檔案管理過程中的主要問題以及應對措施

嘎日迪

【摘要】隨著我國的綜合國力在不斷的加強，檔案管理工作在社會的各個行業(yè)當中都有著重要的作用，通過對檔案的整理、分類、保存以及管理，可以建立一個單位內(nèi)部的信息資料系統(tǒng)，在具體的工作過程中，方便資料信息的使用和提取，對于單位各部門工作都有配合和促進的作用。檔案管理工作應該根據(jù)不同實際狀況，配合是社會進步的要求，不斷完善。因此，本文探討在檔案管理過程中存在的各種問題，并針對此提出建議性的應對措施。

【關鍵詞】檔案管理；問題；應對措施

在每個部門的發(fā)展過程中，往往會產(chǎn)生很多重要的信息資料，而這些信息資料的保存便會在使用過程中有序地歸置到檔案中，產(chǎn)生一定的記錄作用，對于部門的各種活動、重大事項、典型事跡等都進行記載和保留。檔案的最大作用就是能夠在部門的發(fā)展道路上提供歷史性的鋪墊。比如在提高經(jīng)濟水平方面，財務部門能夠提取檔案中歷年的經(jīng)營隋況，對各項數(shù)據(jù)作出對比，在之前舊模式的基礎上改善和創(chuàng)新，從而使部門得到長足發(fā)展。

一、檔案管理過程中存在的主要問題

（一）缺乏對檔案管理工作的重視

目前，雖然很多的企業(yè)都陸續(xù)開展了對檔案的管理工作。但是，在實踐的工作過程中，尚且有很多的企業(yè)對檔案管理工作缺乏重視，或者雖然制定了檔案管理工作的制度，但是執(zhí)行力度不夠等。這些現(xiàn)象歸根結(jié)底還是由于很多企業(yè)的管理人員或者工作人員并沒有認識到檔案管理工作的重要性，甚至對檔案管理工作的開展存在著一定的誤區(qū)。檔案管理工作不是簡單的對一些資料進行保存，它的有效開展可以給企業(yè)帶來經(jīng)濟利益。很多單位在工作過程中對檔案的要求就是不要隨意亂借，不要弄丟，要能夠應付上級的檢查。這些都源于企業(yè)缺乏對檔案管理工作的重視。

（二）檔案管理內(nèi)部與外部環(huán)境不達標，質(zhì)量低下

得不到重視的檔案管理工作，只有素質(zhì)低下的管理人員和簡陋的硬件設施。檔案管理工作其實是一項非常專業(yè)的資料管理工作，它需要專業(yè)人員進行有序的整理和把關，提高檔案的利用率。但是很多部門的檔案管理人員自身素質(zhì)低下，對檔案管理的基礎流程不清不楚，也沒有具備完整的計算機操作技術，所以檔案管理工作總是會表現(xiàn)得更加繁雜和冗長，不利于檔案管理工作效率的提高。另外，很多部門為檔案建立的儲存室設施簡陋，辦公環(huán)境差，甚至沒有專門放置檔案的文件夾和書櫥，這也在很大程度上阻礙了檔案管理工作效率的提高。

（三）對檔案重要性認識程度不夠

檔案管理工作對于國家和社會發(fā)展具有十分重要的作用，但目前，阻礙我國檔案管理科學化水平提高的重要因素之一，即為相關領域的工作人員對于檔案的重要性認識程度不夠。部分工作人員認為檔案管理是一項可有可無的工作，沒有檔案管理企業(yè)也能照常運轉(zhuǎn)。由于此種意識和觀念長期存在，造成了工作人員在進行檔案管理工作時，工作不積極態(tài)度不認真，進而導致了檔案管理工作效率低下，檔案管理過程中文件丟失的情況也時有發(fā)生。

二、解決檔案管理工作中問題的對策措施

（一）加強對檔案管理工作的重視

如上文研究指出，檔案管理工作的開展對于企業(yè)的健康發(fā)展大有裨益。在日常的經(jīng)營過程中，企業(yè)要加強對檔案管理工作的重視以及關注，要在企業(yè)的經(jīng)營過程中培訓全體工作人員檔案管理的意識，企業(yè)的管理人員更要在企業(yè)的機構設置與日常管理過程中對檔案管理給予充分的重視，設置足夠多的專業(yè)管理人才，從思想上引起重視，從實際行動中加強管理，確保企業(yè)檔案管理工作的有效開展。

（二）在保證檔案管理工作具有良好管理環(huán)境的同時，部門還需要強調(diào)檔案管理工作的保密性

檔案是部門內(nèi)部工作的歷年資料和一些機密材料，屬于部門內(nèi)部機密性文件，檔案對于部門在同行競爭中是非常重要的存在意義。所以在這個基礎上，就需要部門的檔案管理人員注意檔案管理的保密性，意識到部門檔案泄漏的危險性。部門需要時刻培養(yǎng)部門內(nèi)部人員對于部門檔案的保密意識，在日常工作中工作人員要提高警惕性，不隨便在部門外部復印部門檔案，不隨便與部門外部人員討論檔案內(nèi)容，不隨便將檔案擱置在辦公區(qū)域以外的地方，妥善保存檔案，讓每一個工作人員都具有一定的危機意識，加強對檔案的保護和保密措施。在此基礎上，部門還需要制定相應的機密泄露懲罰措施，在警示全體員工的同時，對機密泄露帶來的一系列損失有一定程度上的彌補。

（三）加大經(jīng)費投入，促進檔案管理方式的創(chuàng)新

經(jīng)費投入是保證檔案管理工作健康發(fā)展的關鍵，檔案庫有著豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，人們?nèi)匀粫械綆觳刭Y源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導致的利用效率不高。所以，必須在充實庫藏內(nèi)容，提高庫藏質(zhì)量的基礎上，有目的地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化，及時準確地為用戶提供服務。

三、結(jié)語

檔案的管理保存即為單位發(fā)展過程中具體的發(fā)展過程表現(xiàn)、結(jié)果的具體記錄，其中人員、技術、財務、業(yè)務等多種資料都得到了歸納管理。這些檔案的充分利用，可以為下一步的計劃制定、預應問題的應對提供有效的參考；推動工作的持續(xù)進行對于工作目標的明確、工作效率的提高都具有推動作用，通過各種細節(jié)的完善，使企業(yè)整體得到發(fā)展。