醫(yī)院衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀與對策

周妍

摘 要：為了保證醫(yī)院體系檔案管理的良好發(fā)展，應(yīng)能認(rèn)識到檔案管理的重要性，并能結(jié)合醫(yī)院體系檔案管理的特點(diǎn)以及現(xiàn)狀，通過優(yōu)化檔案管理方法、引入新型設(shè)備等方式推動檔案管理的良性發(fā)展。本文就醫(yī)院體系當(dāng)中檔案管理現(xiàn)狀以及相應(yīng)對策進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；衛(wèi)生檔案；管理

醫(yī)院體系當(dāng)中的檔案系統(tǒng)記錄了患者個人疾病治療信息以及在疾病治療階段所花費(fèi)的各項費(fèi)用，這些信息無論是對于患者個人或者是醫(yī)院集體都有著重要意義，一旦出現(xiàn)了醫(yī)療檔案缺失或則是損毀，那么就會對醫(yī)院發(fā)展和個人就醫(yī)產(chǎn)生影響。

1 當(dāng)前醫(yī)療體系檔案管理的現(xiàn)狀

在醫(yī)院的正常運(yùn)行當(dāng)中會產(chǎn)生大量的檔案文件信息，而這些檔案資料也會涵蓋醫(yī)院對患者的治療、醫(yī)院內(nèi)部員工信息以及醫(yī)院發(fā)展等方面。目前各領(lǐng)域的發(fā)展建設(shè)都和電子信息相融合，并通過機(jī)械電子技術(shù)的運(yùn)用實現(xiàn)了相應(yīng)工作質(zhì)量的提升，而醫(yī)院體系當(dāng)中也融入了大量電子設(shè)備以及信息化的技術(shù)，實現(xiàn)了檔案等方面工作質(zhì)量的提升。但在信息化檔案管理工作落實的階段中，由于技術(shù)落后或者對信息化檔案檔案管理重視程度低的問題影響，信息化類型檔案管理模式落實并不理想，還有一些醫(yī)院在開展檔案工作的時候還在運(yùn)用過去以人工為主的管理模式。和信息化類型的檔案管理模式相比，人工類型的檔案管理工作存在著耗費(fèi)時間長、檔管理工作量大以及管理成本高的問題，因此需要管理人員能重視信息化檔案管理模式的優(yōu)勢，通過信息化的檔案管理模式改變檔案管理的現(xiàn)。

其次，目前醫(yī)院體系檔案管理方面也存在缺乏統(tǒng)一管理的問題。部分醫(yī)院當(dāng)中的檔案管理歸屬于各個部門，不同部門之間難以進(jìn)行有效的檔案信息共享，這種類型的檔案管理制度會加重各個部門的工作量，也會由于不同部門難以有效溝通而影響檔案管理質(zhì)量。尤其是在查詢某一具體檔案文件的時候，會增加查詢中消耗的時間。而且，檔案缺乏統(tǒng)一管理之后，各個部門對于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備類型、規(guī)范要求也會存在差異，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)混亂。

在目前的檔案管理當(dāng)中有著其他類型的問題，這些因素都會對檔案管理產(chǎn)生影響，需要工作者能重視醫(yī)院體系檔案管理工作發(fā)展，結(jié)合不同醫(yī)院的實際情況，積極的進(jìn)行信息化檔案管理。

2 強(qiáng)化醫(yī)院體系檔案管理質(zhì)量的方案

2.1 增強(qiáng)對檔案管理的重視度

在過去醫(yī)院體系的管理方面，常將管理工作重點(diǎn)放到了醫(yī)院機(jī)械設(shè)備以及人員管理方面，這種管理重點(diǎn)劃分方案的確能讓醫(yī)院有快速發(fā)展的效果，但也會由于檔案管理工作重視力度不足，影響后續(xù)的檔案管理工作的順利開。有一部分醫(yī)院對檔案管理工作的認(rèn)識存在不足，還認(rèn)為檔案管理僅僅對檔案文件的收集、整理、保存，這項工作對于醫(yī)院體系的利益發(fā)展關(guān)系不大，不必花費(fèi)大量的資金進(jìn)行檔案管理體系建設(shè)。這種認(rèn)識帶有巨大的片面，更是對檔案管理工作的一種誤解。

在實際開展檔案管理的時候，要能認(rèn)識到檔案管理對于醫(yī)院體系管理以及醫(yī)院發(fā)展的重要性，將信息化檔案體系的構(gòu)建，當(dāng)做管理工作的核心，將先進(jìn)的管理技術(shù)以及管理理念融入到管理工作當(dāng)中，實現(xiàn)管理工作質(zhì)量的提升，最終帶動醫(yī)院發(fā)展。

2.2 設(shè)立健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系

為了提高管理人員的工作效率，保證檔案的完整性、查閱的及時性和有效性，就需要對管理體系進(jìn)行優(yōu)化和完善。可以通過檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系完成對其的管理和保管，因為網(wǎng)絡(luò)體系不僅可以簡便快速的實現(xiàn)對資料的分類與查詢，還可以有效的對其進(jìn)行保管，使其不易丟失或泄露。在檔案早期的抄寫錄入時，可以利用專業(yè)的檔案管理軟件，對資料進(jìn)行有序的排序和匯總，并依照部門人員和職責(zé)的不同進(jìn)行分別管理，從而提高工作效率，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

2.3 強(qiáng)化對工作者的培養(yǎng)

在推進(jìn)檔案管理工作發(fā)展速度以及建設(shè)質(zhì)量的階段，成功與否的關(guān)鍵因素在于工作者的素質(zhì)以及能力。檔案管理工作內(nèi)容繁雜，需要處理的內(nèi)容較多，如果工作者素質(zhì)以及能力存在問題，那么檔案管理工作的質(zhì)量也難以得到保證。

醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理的水平主要取決于管理人員的素質(zhì)。一方面，行政檔案的管理部門要及時地對醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理進(jìn)行審查和監(jiān)督，對醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理存在錯誤或不全面的地方要予以糾正，使醫(yī)療衛(wèi)生單位的檔案管理可以與之相適應(yīng)。另一方面，醫(yī)療衛(wèi)生單位要強(qiáng)化管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，通過開展培訓(xùn)活動對管理人員的操作及業(yè)務(wù)等方面進(jìn)行指導(dǎo)，對管理檔案的重要精神及責(zé)任義務(wù)要及時傳達(dá)，各個管理人員應(yīng)予管理中心保持溝通，使其符合檔案的管理要求。

2.4 結(jié)合醫(yī)院實際，完善檔案管理制度

為適應(yīng)檔案工作快速發(fā)展變化的特點(diǎn)，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)采取一系列措施，如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理方法和程序，使檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時，檔案人員通過完善的制度建設(shè)，對檔案進(jìn)行實時控制成為可能。依據(jù)《檔案法》等相關(guān)規(guī)定，完善、制定檔案管理制度和檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范，實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。

檔案管理是一項長期工作，要使各級嚴(yán)格把關(guān)，責(zé)任到人，還須建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院可將此內(nèi)容納入科室管理責(zé)任書之中，將檔案管理與科主任工作實績考核獎懲掛鉤，明確科主任對科室檔案工作的管理責(zé)任。

2.5 信息化管理與檔案管理相結(jié)合、互相協(xié)作

醫(yī)療衛(wèi)生單位對檔案的錄入不能只專注于手寫版，還應(yīng)順應(yīng)科技的發(fā)展，與信息化管理相結(jié)合，創(chuàng)建電子版的衛(wèi)生檔案，應(yīng)該注意的是要保證兩者信息的及時性和同步性，不能只專注于一方，要全面的記錄，這樣可以保證在信息出錯時及時的找出錯誤，并改正，以便于查漏補(bǔ)缺，從而實現(xiàn)對檔案的有效管理，提高檔案的利用率。要想對醫(yī)療衛(wèi)生檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，首先就要樹立良好的管理意識，認(rèn)識到管理的重要性；其次，要不斷對現(xiàn)有的管理體制進(jìn)行完善與優(yōu)化，創(chuàng)新體制；最后，要善于利用科技，使其與之很好的相結(jié)合。只有這樣才可以使檔案的管理更加全面，服務(wù)更到位，使醫(yī)學(xué)的發(fā)展更長久。

3 結(jié)束語

檔案管理是對醫(yī)院中各種檔案信息的收集整理，是保證醫(yī)院體系能順利開展管理工作的基礎(chǔ)，在醫(yī)院不斷發(fā)展的現(xiàn)代，醫(yī)院當(dāng)中儲存的檔案文集總量也在不斷提升，如果未能優(yōu)化檔案管理工作方法以及設(shè)備，則會阻礙醫(yī)院體系的發(fā)展。因此醫(yī)院要能從檔案管理模式以及管理設(shè)備等角度出發(fā)，速進(jìn)檔案管理水平的提升。

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