淺析城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理及利用

武婷婷

【摘要】近幾年，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及城市化進(jìn)程的加快，人們對(duì)于城市環(huán)境衛(wèi)生越來越重視。因此加快建設(shè)并完善環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作，解決現(xiàn)有及預(yù)防可能發(fā)生的問題，使其能夠?qū)崿F(xiàn)工作條理化、清晰化、規(guī)范化的運(yùn)作形式，為加快我國環(huán)境衛(wèi)生建設(shè)打下良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】環(huán)境衛(wèi)生；檔案管理；措施

一、環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作存在的主要問題

（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

首先表現(xiàn)為環(huán)境衛(wèi)生部門的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)于檔案管理工作的重視程度不高，直接導(dǎo)致了部門機(jī)構(gòu)的檔案管理體系處于混亂的狀態(tài)，一方面，從部門管理者到檔案管理人員，對(duì)于檔案管理的重要性還停留在對(duì)于紙質(zhì)型文件的保存，而對(duì)于其它類型的實(shí)物及其他服務(wù)參數(shù)數(shù)據(jù)的保護(hù)基本處于停滯狀態(tài)，信息丟失嚴(yán)重狀況較為嚴(yán)重；一方面，由于管理意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致了在現(xiàn)階段多數(shù)環(huán)境衛(wèi)生檔案的管理方式多以手動(dòng)記錄為主體，對(duì)于信息科技的運(yùn)用較為滯后在效率及工作質(zhì)量上無法做到準(zhǔn)確無誤。

（二）檔案管理方式和管理水平與城市

發(fā)展速度不相適應(yīng)隨著城鎮(zhèn)建設(shè)速度的不斷加快，城市都市化客觀上要求城市規(guī)劃、建設(shè)、管理必須科學(xué)化、專業(yè)化，并應(yīng)當(dāng)具有高度廣泛的社會(huì)性和統(tǒng)一性。這就要求檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，趁勢(shì)發(fā)展，不僅真實(shí)記錄城市發(fā)展歷史，還要為城市管理提供服務(wù)，為城市專業(yè)化、特色化改造提供參考依據(jù)。但是，當(dāng)前城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理方式改進(jìn)速度和水平提升速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于城市發(fā)展速度。諸多涉及城市環(huán)境衛(wèi)生的建設(shè)項(xiàng)目，如生活廢水和雨水分流排泄系統(tǒng)，生活和工業(yè)廢水的無害化處理，城市生活垃圾填埋，以及通信、電力網(wǎng)絡(luò)布設(shè)等等，從規(guī)劃設(shè)計(jì)、建設(shè)到施工，都分屬不同的部門和單位負(fù)責(zé)，建設(shè)和管理等內(nèi)容被人為分割成多個(gè)碎塊，建設(shè)檔案等技術(shù)資料自然也由多個(gè)部門和單位分散管理。部門塊狀管理雖然簡(jiǎn)捷省事，但缺乏橫向、縱向聯(lián)系，難以形成系統(tǒng)化、集約化檔案管理格局。保管城市環(huán)衛(wèi)技術(shù)檔案的許多單位中，有國有單位，更多的是民營企業(yè)。很多單位不僅缺乏專業(yè)檔案保管場(chǎng)所，而且缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。筆者在所屬各單位檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)，不按要求分類立卷，專業(yè)技術(shù)檔案與行政檔案合卷混裝等現(xiàn)象較為普遍。甚至有的怕麻煩，只歸檔文件正文，不歸檔作為附件的技術(shù)圖紙、表格和說明書，嚴(yán)重背離了檔案初衷。不規(guī)范的管理，造成檔案資料發(fā)霉氧化變色，或被蟲蛀，造成城市環(huán)境衛(wèi)生技術(shù)檔案損壞和缺失。收集和歸檔尚且如此，更難做到專卷專管。這些落后的管理手段，難以適應(yīng)城市大都化發(fā)展需求，如遇突發(fā)事件，很難為應(yīng)急處置提供技術(shù)支撐。

（三）檔案利用率不高

制約檔案利用的主要原因是城市環(huán)境衛(wèi)生檔案沒有電子化和檔案條塊分割管理模式難以得到有效解決。承擔(dān)城市環(huán)衛(wèi)建設(shè)的部門和施工單位之間缺乏聯(lián)系，各自為政。政府部門管理和服務(wù)方式滯后，沒有建成可供社會(huì)查詢和使用的電子化網(wǎng)絡(luò)，致使城市環(huán)境衛(wèi)生檔案利用尚處在初級(jí)階段，利用率較低。如環(huán)境衛(wèi)生基礎(chǔ)設(shè)施、城市各類管線布設(shè)“挖了建，建了再挖，再挖了再建”等現(xiàn)象反復(fù)出現(xiàn)，甚至施工方往往在不知情的情況下將其他部門的設(shè)施在己方施工時(shí)損壞，引發(fā)矛盾和資源浪費(fèi)。

二、提高環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作效能的有效策略

（一）監(jiān)理環(huán)境衛(wèi)生檔案管理體系

應(yīng)當(dāng)針對(duì)原有環(huán)境衛(wèi)生管理體系制度的建立要逐步完善和細(xì)化，在傳統(tǒng)原有的檔案管理方式大多沿用了計(jì)劃性經(jīng)濟(jì)體制下的檔案管理模式，其文件數(shù)據(jù)的歸檔與分類流程總體呈現(xiàn)出內(nèi)容反復(fù)、程序復(fù)雜的狀況，同時(shí)由于環(huán)境衛(wèi)生事業(yè)所要進(jìn)行檔案歸檔的信息內(nèi)容數(shù)據(jù)量龐大，原有的檔案管理運(yùn)行流程已經(jīng)不能夠適應(yīng)新時(shí)期的工作模式，因此建立制度明確、體系明細(xì)、運(yùn)轉(zhuǎn)效率高的體系迫在眉睫。

（二）建立共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案便捷利用

一是要嚴(yán)把檔案收集關(guān)。應(yīng)當(dāng)由專門的檔案管理部門將城市垃圾處理、城市雨污管線布設(shè)、城市污水處理、城市電力及通信管網(wǎng)布設(shè)等涉及城市基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境衛(wèi)生管理工作的檔案信息收集齊全，建立專業(yè)的技術(shù)檔案室，專人負(fù)責(zé)管理。二是逐步建立健全城市環(huán)境衛(wèi)生檔案電子數(shù)據(jù)庫，發(fā)揮計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)檔案信息的優(yōu)勢(shì)。將紙質(zhì)文檔進(jìn)行掃描，建立PDF格式數(shù)據(jù)庫。有條件的可以建立包含地下管網(wǎng)、電力通訊網(wǎng)線、公共衛(wèi)生設(shè)施布設(shè)等基礎(chǔ)設(shè)施信息的城市環(huán)境衛(wèi)生矢量地圖，供政府領(lǐng)導(dǎo)和管理部門決策時(shí)參閱。在縣級(jí)政府城市管理和環(huán)境衛(wèi)生管理部門門戶網(wǎng)上設(shè)立專欄，將適宜公開的檔案信息在網(wǎng)絡(luò)公開，方便相關(guān)部門、單位和社會(huì)公眾查詢。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高相關(guān)業(yè)務(wù)人員的執(zhí)業(yè)能力和檔案管理服務(wù)意識(shí)，通過系統(tǒng)、科學(xué)的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，將具有較高科技含量的信息化技術(shù)引入到環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作中去，特別是針對(duì)環(huán)境衛(wèi)生涉及內(nèi)容范圍廣、數(shù)據(jù)信息量大等特征，以電子計(jì)算機(jī)為數(shù)據(jù)信息歸檔為載體，分門別類實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理模式，以提升業(yè)務(wù)人員熟練操作電子設(shè)備為前提，提高檔案歸檔的精準(zhǔn)度，同時(shí)為檔案管理隊(duì)伍帶來新的管理理念和提升，整體提升檔案管理人員的管理能力，提升企業(yè)的檔案管理水平。

三、結(jié)語

城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理是一項(xiàng)綜合性強(qiáng)、涉及面廣的工作，具有廣泛的社會(huì)性。檔案管理部門要認(rèn)真研究新問題，探索新思路，破解新難題。不斷采用新技術(shù)，提高管理效能，推進(jìn)便捷查詢和利用，最大限度地發(fā)揮城市環(huán)境衛(wèi)生檔案的作用，為城市建設(shè)和發(fā)展提供強(qiáng)有力支撐。