基于醫(yī)院人事檔案收集整理及保管工作的思考

李馥羽

摘 要：在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展中，為了促進(jìn)人事資源的充分發(fā)揮，需要在資源收集整理和保管工作中構(gòu)建完善檔案，并對(duì)其積極管理。在醫(yī)院的人事檔案管理工作中，使用現(xiàn)代化手段，能促使管理水平的提升。因此，在文章中，通過(guò)醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀的分析，為其提出有效對(duì)策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；收集整理；保管工作

人事檔案為醫(yī)院人才選拔的主要依據(jù)，能促進(jìn)人事管理工作的積極發(fā)展，也能為人才的合理配置提供保障。因此，促進(jìn)人事檔案管理工作的良好服務(wù)，不僅能為醫(yī)院的整體建設(shè)提供動(dòng)力，也能維護(hù)醫(yī)院的穩(wěn)步發(fā)展。

1 醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

在近幾年不斷發(fā)展下，醫(yī)院的在職人員數(shù)量逐漸增加，這些人員分別分布在醫(yī)護(hù)、藥房等各個(gè)領(lǐng)域?；谌藛T具備的流動(dòng)性，在醫(yī)院實(shí)施編內(nèi)以來(lái)，對(duì)編外的醫(yī)院人事檔案進(jìn)行分開(kāi)管理，實(shí)現(xiàn)不同地區(qū)的保管工作。針對(duì)一些流動(dòng)較少的編內(nèi)人員，將其放在醫(yī)院內(nèi)的庫(kù)房中進(jìn)行保管。對(duì)于一些流動(dòng)性較大的人員，使用的是在區(qū)人才交流中心保管工作。

對(duì)于醫(yī)院人事檔案的管理環(huán)境。當(dāng)前，醫(yī)院人事檔案庫(kù)房得以使用，在整體上還是舊式鐵柜擺放人事檔案。庫(kù)房的設(shè)置一般在醫(yī)院的綜合檔案區(qū)域，對(duì)其進(jìn)行分區(qū)管理，與人力資源部門的距離較遠(yuǎn)。

針對(duì)醫(yī)院人事檔案整理情況的分析，是基于我國(guó)的文件相關(guān)通知確立的，隨著對(duì)醫(yī)院所有職工人事檔案管理工作中統(tǒng)一規(guī)范的整理，為了促使其優(yōu)化完成，在后期使用原有的檔案盒進(jìn)行整理。

2 醫(yī)院人事檔案收集整理工作中存在的問(wèn)題

通過(guò)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀的分析發(fā)現(xiàn)，在工作中，還存在多個(gè)方面的問(wèn)題，尤其是受各個(gè)因素的影響，還無(wú)法為醫(yī)院人事檔案管理工作提供保障。因此，在下文中，針對(duì)具體問(wèn)題的分析，為其提出合理的實(shí)施對(duì)策，確保在醫(yī)院人事檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)有效的檔案收集、整理和保管工作。

2.1 檔案材料缺漏

醫(yī)院人事檔案普遍存在一定缺漏，一些材料不夠齊全。在醫(yī)院人事檔案進(jìn)行整理過(guò)程中可以發(fā)現(xiàn)，不同種類的材料都存在明顯欠缺，尤其是受工資變動(dòng)、年度考核等工作的影響。并且，存在的材料也不夠規(guī)范，常常產(chǎn)生一些漏填現(xiàn)象，導(dǎo)致其要素的產(chǎn)生，主要是因?yàn)閳?bào)表填寫(xiě)不完整，單位內(nèi)存有遺漏審批，時(shí)間和蓋章的出現(xiàn)不夠合理等。同時(shí)，材料信息也不清晰，一些檔案人員的出生日期不一致，無(wú)法保證材料信息收集工作的時(shí)效性發(fā)展，在年度考核工作中，發(fā)現(xiàn)個(gè)人檔案信息也未納入到檔案中，從而引發(fā)嚴(yán)重的變動(dòng)。

2.2 管理不符合發(fā)展需求

在對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行管理期間，還無(wú)法符合現(xiàn)代社會(huì)的實(shí)際發(fā)展需求。在近幾年不斷進(jìn)步和發(fā)展下，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到醫(yī)院的各個(gè)崗位中。但是，在醫(yī)院人事檔案管理工作中，還在基于手工查找的方式進(jìn)行，在對(duì)檔案實(shí)施整理期間，是基于電腦打印的方式進(jìn)行，醫(yī)院人事檔案的目錄是使用EXCEL對(duì)其制作，盡管在一定程度上能對(duì)其查找，但在統(tǒng)計(jì)上還不夠嚴(yán)謹(jǐn)，無(wú)法滿足現(xiàn)代信息化管理工作的發(fā)展需求[1]。

2.3 檔案配置不足

醫(yī)院人事檔案存在配置不足現(xiàn)象，在管理人員工作執(zhí)行過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前的醫(yī)院人事檔案還處于交接時(shí)期，新接受的人員常常產(chǎn)生一些變化，無(wú)法確保人員的穩(wěn)定性。在對(duì)人事檔案進(jìn)行日常的培訓(xùn)工作中，還只是對(duì)其進(jìn)行宣傳，導(dǎo)致在醫(yī)院人事檔案交接期間，整體上不夠全面。同時(shí)，在對(duì)醫(yī)院人事檔案的庫(kù)房進(jìn)行建設(shè)過(guò)程中，其具備的前瞻性無(wú)法發(fā)揮。一般情況下，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案庫(kù)房建設(shè)，對(duì)樓層提出較高要求，實(shí)現(xiàn)的規(guī)劃工作要在醫(yī)院完成建設(shè)后才對(duì)其規(guī)劃，未充分考慮庫(kù)房的面積，在隨著人員不斷增長(zhǎng)情況下，未給檔案留出充足空間。在醫(yī)院人事檔案管理工作中，其具備的硬件要求不符合，檔案在儲(chǔ)存和規(guī)格上，還無(wú)法符合新時(shí)期的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，還存在舊式檔案管理模式，從而給日常工作帶來(lái)較大不足。

3 人事檔案收集整理和保管工作的執(zhí)行對(duì)策

3.1 更新檔案知識(shí)

保證檔案收集工作的積極發(fā)展，對(duì)檔案知識(shí)進(jìn)行更新。在近幾年發(fā)展與建設(shè)中，實(shí)現(xiàn)人事檔案的整理和收集，并基于新發(fā)展規(guī)定來(lái)進(jìn)行完善。醫(yī)院的人事檔案資源為管理工作中的主要部分，在實(shí)際工作中，要詳細(xì)對(duì)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分析，加大力度實(shí)現(xiàn)人才培訓(xùn)工作，確保能獲得一些專業(yè)知識(shí)。特別主要的是，還需要對(duì)收集的范圍、收集的內(nèi)容等進(jìn)行分析，確保人事檔案管理工作符合新時(shí)期的建設(shè)需求。還需要在工作中對(duì)其嚴(yán)格審查，確保檔案歸檔工作以及管理工作的規(guī)范戶啊，也能基于完善的檔案收集制度，對(duì)檔案的真?zhèn)芜M(jìn)行分析，保證在檔案信息收集中，形成合理觀念，以達(dá)到檔案信息的充分應(yīng)用[2]。

3.2 人員素質(zhì)的提升

在人事檔案管理工作中，為其配備專業(yè)人員，促使人員政治素養(yǎng)的提升十分必要，也能使工作人員責(zé)任意識(shí)和法律意識(shí)的提升，從而維護(hù)人事檔案信息的安全性和真實(shí)性。還需要促使工作人員專業(yè)性，引導(dǎo)他們掌握充分知識(shí)，全方位對(duì)新知識(shí)進(jìn)行更新，以確保自主能力的提升。還需要對(duì)現(xiàn)代信息和管理技術(shù)充分應(yīng)用，保證為日常的檔案管理工作提供保障。還需要為人事檔案管理工作提供后備人員，基于醫(yī)院工作人員的實(shí)際情況，對(duì)醫(yī)院工作人員的多個(gè)原因做出分析，促使人事檔案管理工作作用的充分發(fā)揮，以保證工作在日常執(zhí)行下得以開(kāi)展[3]。

3.3 現(xiàn)代管理水平的提升

為了提升醫(yī)院人事檔案管理水平，需要實(shí)現(xiàn)庫(kù)房配備預(yù)算，并基于前瞻性的角度，對(duì)醫(yī)院?jiǎn)T工的實(shí)際發(fā)展飽和值進(jìn)行分析，也能實(shí)現(xiàn)人事庫(kù)房中預(yù)算工作的積極發(fā)展。如：擴(kuò)展人事檔案庫(kù)房空間，為現(xiàn)代企業(yè)配備常使用的密集柜。還需要對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)等。在對(duì)其編號(hào)中，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作，需要根據(jù)人名對(duì)其編號(hào)，在對(duì)其分類的時(shí)候，也能按照一定順序進(jìn)行管理，保證為檔案的維護(hù)提供保障。還需要促進(jìn)信息化管理手段的應(yīng)用，基于現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)的使用，能促進(jìn)人事檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，也能在現(xiàn)代技術(shù)引進(jìn)下，促進(jìn)醫(yī)院的積極發(fā)展和進(jìn)步。當(dāng)前，在醫(yī)院中還在使用人事檔案管理軟件，在能夠生成數(shù)據(jù)和信息的同時(shí)，對(duì)其主動(dòng)探索，匯總一些資源信息等，以保證人事檔案資源的充分應(yīng)用和使用，也能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)建設(shè)。

4 總結(jié)

基于以上的分析和研究可以發(fā)現(xiàn)，在醫(yī)院不斷進(jìn)步和發(fā)展中，醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作提出較高要求，為了促使其示范作用的發(fā)揮和實(shí)現(xiàn)，需要將人事檔案做為主要部分，促使各個(gè)機(jī)制的完善，實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)戰(zhàn)略的積極應(yīng)用，這樣在很大發(fā)展程度上不僅能提升醫(yī)院的管理水平，也能促使其經(jīng)濟(jì)效益的獲取。

參考文獻(xiàn)

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