快速優(yōu)化表格文件大小

老萬

Q：同事發(fā)來一個Excel表格文件，用軟件打開這個文件的時候花了特別長的時間，但是后來發(fā)現(xiàn)里面的內(nèi)容并不多。如何才能對這個表格文件進行優(yōu)化，讓它的大小變得更加合適？

A：出現(xiàn)這樣的情況可能是表格文件里面無用的信息太多了?？梢渣c擊工具欄中的“查找和選擇”按鈕，在彈出的菜單中選擇“定位條件”這個命令，然后在彈出的對話框中選擇“對象”這個選項，最后直接按下Delete鍵將不相關的元素迅速刪除掉。

也可以選中空白區(qū)域，通過快捷鍵“Ctrl+ -”清除行內(nèi)信息，這樣就可以刪除隱藏的公式。

WPS Office首頁只保留新建打開

Q：金山的WPS Office辦公軟件在打開以后，會在首頁顯示各種各樣的信息，這樣要想新建一個文檔就會讓人非常惱火。如何才可以關掉那些不需要的信息，而只保留“新建”和“打開”兩個主要的功能？

A：在WPS Office圖標上單擊右鍵，在彈出的菜單中點擊“打開文件所在的位置”命令。在文件夾里面找到“khomepage. dll”這個文件，修改后面的擴展名為“khomepage.bak”就可以了。

快速選擇表格同類型的單元格

Q：平時都是通過鼠標來進行單元格的選擇，但是有的時候表格里面的內(nèi)容特別多，這樣通過鼠標操作就不是很快捷。除此方法之外，還有哪些方法可以快速地對同類型的單元格進行選擇？

A：其實有的時候通過快捷鍵進行單元格的操作，比利用鼠標進行操作更加快捷方便。比如通過“Ctrl+Shift+↑”就可以選中當前單元格向上的所有帶數(shù)據(jù)的區(qū)域，通過“Ctrl+Shift+↓”就可以選中當前單元格向下的所有帶數(shù)據(jù)的區(qū)域，當然“Ctrl+Shift+←”和“Ctrl+Shift+→”也可以完成類似的操作。

在文檔中快速插入視頻

Q：在編輯文檔文件的時候，經(jīng)常會插入一些圖片來豐富文檔的內(nèi)容。通過什么方法可以快速插入視頻，從而通過多媒體的方式來展示文檔的內(nèi)容？

A：其實在Office辦公軟件中就攜帶有這樣的插入功能。首先打開文檔文件，點擊“插入”標簽中的“聯(lián)機視頻”按鈕，接著就會彈出一個對話框，從中可以利用必應搜索引擎來查找視頻。查找到相應的視頻后，點擊下面的插入按鈕，就可以將其插入到文檔里面了。

利用Word創(chuàng)建個性化清單

Q：為了更好地對一個文件進行管理，經(jīng)常會用到項目清單這樣的功能，但是系統(tǒng)自帶的項目清單并不很符合自己的需求。通過什么方法可以創(chuàng)建屬于自己的項目清單？

A：運行Word輸入項目清單，全選文檔中的內(nèi)容，然后點擊“開始”標簽中的“多級列表”按鈕。接下來在第二級列表中按一下Tab鍵，在第三級列表中按兩下Tab鍵，這樣項目清單的層級就顯得更加清晰。最后點擊字體列表中的“創(chuàng)建樣式”按鈕，就可以創(chuàng)建關于項目清單的樣式了。