]“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，隨著原生電子文件的大量生成以及電子文件“單套制”管理的試點和推廣，電子文件服務(wù)將成為檔案服務(wù)的大勢所趨。因此，筆者從“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下我國電子文件服務(wù)方式變革的表現(xiàn)入手，深入分析變革的原因，并闡述變革的趨勢。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下我國電子文件服務(wù)方式變革的表現(xiàn)

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，電子文件服務(wù)方式較以往網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下有了進一步發(fā)展，具體表現(xiàn)為從閱覽服務(wù)、復(fù)制服務(wù)、展覽服務(wù)和咨詢服務(wù)等傳統(tǒng)形態(tài)向網(wǎng)站服務(wù)和新媒體服務(wù)等新形態(tài)的變革。

（一）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下我國電子文件服務(wù)方式的傳統(tǒng)形態(tài)

1.閱覽服務(wù)。電子文件閱覽服務(wù)是由檔案機構(gòu)設(shè)立一個集中的閱覽空間，供利用者直接查閱利用電子文件[6]。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，雖然大量電子文件上傳至互聯(lián)網(wǎng)，但仍有部分電子文件因受限等原因不便上網(wǎng)，可將其放置在閱覽室計算機等終端供利用者進行本地利用。

2.復(fù)制服務(wù)。電子文件復(fù)制服務(wù)是以電子文件及其信息加工品的各種載體形式的復(fù)制件向用戶提供利用的一種方式。[7]網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子文件的復(fù)制服務(wù)既可通過介質(zhì)拷貝或網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)仁侄螐?fù)制電子文件，也可通過打印或縮微復(fù)制等手段對電子文件進行復(fù)制。

3.展覽服務(wù)。電子文件展覽服務(wù)是檔案工作者按照一定專題，經(jīng)過適當編研，系統(tǒng)地介紹本機構(gòu)內(nèi)保存的電子文件內(nèi)容的一種服務(wù)方式。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子文件展覽服務(wù)一般分為終端展覽和在線展覽。終端展覽是將需要展覽的電子文件通過計算機等終端展示給用戶，在線展覽是將需要展覽的電子文件在網(wǎng)上展示，用戶可根據(jù)需求直接在線觀看。

4.咨詢服務(wù)。電子文件咨詢服務(wù)是檔案工作者以電子文件信息為依據(jù)，以口頭或書面形式，為用戶解答有關(guān)電子文件及其管理狀況的一種服務(wù)方式。[8]提供咨詢的人員要根據(jù)用戶的需求，經(jīng)過一定的信息處理過程，將結(jié)果反饋給用戶。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這個過程既可以是面對面的信息交流，也可以是網(wǎng)絡(luò)化的虛擬信息交流。

（二）“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下我國電子文件服務(wù)方式的新形態(tài)

1.網(wǎng)站服務(wù)。網(wǎng)站服務(wù)是檔案機構(gòu)在互聯(lián)網(wǎng)上建立網(wǎng)站，向用戶提供多種信息服務(wù)。[9“]互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，越來越多的用戶通過網(wǎng)絡(luò)獲取電子文件及其他信息資源，網(wǎng)站為用戶提供了一個良好平臺。網(wǎng)站服務(wù)的優(yōu)勢在于它具有開放性、交互性和綜合性，可提供綜合復(fù)制服務(wù)、展覽服務(wù)和咨詢服務(wù)等傳統(tǒng)的服務(wù)方式。其缺陷在于利用效果一般是建立在檔案機構(gòu)對檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)的基礎(chǔ)之上，如若檔案網(wǎng)站信息組織不合理或資源不夠豐富，勢必會影響利用效果。

2.新媒體服務(wù)。新媒體服務(wù)是利用數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、移動技術(shù)，通過互聯(lián)網(wǎng)、無線通信網(wǎng)、有線網(wǎng)絡(luò)等渠道，在電腦、手機、數(shù)字電視機等終端，以交互、點播、共享、分發(fā)等手段，向用戶提供信息的綜合服務(wù)方式。[10]“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，各式各樣的新媒體服務(wù)已成為人們?nèi)粘Ｉ钪胁豢苫蛉钡囊徊糠?，尤其以微信和微博為代表的新媒體應(yīng)用最為廣泛。隨著檔案服務(wù)的社會化，檔案機構(gòu)選擇將經(jīng)過開發(fā)的電子文件及其信息加工品通過微信或微博平臺提供給關(guān)注的用戶群，達到提供利用和宣傳的目的。微信和微博具有用戶量較廣、宣傳性較強的優(yōu)點，但其運行方式并不能完全適應(yīng)用戶利用電子文件的需求，仍存在無法完全保證信息的權(quán)威性等缺點。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下我國電子文件服務(wù)方式變革的原因

（一）“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，被動式的服務(wù)理念已逐漸被各行各業(yè)所拋棄，取而代之的是主動式的服務(wù)理念。主動式服務(wù)理念的中心思想就是“以用戶為中心”，主動地為用戶提供各種類型的服務(wù)，最大限度地滿足用戶的顯性和隱性需求。理念是行動的先導(dǎo)，服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變直接影響了我國的檔案行業(yè)，讓檔案工作者把用戶擺在服務(wù)的中心位置，從而加速了電子文件服務(wù)方式的變革。傳統(tǒng)的服務(wù)方式已不能滿足人們的實際需求，新型服務(wù)方式應(yīng)運而生。

（二）“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下信息技術(shù)的發(fā)展

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和人工智能等信息技術(shù)的發(fā)展給各行各業(yè)帶來了深遠影響，檔案行業(yè)也不例外。信息技術(shù)的飛速發(fā)展為檔案機構(gòu)創(chuàng)新電子文件服務(wù)方式提供了良好的技術(shù)保障和平臺支持，從傳統(tǒng)的閱覽服務(wù)、復(fù)制服務(wù)、展覽服務(wù)和咨詢服務(wù)到通過網(wǎng)站和新媒體平臺提供各式各樣的綜合性服務(wù)，信息技術(shù)的發(fā)展在電子文件服務(wù)方式變革中發(fā)揮了不可替代的作用。

（三）“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下關(guān)系結(jié)構(gòu)的重組

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，傳統(tǒng)的關(guān)系結(jié)構(gòu)已被打破，用戶和服務(wù)者的身份在一定條件下可互相轉(zhuǎn)換。用戶在傳播信息的同時扮演了服務(wù)者角色，而服務(wù)者在與用戶交流的過程中由于接受額外的信息，也扮演了用戶角色。服務(wù)者和用戶之間關(guān)系的轉(zhuǎn)換為服務(wù)方式變革提供了條件，服務(wù)者必須通過更便捷、高效的服務(wù)方式才能與用戶之間形成良好的信息交流。因此，這種關(guān)系結(jié)構(gòu)的重組導(dǎo)致了我國電子文件服務(wù)方式的變革。

（四）“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下信息資源的整合

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，檔案信息資源的整合是以檔案用戶服務(wù)為向?qū)?，對分散異?gòu)的檔案信息資源進行優(yōu)化配置和無縫鏈接，通過設(shè)計動態(tài)、可控的管理與服務(wù)機制，利用先進的信息技術(shù)手段，建立集成檔案信息交換與共享平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、高效利用和保值增值。[11]綜合性的檔案信息必須依靠綜合性的服務(wù)方式才能發(fā)揮最大的利用效果，因此檔案信息資源的整合在一定程度上促進了我國電子文件服務(wù)方式的變革。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下我國電子文件服務(wù)方式變革的趨勢

與傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不同，“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變、信息技術(shù)的發(fā)展、關(guān)系結(jié)構(gòu)的重組和信息資源的整合決定了檔案機構(gòu)要持續(xù)創(chuàng)新電子文件服務(wù)方式，以滿足新環(huán)境下用戶多樣化的電子文件信息需求。

（一）移動終端應(yīng)用服務(wù)

移動終端應(yīng)用服務(wù)是指檔案機構(gòu)通過移動終端應(yīng)用為用戶提供電子文件服務(wù)。移動終端應(yīng)用是安裝在智能手機和平板電腦等移動終端上的第三方應(yīng)用程序。“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，由于各種移動終端的功能越來越強大、使用越來越方便，導(dǎo)致人們對移動終端的依賴性越來越強。在移動終端中，人們最常使用的就是各式各樣的第三方應(yīng)用程序。檔案機構(gòu)開展移動終端應(yīng)用服務(wù)不僅可通過用戶注冊的方式收集大量用戶數(shù)據(jù)，并根據(jù)用戶不同的信息需求為其提供不同信息服務(wù)，還可設(shè)定眾多欄目充分傳播電子文件的內(nèi)容信息，從而提高服務(wù)質(zhì)量。我國目前開發(fā)移動終端應(yīng)用的檔案機構(gòu)寥寥無幾，例如溫州市檔案局（館）發(fā)布了“檔案云閱讀”應(yīng)用，但其功能尚不完善，只能提供一些簡單服務(wù)。此外，微信小程序是集成在微信中的一種移動終端應(yīng)用，由于微信用戶量巨大，檔案機構(gòu)通過開發(fā)微信小程序來提供電子文件服務(wù)，以便讓更多用戶利用電子文件。

（二）人工智能產(chǎn)品服務(wù)

人工智能產(chǎn)品服務(wù)是指檔案機構(gòu)使用各種人工智能產(chǎn)品為用戶提供電子文件服務(wù)。2017年7月，國務(wù)院印發(fā)了《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》，提出到2030年人工智能理論、技術(shù)與應(yīng)用總體達到世界領(lǐng)先水平，成為世界主要人工智能創(chuàng)新中心。[12]未來，各式各樣的人工智能產(chǎn)品將層出不窮。人工智能產(chǎn)品最大特點是智能性，它可以代替某些人工工作，必將大量應(yīng)用于我國電子文件服務(wù)。例如，檔案機構(gòu)使用智能語音產(chǎn)品可自動識別和理解用戶的自然語言并實現(xiàn)和用戶的智能對話，使用智能專家系統(tǒng)可代替提供利用者為用戶解答一定的結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化咨詢問題，使用VR（虛擬現(xiàn)實）、AR（增強現(xiàn)實）可為用戶帶來更加真實的電子文件閱覽體驗，使用智能機器人可為用戶提供全方位的電子文件服務(wù)等。

（三）電子文件云服務(wù)

電子文件云服務(wù)是指檔案機構(gòu)應(yīng)用云計算技術(shù)，通過“云端”為用戶提供電子文件服務(wù)。云計算是一種新興的共享基礎(chǔ)架構(gòu)方法，其核心就是提供更加安全、更低成本的IT服務(wù)，虛擬化、整合、安全等是其最基本的特性。[13]云計算有利于實現(xiàn)異地檔案信息資源共享、保障檔案信息資源的安全、節(jié)約數(shù)字檔案館建設(shè)成本以及提高檔案信息資源個性化服務(wù)。[14]目前，云計算有三種主要應(yīng)用形式：公有云、私有云以及混合云。其中混合云融合了公有云和私有云，不但擁有公有云的計算資源，而且兼顧私有云的安全性?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，檔案機構(gòu)開展電子文件云服務(wù)不僅利于實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源共享，也為用戶更方便、快捷地利用電子文件提供了新選擇。當然，檔案機構(gòu)在使用“檔案云”提供電子文件服務(wù)的同時也要注意信息安全問題。例如，檔案機構(gòu)需讓云服務(wù)商采取相對完善的信息安全保障手段以及在電子文件傳輸過程中采用量子保密通信技術(shù)等。

（四）電子文件中心服務(wù)

電子文件中心服務(wù)是指檔案機構(gòu)通過電子文件中心為用戶提供電子文件服務(wù)。電子文件中心的核心目標是保證電子文件的完整性、真實性、有效性，實現(xiàn)電子文件的長久保存和利用。[15]目前，全國各地都在建設(shè)各自的電子文件中心，其中安徽省的電子文件中心建設(shè)已走在全國前列。“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，電子文件中心的發(fā)展迎來了新機遇，其不僅僅作為檔案機構(gòu)實現(xiàn)電子文件收集、保存和開發(fā)等一系列功能的平臺，還成為用戶利用電子文件的基地。電子文件中心的建設(shè)可應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能等一系列信息技術(shù)。因此，檔案機構(gòu)開展電子文件中心服務(wù)不僅可以綜合不同電子文件服務(wù)方式的優(yōu)點，還可以應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)倉庫的相關(guān)技術(shù)，讓用戶在利用電子文件的同時能獲得更多潛在價值。

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作者單位：安徽大學(xué)管理學(xué)院