數(shù)學(xué)模型在檔案信息開發(fā)利用中的應(yīng)用分析

王佳偉

摘 要：隨著時(shí)代的進(jìn)步和國(guó)家整體水平的提升，檔案信息開發(fā)領(lǐng)域的發(fā)展得到了不小的創(chuàng)新與突破，相關(guān)管理部門不僅對(duì)涉及到的開發(fā)理念和檔案應(yīng)用方式進(jìn)行了更新變革，還將很多先進(jìn)的技術(shù)方法應(yīng)用其中，從而提高檔案信息開發(fā)利用的水平和效果。數(shù)學(xué)模型的應(yīng)用是近年來很多檔案信息開發(fā)部門關(guān)注的重點(diǎn)，對(duì)檔案管理、信息開發(fā)等工作的開展有著重要的意義和影響。本篇文章就數(shù)學(xué)模型在檔案信息開發(fā)利用中的應(yīng)用進(jìn)行簡(jiǎn)單的論述，希望能對(duì)相關(guān)人士的研究有所幫助。

關(guān)鍵詞：數(shù)學(xué)模型；檔案信息；開發(fā)

檔案信息開發(fā)與利用是國(guó)家發(fā)展中重要的內(nèi)容，與人類社會(huì)的發(fā)展也有著密不可分的關(guān)系。在近幾年的發(fā)展中，很多檔案管理團(tuán)隊(duì)逐漸提高了數(shù)學(xué)模型研究的重視。一方面是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的開發(fā)與利用方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)檔案信息管理的需要，需要對(duì)相應(yīng)的開發(fā)與利用手段進(jìn)行創(chuàng)新變革，引用新方式、新理念，這樣才能有效提高檔案信息利用價(jià)值。另一方面是因?yàn)闄n案信息開發(fā)與利用的過程中會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)難點(diǎn)問題，既影響數(shù)學(xué)模型的應(yīng)用效果，又影響了檔案信息開發(fā)的質(zhì)量。所以需要相關(guān)管理部門提高度這些內(nèi)容的重視與研究。

一、數(shù)學(xué)模型在檔案信息開發(fā)利用中的應(yīng)用概述

隨著改革開放的深入和政府信息公開進(jìn)程的加快，公眾對(duì)檔案信息的需求也越來越迫切。檔案利用需求快速增長(zhǎng)，館藏檔案數(shù)量逐年增加，檔案數(shù)字化能力弱的矛盾凸顯出來。為此，長(zhǎng)春市檔案館承擔(dān)的國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目《檔案信息資源開發(fā)利用數(shù)學(xué)模型研究》課題已完成，初步探索了用數(shù)學(xué)的方法系統(tǒng)、定量研究檔案利用需求、檔案數(shù)字化能力、數(shù)字化檔案利用之間的關(guān)系，直觀、理性地表達(dá)其內(nèi)在規(guī)律。

Monte Carlo方法也稱計(jì)算機(jī)隨機(jī)模擬方法。近來隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展該方法已經(jīng)成為解決數(shù)學(xué)問題的重要方法。TOPSIS法是屬于多目標(biāo)決策這一數(shù)學(xué)分支中的一種重要方法。其基本原理是通過檢測(cè)評(píng)價(jià)對(duì)象與最優(yōu)解、最劣解的距離來進(jìn)行排序，若評(píng)價(jià)對(duì)象最靠近最優(yōu)解同時(shí)又最遠(yuǎn)離最劣解，則為最好；否則為最差。

二、數(shù)學(xué)模型在檔案信息開發(fā)利用中的應(yīng)用

1、模型準(zhǔn)備方面

要想讓數(shù)學(xué)模型在檔案信息開發(fā)與利用中發(fā)揮出真正的價(jià)值，那么相關(guān)工作團(tuán)隊(duì)就要做好成分的模型準(zhǔn)備工作，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，相關(guān)工作團(tuán)隊(duì)需要對(duì)檔案利用中涉及到的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行系統(tǒng)的歸類與整理，為數(shù)學(xué)模型的建立提供有利的參考依據(jù)。通常情況下，檔案信息數(shù)據(jù)會(huì)分為兩部分內(nèi)容。一方面是檔案信息可利用的總數(shù)分析，另一方面則是檔案信息數(shù)據(jù)的年代單元分布分析。根據(jù)這兩部分內(nèi)容進(jìn)行數(shù)學(xué)模型建立的時(shí)候，工作人員可以利用線性最小二乘法的原理，對(duì)檔案可利用總數(shù)進(jìn)行推算；而檔案信息年代單元分布情況，則可以利用總數(shù)的全宗法進(jìn)行考量。

由于地區(qū)差異，不同地方的物價(jià)等差異較大，并且從投入的資金到最后產(chǎn)生數(shù)字化的檔案信息，中間有多種因素在影響，但總體上掃描量與投入資金是正比關(guān)系，對(duì)于比例系數(shù)，直接取為若干年的總掃描卷數(shù)與總投入資金的比例。

2、模型建立方面

數(shù)學(xué)模型的建立也對(duì)檔案信息開發(fā)利用的效果有著重要的意義和影響，要想建立符合標(biāo)準(zhǔn)要求的數(shù)學(xué)模型。那么在模型的選擇方面就要提高關(guān)注力度。選擇數(shù)學(xué)模型需要根據(jù)檔案信息開發(fā)利用的最終目標(biāo)而確定，在遵循檔案數(shù)字化原則的過程中，來進(jìn)一步明確模型選擇的目標(biāo)。這就要求模型建立團(tuán)隊(duì)能夠?qū)n案數(shù)字化的遵循原則有所掌握和了解，比如價(jià)值性原則、實(shí)用性原則以及開放性原則等。另外，選擇數(shù)學(xué)模型的過程中，工作團(tuán)隊(duì)需要注重公眾的主體地位，在檔案信息開發(fā)與利用的目標(biāo)下，科學(xué)合理的選擇數(shù)學(xué)模型，提高模型應(yīng)用價(jià)值和效果。

在直觀模型選擇方面。模型主要想法是用局部最優(yōu)來體現(xiàn)整體最優(yōu)，即選擇總利用卷數(shù)最高的全宗與總利用卷數(shù)最高的年份的組合。步驟如下：求出每個(gè)全宗的總利用卷數(shù)，按從大到小次序，根據(jù)實(shí)際情況選取排在前面的部分全宗。求出每個(gè)年份的總利用卷數(shù)（所有全宗利用卷數(shù)之和），按從大到小次序，根據(jù)實(shí)際情況選取排在前面的部分全宗。

在Monte Carlo模型選擇方面。使用Monte Carlo方法來進(jìn)行優(yōu)化。其基本思想是每次試驗(yàn)選取一種全宗與年份組合并求出該組合總的利用卷數(shù)，從大量的試驗(yàn)中找出總卷數(shù)最大的組合。由于涉及組合問題，所有的情況太多，所需進(jìn)行的試驗(yàn)的卷數(shù)必須非常非常大才能夠得到較理想的結(jié)果。

比如在長(zhǎng)春市檔案館的計(jì)算中，在不加改進(jìn)的情況下進(jìn)行試驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)即使進(jìn)行1億次試驗(yàn)，所得到的結(jié)果也不如直觀選擇模型來得好。這里主要的思想是減少組合的數(shù)量，考慮到利用卷數(shù)是典型的稀疏矩陣，其中有很多全宗和年份其實(shí)是可以先被排除的，結(jié)合直觀選擇模型的方法，先將利用卷數(shù)矩陣按照“行和”與“列和”大小從大到小進(jìn)行排列，根據(jù)實(shí)際情況選擇排在前面所占比例比較大的行和列，然后再利用下面的流程進(jìn)行計(jì)算。

3、模型理論應(yīng)用方面

注重對(duì)數(shù)學(xué)模型理論應(yīng)用到分析，有利于提高檔案信息開發(fā)利用的效率和質(zhì)量。在模型應(yīng)用的過程中，相關(guān)工作人員需要對(duì)檔案可利用總數(shù)進(jìn)行全方位的統(tǒng)計(jì)，并根據(jù)所得擬合直線的預(yù)測(cè)情況，對(duì)檔案信息開發(fā)與利用的變化情況進(jìn)行深入的分析與研究，從而為模型的理論應(yīng)用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另外，在檔案數(shù)字化投資方案，工作人員也要做好相應(yīng)信息數(shù)據(jù)的收集與整理工作，從而提高數(shù)字模型的影響效果。

除此之外，檔案信息開發(fā)利用具有很強(qiáng)很廣的應(yīng)用性，對(duì)于不同的需求可以使用不同的模型來滿足。對(duì)操作的簡(jiǎn)易性要求比較高的用戶，這里建議采用直觀選擇模型，該模型簡(jiǎn)單實(shí)用，僅需簡(jiǎn)單操作即可實(shí)現(xiàn)較好的結(jié)果。所需數(shù)據(jù)：利用卷數(shù)矩陣方法：按照上文直觀選擇模型的兩個(gè)步驟操作。對(duì)于要求從本質(zhì)上理解并提高數(shù)字化效率的用戶，這里建議采用TOPSIS模型，該模型稍微復(fù)雜，但是效果非常良好。所需數(shù)據(jù)：利用卷數(shù)矩陣，檔案卷數(shù)矩陣，檔案價(jià)值矩陣，數(shù)字化能力。

三、結(jié)束語

如今，很多檔案信息管理部門在開發(fā)與利用相關(guān)信息的過程中，都能合理的應(yīng)用數(shù)學(xué)模型，并對(duì)模型的應(yīng)用原則、要點(diǎn)和注意事項(xiàng)等進(jìn)行全面的了解和掌握。對(duì)于檔案信息開發(fā)與利用中存在的難點(diǎn)問題，相關(guān)工作團(tuán)隊(duì)也能在數(shù)學(xué)模型的幫助下進(jìn)行優(yōu)化，從而提高數(shù)學(xué)模型的應(yīng)用價(jià)值，改善檔案信息開發(fā)利用的效果。但是也有部分檔案信息管理部門不能有效的掌握數(shù)學(xué)模型的應(yīng)用要點(diǎn)和技巧，對(duì)數(shù)學(xué)模型與信息開發(fā)利用之間的關(guān)系也不能進(jìn)行充分的明確，影響了檔案信息的利用價(jià)值。因此在日后的發(fā)展中，相關(guān)管理部門不僅要對(duì)數(shù)學(xué)模型的應(yīng)用要點(diǎn)進(jìn)行深入的分析和探討，同時(shí)還要完善檔案信息開發(fā)與利用的流程步驟，為工作質(zhì)量的提升提供有利條件。

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