淺談菜鳥校園驛站的財務(wù)管理

何 麗

（威海職業(yè)學院，山東威海264200）

菜鳥校園驛站是針對各大高校的智能物流服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺，它在各大高校是以大學生創(chuàng)業(yè)的形式，利用菜鳥網(wǎng)絡(luò)科技有限公司組建的“中國智能物流骨干網(wǎng)”實現(xiàn)代收包裹、自主取件、發(fā)件等功能的綜合物流生活服務(wù)的實體門店。隨著菜鳥校園驛站包裹派、發(fā)量不斷攀升，其經(jīng)營規(guī)模不斷擴大，經(jīng)濟利益不斷增長，其薄弱的財務(wù)管理問題也逐漸突顯出來。

一、菜鳥校園驛站財務(wù)管理存在的問題

（一）W高校菜鳥驛站介紹

W高校菜鳥驛站于2017年1月1日成立，掛靠在該高校的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)園名下，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)園為W高校菜鳥驛站免費提供經(jīng)營場地、提供水電等服務(wù)。LX供應鏈管理有限公司與創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)園簽署合同，為W高校菜鳥驛站負擔門店的裝飾裝修支出；負責提供實際運營用的各種軟硬件設(shè)施投入；負責大學生創(chuàng)業(yè)者的技術(shù)培訓。合同約定LX供應鏈管理有限公司有權(quán)按照派件每單0.075元的標準向W高校菜鳥驛站收取服務(wù)費，期限是五年。大學生創(chuàng)業(yè)者負責對W高校菜鳥驛站的日常運營管理和維護。

（二）W高校菜鳥驛站財務(wù)管理存在的問題

1.業(yè)務(wù)不規(guī)范

與各大高校的菜鳥驛站一樣，W高校菜鳥驛站參與門店服務(wù)的人員有四人，其中主要負責人一名，由實習期的學生擔任，主要負責發(fā)件、代收到付款的服務(wù)及其他日常管理工作；其他三名均為勤工儉學的學生，主要負責派件等服務(wù)。由于經(jīng)濟業(yè)務(wù)比較單一，也為了節(jié)省人工成本，W高校菜鳥驛站自成立之日起到2017年10月，沒有設(shè)立獨立的財務(wù)人員，沒有規(guī)范的財務(wù)制度，所有與各快遞公司往來的賬目處于混亂的狀態(tài)，沒有進行會計核算。除發(fā)件和代收到付款業(yè)務(wù)通過微信轉(zhuǎn)賬或支付寶等方式收款能查到流水外，其他經(jīng)濟業(yè)務(wù)沒有保留相關(guān)的原始單據(jù)。菜鳥驛站在某一時點的收入、費用和利潤均不能清晰計量。

2.資金管理混亂

W高校菜鳥驛站的負責人既擔任經(jīng)營者的角色，又負責收款員的工作。菜鳥驛站的收款業(yè)務(wù)集中在發(fā)件、代收到付款業(yè)務(wù)上，結(jié)算的資金應流入對公銀行存款賬戶中，但由于菜鳥驛站沒有開設(shè)對公銀行存款賬戶，在近十個月的經(jīng)營中，所有的資金均通過微信或支付寶存入負責人個人的銀行存款賬戶，造成公私業(yè)務(wù)不分，資金管理出現(xiàn)嚴重的問題。

3.往來賬目不清

W高校菜鳥驛站與十多家快遞公司合作派、發(fā)件服務(wù)，但因沒按各快遞公司設(shè)立應收賬款明細賬，再加上與各快遞公司派、發(fā)件收入結(jié)算的標準、時間、方式不同，造成W高校菜鳥驛站近十個月的應收賬款與快遞公司對賬不一致，應收賬款回收困難。

二、菜鳥校園驛站的財務(wù)管理措施

（一）建立財務(wù)管理制度

1.采用代理記賬

菜鳥校園驛站屬于小型微利企業(yè)，應當根據(jù)會計核算的要求設(shè)置會計人員進行經(jīng)濟業(yè)務(wù)核算。如果不具備設(shè)置條件，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，應當委托代理記賬業(yè)務(wù)的中介機構(gòu)代理記賬。

2.加強日常資金管理

針對沒有獨立結(jié)算賬戶的情況，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)園到開戶行為W高校菜鳥驛站申請開立對公賬戶，并將對公賬戶與微信和支付寶綁定，要求所有的收款業(yè)務(wù)均通過對公賬戶收款結(jié)算。創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)園還為菜鳥驛站開通了網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)，網(wǎng)上銀行不僅方便網(wǎng)上支付款項，還有利于了出納人員每日核對銀行存款賬目，便于日常資金管理。

3.加強原始單據(jù)的管理

原始單據(jù)是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的起點，規(guī)范原始單據(jù)是財務(wù)基礎(chǔ)工作的最基本要求。菜鳥校園驛站的各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)均應保留原始單據(jù)，當發(fā)生代收貨款/到付業(yè)務(wù)時，機打或手寫的含有單號、金額等信息的運單可以作為原始憑證；當發(fā)件時，客戶填寫的面單復印聯(lián)可以作為原始憑證。無法直接取得原始單據(jù)的業(yè)務(wù)，如派件業(yè)務(wù)，可以通過PC端+無線手持PDA條碼掃描器等設(shè)備錄入的數(shù)據(jù)與快遞公司提供的派件信息核對，核對正確的數(shù)據(jù)整理成Excel表格，作為原始憑證編制記賬憑證入賬。

（二）加強財務(wù)日常核算管理

1.加強收入管理

W高校菜鳥驛站為學生提供“四通一達”及各小快遞公司物流服務(wù)，各家快遞公司給付W高校菜鳥驛站一定標準的傭金（各家快遞公司給付W高校菜鳥驛站的傭金標準如表1所示）。W高校菜鳥驛站的收入主要是派費收入、發(fā)件收入等。

表1 各家快遞公司給付W高校菜鳥驛站的傭金標準

派費收入。作為包裹配送的最后一個中轉(zhuǎn)站，W高校菜鳥驛站負責將從四面八方快遞來的包裹派送給學生，W高校菜鳥驛站向各快遞公司按照派件量的規(guī)定比例收取派費收入。記錄派費收入的難點在于派件量的確定，派件量有兩個來源，一是快遞公司提供，二是菜鳥驛站通過PC端+無線手持PDA條碼掃描器等設(shè)備錄入的信息，二者數(shù)據(jù)應該相同，但有時因?qū)嶋H掃描派件面單時掃描不成功，造成菜鳥驛站PC端的數(shù)據(jù)小于快遞公司提供的，這時，財務(wù)應按照快遞公司提供的派件量核算派費收入，編制記賬憑證為，借記“應收賬款——各快遞公司”科目，貸記“主營業(yè)務(wù)收入”科目。

發(fā)件收入。W高校菜鳥驛站目前只做圓通、順豐和德邦的發(fā)件服務(wù)。因W高校規(guī)定學生在菜鳥驛站不可以使用現(xiàn)金結(jié)算，因此，菜鳥驛站的發(fā)件收入均通過微信或支付寶方式存入指定銀行存款賬戶，這時，財務(wù)應根據(jù)當日銀行存款增加的金額及發(fā)件面單金額的合計數(shù)，核算發(fā)件收入，編制記賬憑證為，借記“銀行存款”科目，貸記“主營業(yè)務(wù)收入”科目。

2.加強成本、費用及支出管理

W高校菜鳥驛站的各種支出比較多，會計核算時，應根據(jù)支出項目歸入不同會計科目。如：勤工儉學學生的人工費、電話費、晚間操作費、簽出后轉(zhuǎn)出費、改簽費、簽出后退回費等在發(fā)生時應計入“管理費用”科目相應的明細賬借方。圓通快遞面單費、快遞袋子等材料費用因與發(fā)件收入相匹配，其支出應計入“主營業(yè)務(wù)成本”科目借方。沒有及時掃簽收、虛假簽收、投訴罰款、包裹被盜損失等在發(fā)生時應計入“營業(yè)外支出”科目借方。通過網(wǎng)銀支付款項的手續(xù)費、短信費、網(wǎng)銀年費等應在發(fā)生時計入“財務(wù)費用”科目借方。

3.加強應收款項管理

為了詳細記錄與各個快遞公司的往來款項，加強應收款項管理，W高校菜鳥驛站應按照各快遞公司設(shè)置“應收賬款”明細賬，核算與各快遞公司發(fā)生的往來款項。當發(fā)生派費收入時，應計入“應收賬款”明細賬的借方。當發(fā)生代收貨款/到付業(yè)務(wù)時，菜鳥驛站收到的銀行存款不用支付給快遞公司，而是沖減因派費收入產(chǎn)生的應收賬款，計入“應收賬款”明細賬的貸方。當從圓通公司拿快遞面單和快遞袋子時，不用支付銀行存款，依然沖減因派費收入產(chǎn)生的應收賬款，計入“應收賬款”明細賬的貸方。每月月末，將“應收賬款”明細賬的發(fā)生額與快遞公司的往來款項核對，核對無誤后，及時催收應收賬款。

（三）完善企業(yè)內(nèi)部控制制度

根據(jù)2017年6月29日下發(fā)的財會〔2017〕21號規(guī)定，小企業(yè)應該參照《小企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》的規(guī)定，完善企業(yè)內(nèi)部控制制度，確保小企業(yè)經(jīng)營的合法合規(guī)性、資金財產(chǎn)的安全性、會計報告信息的真實完整可靠性。

W高校菜鳥驛站的內(nèi)部控制應該涉及企業(yè)的負責人及全體員工，貫穿在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的整個過程當中。

第一，當發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，菜鳥驛站的經(jīng)辦人隨時保留原始憑證，無法直接取得原始憑證的，代理記賬的會計人員根據(jù)取得的相關(guān)數(shù)據(jù)資料及時填制、整理合規(guī)的原始憑證；所有的原始單據(jù)均有經(jīng)辦人、菜鳥驛站的負責人、W高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)園負責人的簽字。

第二，如果是付款、報銷業(yè)務(wù)，除經(jīng)辦人、菜鳥驛站的負責人、W高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)園負責人的簽字外，還有菜鳥驛站配備的會計指導教師審核簽字及W高校結(jié)算中心的財務(wù)負責人簽字才可付款、報銷。所有的付款業(yè)務(wù)，均通過創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)園結(jié)算中心統(tǒng)一辦理。

第三，只有審核無誤的原始憑證才能編制記賬憑證。

第四，菜鳥驛站的出納人員定期到創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)園結(jié)算中心打印銀行存款的電子回單，逐筆登記銀行存款日記賬，同時核對銀行存款賬實是否相符。

第五，代理記賬的會計人員根據(jù)審核無誤的記賬憑證及所附的原始憑證和匯總原始憑證，逐筆登記各種明細分類賬。

第六，代理記賬的會計人員根據(jù)各種記賬憑證編制科目匯總表，根據(jù)科目匯總表登記總分類賬。

第七，月終，證證核對、證賬核對、賬賬核對、賬實核對。根據(jù)核對無誤的總分類賬和明細分類賬，編制財務(wù)會計報告。

第八，建立會計檔案，保證會計資料真實完整。