淺談房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀

唐亮

摘 要：近年來，我國(guó)房地產(chǎn)事業(yè)越做越大，成為企業(yè)家投資中的一大占比，而隨著房地產(chǎn)行業(yè)興盛的同時(shí)，有關(guān)的房地產(chǎn)檔案也越來越多，這些資料對(duì)個(gè)人和企業(yè)來說都是十分重要的，因此，房地產(chǎn)檔案的管理問題就顯得尤為重要，這對(duì)于處理房產(chǎn)、合同等問題提供重要證據(jù)，所以，本文針對(duì)房地產(chǎn)檔案的管理問題進(jìn)行以下分析。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；檔案管理；現(xiàn)狀

房地產(chǎn)檔案管理是企業(yè)管理中極為關(guān)鍵的一部分，它的有效管理為居民和企業(yè)在法律途徑上提供重要依據(jù)，保證了當(dāng)事人和法人的所有權(quán)益，使得房地產(chǎn)行業(yè)得以有序平穩(wěn)的運(yùn)行發(fā)展，是一項(xiàng)現(xiàn)代化的科學(xué)的企業(yè)管理制度，起到明晰權(quán)責(zé)、資料保護(hù)的作用，但是其中不乏也有一些問題，這就需要我們及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理，讓企業(yè)和國(guó)家健康發(fā)展，提高企業(yè)和國(guó)家的經(jīng)濟(jì)效益。

1 房地產(chǎn)檔案管理概論

顧名思義，檔案管理就是指將檔案資料進(jìn)行整理、收集進(jìn)行分類管理，而內(nèi)容一般以數(shù)據(jù)、文字、圖像、照片等形式進(jìn)行保存和存放。同樣，而房地產(chǎn)的檔案管理則是指將有關(guān)房產(chǎn)證明的材料收集進(jìn)管理檔案中，一般涉及房產(chǎn)證、拆遷證、房屋使用權(quán)等情況內(nèi)容。值得特別說明的是，在房地產(chǎn)的檔案管理中，應(yīng)當(dāng)注意房地產(chǎn)的轉(zhuǎn)移、繼承、贈(zèng)與等信息權(quán)益的變更，企業(yè)要做到及時(shí)補(bǔ)充資料，保證房地產(chǎn)檔案不失真，信息完整，能夠在法律上有效，保護(hù)產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益和正當(dāng)行為。由此可以看出，房地產(chǎn)的檔案管理工作是房地產(chǎn)行業(yè)中重要的一部分工作，應(yīng)該得到上層領(lǐng)導(dǎo)和基層民眾的高度重視。

2 房地產(chǎn)檔案管理中存在的問題

2.1 現(xiàn)行文件過于籠統(tǒng)，缺乏操作性

目前，在實(shí)際工作中，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的依據(jù)為2001年建設(shè)部頒布的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》。該辦法從房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的收集、整理和利用等幾個(gè)方面對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理工作進(jìn)行了規(guī)定，但只限于宏觀層面，缺乏對(duì)具體工作的指導(dǎo)。目前的實(shí)際工作情況是，服務(wù)中心窗口受理業(yè)務(wù)時(shí)收什么材料，檔案室就存什么材料，對(duì)于檔案材料是否齊全、是否規(guī)范、是否準(zhǔn)確，還缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 保管期限不明確，致使檔案庫房緊張

《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》規(guī)定：房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)以丘為單元建檔，以房地產(chǎn)權(quán)利人為全宗立卷。但在實(shí)際工作中是以房號(hào)為單元建檔，將權(quán)利人的所有權(quán)登記檔案、所有權(quán)轉(zhuǎn)移登記檔案、他項(xiàng)權(quán)登記檔案、他項(xiàng)權(quán)注銷登記檔案都集中在一起，合并組成一卷。由于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案保管期限的不明確，無法開展鑒定、銷毀工作。因此，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案出現(xiàn)了有增無減的現(xiàn)象，必將導(dǎo)致檔案庫房空間的資源短缺。

2.3 檔案管理專用軟件功能不完善，不能滿足實(shí)際工作需要

在提高房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化水平的工作中需要注意兩個(gè)問題：一是房地產(chǎn)權(quán)屬紙質(zhì)檔案和電子檔案內(nèi)容要一致。由于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案處于不斷的轉(zhuǎn)移和變更之中，具有極強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，因此房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的最新電子信息始終要與房產(chǎn)現(xiàn)狀一致，并不斷補(bǔ)充、更新材料，自始至終反映房屋產(chǎn)權(quán)的現(xiàn)實(shí)情況，這就要求房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理專用軟件能使新、舊數(shù)據(jù)統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)無縫鏈接。二是檔案管理軟件要統(tǒng)一，不能因業(yè)務(wù)不同而使用不同的管理軟件。由于歷史原因，不同業(yè)務(wù)往往由不同的部門負(fù)責(zé)，這就造成在房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化初期各部門使用了不同的檔案管理軟件，致使在實(shí)際工作中存在著檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)分散、查詢繁瑣、數(shù)據(jù)易丟失等問題。因此，研發(fā)適合房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的專用軟件，提高房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化管理水平，勢(shì)在必行。

2.4 對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)不到位

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的內(nèi)容和管理方法具有不同于其他檔案工作的專業(yè)性。這就使得房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理人員既要具有一定的檔案管理知識(shí)，又要了解一些測(cè)繪、法律等相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，還要懂得每一類權(quán)屬登記流程中要形成的文件材料。因此，針對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作是非常重要的，但現(xiàn)實(shí)情況卻是這方面培訓(xùn)工作不到位，所以出現(xiàn)技術(shù)性的失誤導(dǎo)致資料不全和真實(shí)性受到質(zhì)疑等問題。

3 房地產(chǎn)檔案管理問題的解決辦法

3.1 制定房地產(chǎn)檔案管理制度

各行各業(yè)的檔案管理工作都應(yīng)該加強(qiáng)，尤其是房地產(chǎn)行業(yè)的檔案管理，這關(guān)乎著居民的利益。因此，房地產(chǎn)的檔案管理應(yīng)該做到規(guī)范化，講求在創(chuàng)新中突破，形成科學(xué)統(tǒng)一的檔案管理體系，制定出房地產(chǎn)檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并予以踐行，具體應(yīng)該做到文件紙張的規(guī)格大小確定、錄像內(nèi)存的數(shù)據(jù)精確、能夠存檔的最大期限、檔案的分類狀況以及最后需要銷毀檔案等。這樣有利于日后的工作能夠有理可尋，方便快捷的找到相應(yīng)文件，提供全面的房產(chǎn)信息概況。所以，相關(guān)企業(yè)和工作部門應(yīng)該健全房地產(chǎn)檔案信息管理的規(guī)范制度。

3.2 推行房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理專用軟件

我國(guó)信息化的技術(shù)目前層出不窮，應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域中，因此，在房地產(chǎn)項(xiàng)目的管理上也應(yīng)該應(yīng)用專業(yè)的信息軟件，同時(shí)做好紙質(zhì)備份工作，使之軟件中的資料和數(shù)據(jù)與紙質(zhì)收集內(nèi)容是一致的，有利于日后突發(fā)情況發(fā)生，還能留有后手，也方便日后進(jìn)行查閱和增添資料的整理工作，房產(chǎn)信息記錄完善和有效整合。所以，專業(yè)房產(chǎn)的軟件的運(yùn)用對(duì)于企業(yè)管理層面來說具有重要意義，有助于加強(qiáng)房產(chǎn)的管理工作，實(shí)現(xiàn)信息化、共享化、便捷化、準(zhǔn)確化等。

3.3 加強(qiáng)對(duì)房地產(chǎn)檔案管理人員的培訓(xùn)

一個(gè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的企業(yè)要想提升經(jīng)濟(jì)效益離不開對(duì)其工作人員的技能要求和人才的儲(chǔ)備，這在企業(yè)投資中都有很大的比重，因此，在房地產(chǎn)行業(yè)中也不例外，相關(guān)房地產(chǎn)管理層人員應(yīng)該考慮到這個(gè)問題，尤其應(yīng)該加強(qiáng)自己企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)工作和專業(yè)人才的儲(chǔ)備工作。讓員工們及時(shí)了解公司新政策以及房地產(chǎn)行業(yè)日后發(fā)展的前景，并且督促他們做好自己手頭上的工作，向他們傳授新的檔案管理相關(guān)的知識(shí)，建設(shè)出一批有信息技術(shù)有能力的企業(yè)骨干。另外，房地產(chǎn)檔案管理行管人員應(yīng)該做到時(shí)常和司法等行業(yè)部門進(jìn)行溝通，及時(shí)掌握好時(shí)機(jī)，應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的新局面，對(duì)自己的工作業(yè)務(wù)熟練并且保證檔案的真實(shí)和完整，這是企業(yè)培訓(xùn)房地產(chǎn)檔案管理人員的目的。

4 總結(jié)

綜上所述，房子是人們生活的住所，日常生活工作休息的地方，房產(chǎn)關(guān)乎人們的權(quán)益，對(duì)于個(gè)人來說極其重要，在社會(huì)層面，也有重要的價(jià)值作用。面對(duì)房地產(chǎn)檔案管理中出現(xiàn)的問題，要求企業(yè)首先應(yīng)該做到規(guī)范房地產(chǎn)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)房地產(chǎn)檔案的科學(xué)管理，另外，專業(yè)的人才是必須具備的，因此相關(guān)企業(yè)應(yīng)該落實(shí)有關(guān)檔案管理的專業(yè)人才的培養(yǎng)工作，以便為居民提供快捷周到的服務(wù)，促進(jìn)房地產(chǎn)行業(yè)有序健康發(fā)展和居民的幸福生活。

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