醫(yī)療耗材采購半自動化管理系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用

葛梅，劉成友，馬俊，張艷妮

南京醫(yī)科大學(xué)附屬南京醫(yī)院 a.采購中心；b.醫(yī)療設(shè)備處；c.院部，江蘇 南京 210006

引言

采購是指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動正常開展的一項企業(yè)經(jīng)營活動，它是一個商流過程，又是一個物流過程，同時它也是一種從資源市場獲取資源過程的經(jīng)濟(jì)活動[1-2]。醫(yī)療耗材（Medical Consumable）也稱醫(yī)療消耗性材料，一般是指醫(yī)療器械中用于對疾病的預(yù)防、診斷、治療、監(jiān)護(hù)、緩解，對損傷或者殘疾的診斷、監(jiān)護(hù)、緩解、補(bǔ)償，對解剖或者生理過程的研究、替代、調(diào)節(jié)，妊娠控制等醫(yī)療設(shè)備儀器以外的器具、材料或其他物品，醫(yī)療耗材是部分醫(yī)療儀器正常運行的必需品[3]。2014年6月1日起衛(wèi)生部頒發(fā)并實施的《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》，條例第三十二條規(guī)定，醫(yī)療器械經(jīng)營企業(yè)、使用單位購進(jìn)醫(yī)療器械，應(yīng)當(dāng)查驗供貨者的資質(zhì)和醫(yī)療器械的合格證明文件，建立進(jìn)貨查驗記錄制度，從事第二類、第三類醫(yī)療器械批發(fā)業(yè)務(wù)以及第三類醫(yī)療器械零售業(yè)務(wù)的經(jīng)營企業(yè)，還應(yīng)當(dāng)建立銷售記錄制度[4-7]。在廠家資質(zhì)管理方面國家鼓勵采用先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行記錄管理。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和醫(yī)療水平的日益提高，醫(yī)療儀器配件、耗材采購量逐年增高為醫(yī)療耗材的采購提出了新的挑戰(zhàn)。此外，醫(yī)療耗材存在專業(yè)性強(qiáng)、數(shù)量多、數(shù)額大、專有性強(qiáng)等特點，使得采購和管理人員很難做到對醫(yī)療耗材的精細(xì)化管理，目前很多醫(yī)院耗材管理仍處于流程式、機(jī)械化管理階段[8-11]?；诖?，本文結(jié)合我院目前的管理現(xiàn)狀，研發(fā)并實現(xiàn)了一種半自動化管理系統(tǒng)，旨在改善目前醫(yī)療耗材管理的不足。

1 醫(yī)療耗材管理現(xiàn)狀

1.1 醫(yī)療耗材采購流程

隨著醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理工作不斷系統(tǒng)化、規(guī)范化，同醫(yī)療設(shè)備的采購一樣，醫(yī)療耗材的采購工作也逐漸標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。根據(jù)其規(guī)模、內(nèi)容呈現(xiàn)出多種多樣的采購形式，如高值耗材采用政府集中招標(biāo)采購的形式。但無論醫(yī)療耗材規(guī)模和內(nèi)容如何，醫(yī)療耗材的采購流程大體可分為：醫(yī)療耗材論證申請、耗材論證評估、詢價、組織招標(biāo)形式、合同簽訂、到貨驗收以及投入使用等[12-13]。我院一般醫(yī)療耗材采購流程，見圖1。

圖1 醫(yī)療耗材招標(biāo)采購流程圖

無論選擇上述哪種采購形式，其最終目的是要購置到符合醫(yī)院臨床特點、性價比較優(yōu)、并且能夠充分帶動和提高醫(yī)院社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的醫(yī)療耗材。

1.2 供應(yīng)商資質(zhì)審核

供應(yīng)商資格審查是招標(biāo)人對投標(biāo)人的經(jīng)營資格、專業(yè)資質(zhì)、信譽(yù)等方面評估審查，以判定投標(biāo)人是否有參與采購?fù)稑?biāo)和履行合同的資格的活動。供應(yīng)商資格審查既是院方的權(quán)利，同時也是醫(yī)療耗材招標(biāo)的重要程序。衛(wèi)生部相關(guān)部門規(guī)定醫(yī)院必須使用資質(zhì)齊全的醫(yī)療耗材。醫(yī)療耗材投標(biāo)資質(zhì)一般包括三部分：經(jīng)銷商資質(zhì)、生產(chǎn)商資質(zhì)、產(chǎn)品資質(zhì)。經(jīng)銷商資質(zhì)包括：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證、組織機(jī)構(gòu)代碼證。生產(chǎn)商資質(zhì)包括：醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)商給經(jīng)銷商的授權(quán)書等。產(chǎn)品資質(zhì)包括：產(chǎn)品注冊證、登記表等[14-15]。對于特殊耗材，如壓力容器（含氣體），應(yīng)在資質(zhì)審核中加強(qiáng)對供應(yīng)商資格審查力度。供應(yīng)商資質(zhì)審核不僅要審核資質(zhì)證書的有無，還要逐一審核資質(zhì)的有效時間節(jié)點等信息[16]。以我院為例，我院常用醫(yī)療耗材供應(yīng)商（包括生產(chǎn)商、代理商等）營業(yè)許可證有效期，見圖2。產(chǎn)品有效期，見圖3。

1.3 醫(yī)療耗材詢價

詢價采購是指對幾個供貨商的報價進(jìn)行比較以確保價格具有競爭性的一種采購方式。醫(yī)療耗材詢價采購的特點主要有：邀請報價的供應(yīng)商數(shù)量至少為三家；只允許供應(yīng)商提供一個報價，且采購人員不得同供應(yīng)商或承包商就其報價進(jìn)行談判；最終采購合同一般授予符合采購實體需求的最低報價或性價比最高的供應(yīng)商或承包商。醫(yī)療耗材采購具有其特殊性，在實際詢價采購中往往會出現(xiàn)：特定耗材采購時間急、周期短，在詢價過程中會出現(xiàn)傾向報價現(xiàn)象；耗材通用性較差，對于同一種設(shè)備的不同型號，耗材往往是不盡相同的；通用醫(yī)用耗材，可報價單位多，難以做到采購最優(yōu)性價比耗材等[9]。對于醫(yī)療耗材采購常規(guī)管理手段，上述問題表現(xiàn)較為明顯。以我院部分醫(yī)療耗材詢價記錄為例，見表1。

圖2 供應(yīng)商營業(yè)許可證有效期

圖3 產(chǎn)品有效期

2 系統(tǒng)設(shè)計

針對我院醫(yī)療耗材采購中常見的問題，本文旨在建立健全我院醫(yī)療耗材采購機(jī)制、規(guī)范本科室醫(yī)療耗材采購流程。

2.1 數(shù)據(jù)庫的建立

Microsoft Excel 2003/2007是微軟公司的辦公軟件Microsoft of fice的組件之一，Excel是微軟辦公套裝軟件的一個重要的組成部分，它可以進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計分析和輔助決策操作，廣泛地應(yīng)用于管理、統(tǒng)計財經(jīng)、金融等眾多領(lǐng)域。Excel能夠支持Visual Basic for Applications（VBA）編程，除了具有大量的內(nèi)置函數(shù)、豐富的圖表曲線之外，還提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫分析功能，以及可編程的宏語言。此外Excel具有1048576×65536（行×列）的數(shù)據(jù)處理量，完全能夠滿足本科室醫(yī)療耗材數(shù)據(jù)要求。

數(shù)據(jù)庫的建立遵守本科室前期數(shù)據(jù)使用習(xí)慣，常用關(guān)鍵字有：耗材類型、耗材名稱、產(chǎn)品有效期、產(chǎn)品價位、質(zhì)保時間、配貨聯(lián)系人、生產(chǎn)商名稱、生產(chǎn)商營業(yè)執(zhí)照有效期、生產(chǎn)商經(jīng)營許可證有效期、代理商名稱、代理商營業(yè)執(zhí)照有效期、代理商經(jīng)營許可證有效期等信息。

表1 醫(yī)療耗材詢價歷史記錄

2.2 功能模塊設(shè)計

VBA是Visual Basic的一種宏語言，是微軟開發(fā)出來在其桌面應(yīng)用程序中執(zhí)行通用的自動化（OLE）任務(wù)的編程語言。該語言于1993年由微軟公司開發(fā)的應(yīng)用程序共享一種通用的自動化語言，主要能用來擴(kuò)展Windows的應(yīng)用程序功能，特別是Microsoft Office軟件，也可說是一種應(yīng)用程式視覺化的Basic腳本。不同于其他Basic語言，VBA可寄生于Office軟件中，可使已有的寄主軟件（如Excel）自動化，目前VBA已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于小型ERP、OA等常見半自動化系統(tǒng)中，因此筆者使用VBA來實現(xiàn)系統(tǒng)主要功能，系統(tǒng)流程圖，見圖4。

圖4 半自動化管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)流程圖

因為VBA是寄生在Excel中的可視化Basic腳本，不同于其他系統(tǒng)的開發(fā)，該系統(tǒng)不包含任何可執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用程序，由圖4可知，打開目標(biāo)Excel是打開該系統(tǒng)的唯一途徑。為保證科室采購信息絕對安全，本系統(tǒng)集成并寄生于本地數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫安全使用三重加密保護(hù)，即：第一層，基本輸入輸出系統(tǒng)（Basic Input Output System，BIOS）序列驗證；第二層，介質(zhì)訪問控制層（Media Access Control，MAC）安全訪問驗證；第三層，用戶名/密碼驗證。當(dāng)同時滿足三層安全條件，系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫才能被打開，當(dāng)不能全部滿足安全條件，則系統(tǒng)跳出打開操作。系統(tǒng)打開后可根據(jù)需求使Excel可見或不可見。結(jié)合科室常規(guī)工作，該系統(tǒng)主要由錄入、修改、刪除模塊、申購單管理模塊、資格審查模塊、詢價比價模塊以及配貨、售后管理模塊組成。

2.3 主要功能調(diào)試

該系統(tǒng)是將腳本程序嵌入數(shù)據(jù)庫中的半自動化管理程序，當(dāng)用戶選擇“隱藏工作表”選項時，數(shù)據(jù)庫（Excel工作表格）隱藏，系統(tǒng)默認(rèn)進(jìn)入耗材查詢狀態(tài)，即進(jìn)入詢價比價、資格審查、配貨、售后管理等自動化管理模式；當(dāng)用戶選擇“顯示工作表”選項時，Excel工作表格顯示，用戶進(jìn)入常規(guī)手動工作模式，即可對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行手動錄入、修改、刪除等常規(guī)操作；此外在手動工作模式下可預(yù)置快捷鍵進(jìn)入自動化模式?！霸儍r比價”功能模塊針對檢索的關(guān)鍵詞是耗材名稱，檢索規(guī)則設(shè)置為模糊匹配，通過“詢價比價”功能界面可使用戶快速、準(zhǔn)確的對某一耗材價位進(jìn)行比對，并通過點擊相應(yīng)的直方條瀏覽該耗材的詳細(xì)信息?！百Y格審查”是建立在“詢價比價”基礎(chǔ)上的功能模塊，以上相關(guān)界面圖，見圖5～8（調(diào)試數(shù)據(jù)使用半模擬數(shù)據(jù)，敏感數(shù)據(jù)已被替換）。其中圖7縱坐標(biāo)顯示的是檢索耗材產(chǎn)品有效期；圖8縱坐標(biāo)顯示的是檢索耗材的銷售商和生產(chǎn)商的營業(yè)執(zhí)照有效期，直方圖值越大，有效期越長，當(dāng)直方圖值小于零時，則對應(yīng)檢索結(jié)果視為過期。

3 結(jié)果結(jié)論

醫(yī)療耗材的采購、審核、審計工作應(yīng)當(dāng)遵循公開、公正、公平原則，此外還需嚴(yán)格遵守規(guī)章制度、安全保密以及科學(xué)擇優(yōu)的原則。不同于常規(guī)醫(yī)療設(shè)備的采購，醫(yī)療耗材存在專業(yè)性強(qiáng)、數(shù)量多等特點，常規(guī)的手工錄入，Excel查詢已經(jīng)難以滿足工作需要，龐大的數(shù)據(jù)源為醫(yī)療耗材精細(xì)化管理提出了極大的挑戰(zhàn)。該系統(tǒng)基于前期筆者錄入Excel工作表格，使用VBA腳本語言實現(xiàn)對醫(yī)療耗材半自動化的管理手段，至截稿日，本系統(tǒng)實現(xiàn)的主要功能有：常規(guī)/半自動化管理切換、科室申購單管理、詢價比價管理、一鍵資格審核等功能。

圖5 登陸界面

圖6 詢價比價查詢結(jié)果

圖7 產(chǎn)品有效期查詢結(jié)果

圖8 營業(yè)執(zhí)照有效期查詢結(jié)果

半自動化管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用能夠減輕日常工作強(qiáng)度、提高工作效率，能夠在一定范圍內(nèi)規(guī)范本科室工作流程。然而，系統(tǒng)仍存在諸多問題，如耗材名稱未被統(tǒng)一化，在既往數(shù)據(jù)詢價比價過程中會出現(xiàn)多選、漏選條目的出現(xiàn)；無用、錯誤條目數(shù)據(jù)的刪除和修改仍需手動進(jìn)行等。此外，耗材質(zhì)量控制、從業(yè)人員的專業(yè)水準(zhǔn)、產(chǎn)品效益分析等也是影響采購結(jié)果的主要因素，因此，本系統(tǒng)仍需進(jìn)一步改進(jìn)，進(jìn)一步完善和研究。

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