淺析檔案管理過程中的主要問題及對策措施

董志敏

【摘要】檔案管理工作的開展能夠全面反映出各類經(jīng)營現(xiàn)狀、實(shí)踐成果及發(fā)展歷程等，對各項(xiàng)管理工作的開展均能夠產(chǎn)生重要影響，發(fā)揮數(shù)據(jù)資料總結(jié)的作用價值，是發(fā)展期間無形的財(cái)產(chǎn)。新形勢背景下，檔案管理工作價值越發(fā)突出，需要基于實(shí)際的檔案管理問題加以分析，切實(shí)發(fā)揮檔案管理的價值，為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；主要問題；對策措施

一、檔案管理過程中的問題

（一）檔案管理團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)有待提高

時代的快速發(fā)展對于檔案管理人才的要求也逐漸變高，對于業(yè)務(wù)能力強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)高的人才需求也越來越大，以往的工作模式和思路已經(jīng)不能很好地適用于當(dāng)下的檔案管理工作，所以一些問題逐漸暴露出來。檔案管理工作需要工作人員首先要具備一定的專業(yè)素質(zhì)能力，其次必須認(rèn)真負(fù)責(zé)有責(zé)任感，有法律意識，最后還要具備良好的個人素質(zhì)。然而在實(shí)際開展工作的過程中，綜合型的人才往往很少，部分工作者工作熱性低，對待工作敷衍了事，不但影響了檔案管理的工作氛圍，還有可能影響檔案管理工作的大局。所以檔案管理工作的人才問題是不得忽視的關(guān)系到檔案管理工作大局的重要問題。

（二）檔案管理信息化水平不高，沒有跟上時代發(fā)展步伐

信息化時代檔案管理工作更不應(yīng)該落后于時代發(fā)展，但是在檔案管理工作的實(shí)際發(fā)展過程當(dāng)中，部分地區(qū)的檔案管理工作沒有充分利用好信息化手段，工作思路亟待轉(zhuǎn)變。很多地方的檔案管理工作還是依賴于傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔方式，不但容易破損和丟失，還不好保管，對于保管室的要求也很高，還占用很大的空間，并且必須注意防潮、防水以及防火和防盜工作等。

（三）對檔案管理的重視程度有待提高

部分地區(qū)對于檔案管理的重視程度不高，檔案管理部門職能弱化，工作積極性差，導(dǎo)致工作質(zhì)量下降，紀(jì)律性不好。同時也導(dǎo)致了，其他部分對于檔案管理工作的不重視，因此在開展一些工作的過程中配合得不好，這些都與檔案管理部門本身以及當(dāng)?shù)貙ζ涞闹匾暢潭扔嘘P(guān)。

二、解決檔案管理工作中問題的對策措施

（一）加強(qiáng)對檔案管理工作的重視

檔案管工作的開展對于企業(yè)的健康發(fā)展大有裨益。在日常的經(jīng)營過程中，企業(yè)要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視以及關(guān)注，要在企業(yè)的經(jīng)營過程中培訓(xùn)全體工作人員檔案管理的意識，企業(yè)的管理人員更要在企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置與日常管理過程中對檔案管理給予充分的重視，設(shè)置足夠多的專業(yè)管理人才，從思想上引起重視，從實(shí)際行動中加強(qiáng)管理，確保企業(yè)檔案管理工作的有效開展。

（二）完善檔案管理體系

經(jīng)過長久的工作后，各個地方的檔案管理工作基本上能夠取得較大的進(jìn)步，考慮到今后的工作挑戰(zhàn)和影響因素仍然是比較多的，企業(yè)需要不斷完善檔案管理體系。一方面，制定檔案管理制度，并對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，積極開展社會調(diào)查分析，汲取更多的反饋意見。另一方面，加強(qiáng)業(yè)內(nèi)技術(shù)手段和管理理念探討，確保在檔案管理工作的實(shí)施過程中，能夠獲得更多的參考和指導(dǎo)。

（三）培養(yǎng)檔案管理工作的專業(yè)人才

人才的發(fā)展對于企業(yè)檔案管理工作的開展至關(guān)重要，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)高效檔案管理工作的重要因素。在企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)之中，一方面，要招聘專業(yè)性比較強(qiáng)、綜合能力比較強(qiáng)的檔案管理工作人員，另一方面，也要加強(qiáng)對檔案管理工作人員的持續(xù)培養(yǎng)，通過采取定期培訓(xùn)對檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使得他們的工作與管理能力不斷的提升，進(jìn)而能夠更好的為企業(yè)檔案管理工作服務(wù)。同時，企業(yè)還要注重對檔案管理工作人員綜合能力的培養(yǎng)，隨著時代的快速發(fā)展，很多的新鮮詞匯開始陸續(xù)出現(xiàn)，這些因素也直接或者間接的影響著檔案管理工作的開展。

（四）配備齊全的檔案管理硬件設(shè)施

如今的很多地方的檔案管理的硬件設(shè)施不齊全，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的規(guī)范開展。因此，在地方的經(jīng)營過程中，要加強(qiáng)對檔案管理工作的硬件設(shè)施的配備，一方面，要給檔案管理工作的開展提供足夠大的空間，要有專門的檔案管理工作辦公室，方便檔案管理工作的開展；另一方面，各地方要提供齊全的檔案管理過程中需要的工具，比如文件夾，文件袋，文件框等設(shè)施；同時，企業(yè)還要提供適當(dāng)?shù)碾娔X設(shè)施等，這也是為了適應(yīng)新時代發(fā)展的需要，同時也能夠促各地方業(yè)檔案管理工作的高效開展。

（五）加強(qiáng)檔案管理工作的保密性

檔案對于各地區(qū)的發(fā)展以及在市場中的競爭來說都非常的重要，因此，檔案管理工作人員要注重企業(yè)檔案管理的保密性。首先，單位的管理層要讓企業(yè)的全體工作人員樹立起檔案的保密性意識，做到全員保密，加強(qiáng)對檔案的保密性管理；其次，企業(yè)的檔案管理工作人員要把好檔案管理保密性的重要關(guān)卡。在日常工作過程中，檔案管理工作人員要懷有警惕意識，不隨便將單位的檔案借閱給他人，不隨便復(fù)印公司的檔案，嚴(yán)格把控單位檔案的保密性。最后，單位要采用監(jiān)督的手段對自身的檔案進(jìn)行管理，對于單位檔案的保密性流失的行為采取一定的處罰措施，對于因此給單位帶來損失的行為進(jìn)行懲罰等，這一方面給全體員工帶來要求，同時還可以在一定程度上彌補(bǔ)單位檔案流失的損失。

三、結(jié)語

檔案管理工作要不斷進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，確保能夠及時發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足。未來的檔案管理工作仍然具有很多挑戰(zhàn)，檔案管理人員要不斷提升自身的綜合素質(zhì)，并采用科學(xué)的管理方式，從而不斷提升檔案管理工作的綜合水平。