新形勢下人事檔案管理存在的問題及對策

閆效鳳

[摘 要] 人事檔案管理是組織人事工作的重要內(nèi)容，是干部職工管理工作的重要依據(jù)。但目前人事檔案管理工作還存在人員檔案意識淡薄、 管理滯后、信息化水平低等問題，基于人事檔案管理中存在的問題，結(jié)合實際，有針對性地提出了相應的對策和措施。

[關 鍵 詞] 人事檔案；管理；問題；對策

[中圖分類號] G271 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）33-0288-01

人事檔案記載著干部職工的基本信息和成長經(jīng)歷，是選拔、評價、使用干部的基本憑證和重要依據(jù)。在全面從嚴治黨的大環(huán)境下，人事檔案的重要性顯得尤為突出。新形勢下，人事檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)，也還存在著一些新問題，需要我們關注并積極尋找相應的解決辦法。

一、當前人事檔案管理工作中存在的問題

（一）領導對人事檔案管理工作重視程度較低，導致工作隊伍水平不高

長久以來，一些單位領導對干部人事檔案管理工作不重視，有些認為人事檔案管理工作是無關緊要的事情，認為提拔干部主要看現(xiàn)實表現(xiàn)，個人檔案沒有太多參考價值；有些領導嘴上講人事檔案工作很重要，可實際工作中不重視，認為只要保管好，人事檔案不丟失、不泄密，不影響工作調(diào)動、檔案查閱就可以了；甚至有些領導對人事檔案管理人員頻繁更換，或是把一些工作能力不強、工作積極性不高、工作責任心缺乏的人員安排在人事檔案管理崗位上，極大地影響了人事檔案管理工作隊伍的水平。

（二）干部職工個人對人事檔案工作了解甚少，對如何填寫個人人事檔案材料意識淡薄

一些干部職工填寫個人檔案信息時隨意性大，個別人員僅出生時間一欄就有好幾個版本，直接影響到自己后期的提拔任用、不到年齡提前退休的問題，還有一些干部職工的學籍材料或新參加工作轉(zhuǎn)正定級表缺失，由于拖得時間久，無法補辦，工齡無法核實，在辦理退休手續(xù)時導致少算了工齡影響到養(yǎng)老金計算；還有一些后續(xù)取得學歷的干部職工，往往自己私揣著后取學歷的學籍資料，導致“干部基本信息審核認定表”中無法準確判斷學歷的真實性。以上這些問題都對后期干部人事檔案歸檔材料規(guī)范化、高質(zhì)量管理造成嚴重的影響。

（三）管理手段落后，信息化水平低

當前除了檔案館和一些儲存重要黨政機關干部人事檔案的大型單位（例如縣、市、省組織部）實現(xiàn)了人事檔案信息化管理外，有很大比例的單位在人事檔案管理中依然停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)材料管理的階段。一是人事檔案沒有進行信息化儲存?zhèn)浞?，將會給人事檔案帶來很大的安全隱患。如遇到重特大人為災害或自然災害，將會給人事檔案帶來滅頂之災；二是在查閱人事檔案信息時檔案工作人員只能對紙質(zhì)檔案一頁一頁、一本一本進行人工翻閱，查找速度慢，工作效率低下，還特別容易造成對原始紙質(zhì)檔案的破損，給檔案工作人員帶來更大的修補工作量。

二、優(yōu)化人事檔案管理工作的對策和建議

（一）提升檔案管理工作隊伍水平，推動檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展

人事檔案管理是一份繁瑣又枯燥的工作，是一份默默無聞、無私奉獻的工作，提升檔案工作隊伍水平，領導起著決定性作用。一方面要積極探索創(chuàng)建有效的激勵機制，調(diào)動檔案工作人員的積極性、主動性、創(chuàng)造性。在職稱評定、提拔任用、評優(yōu)推先等方面享受與其他崗位人員的相同待遇，提高檔案管理工作人員的職業(yè)認同感和心理歸屬感，激發(fā)他們的工作積極性；另一方面要加大對檔案管理人員業(yè)務培訓的投入，創(chuàng)造機會讓他們走出去參觀、培訓、學習，開闊視野，不斷提高他們的管檔水平。同時也要吸收新鮮血液，積極引進具備較高專業(yè)能力素養(yǎng)的綜合型檔案管理人才，打造一支專業(yè)素質(zhì)過硬、管理能力過強的檔案管理隊伍。

（二）提高干部職工的人事檔案意識，確保歸檔材料齊全、規(guī)范化

干部職工人事檔案在個人就業(yè)、職稱評定、提拔、工作調(diào)動、退休待遇等許多方面都具有重要的憑證作用，因此，我們要多采取“走出去，請進來”的形式開展人事檔案知識專題講座，到檔案館參觀，就個人填寫、收集、整理、保存、歸檔個人檔案材料知識加以培訓，全面提高每一名干部職工的人事檔案意識，確保從源頭解決歸檔材料不齊全、信息不準確等問題。

（三）加快人事檔案信息化建設步伐，確保檔案信息安全

信息化建設是人事檔案管理工作的必經(jīng)之路，也是開發(fā)利用人事檔案的必然之選。一是利用信息化建立人事檔案信息存儲平臺，對人事檔案進行數(shù)字化檔案異地備份，大大增強人事檔案的安全性。二是利用信息化實現(xiàn)檔案信息的快速檢索，一方面減輕檔案工作人員的工作強度，提高他們查閱檔案的效率和管理水平，另一方面能最大限度地減少直接查閱紙質(zhì)檔案的次數(shù)，防止紙質(zhì)檔案在檔案查閱過程中的破損或人為涂改、抽取或丟失等造成檔案內(nèi)容的缺損，延長檔案的壽命，維護檔案的完整和安全。三是通過信息化建設加強人事檔案的開發(fā)利用，人事部門積極利用人事檔案信息資源，對職工的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、職稱評定、工作經(jīng)歷、干部身份、工作業(yè)績、獎懲、能力評價等進行準確的分析，對人才進行分類儲備，給選人用人打下堅實的基礎，極大地提高組織人事的工作效率。

總之，我們要充分認識到加強人事檔案管理工作的重要性，要以對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想的高度政治責任感，把彌足珍貴的人事檔案管理好、利用好，充分發(fā)揮人事檔案在干部職工人事工作、人才工作、資質(zhì)存史中的重要作用。

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