檔案管理信息的現(xiàn)狀、困境及出路

楚立敏

摘 要：檔案管理工作是為檔案信息提供保障的重要內容，但是目前我國的檔案信息管理工作存在著一些問題阻礙了檔案的發(fā)展，這對信息獲取者的需求不能得到滿足，也對國家的信息化發(fā)展有不良的影響。如何使檔案信息管理工作走出困境，解決檔案工作中的問題，進一步發(fā)展檔案管理工作，是本篇文章要闡述的內容。

關鍵詞：檔案管理；困境出路；對策

檔案是維持城市的正常運轉的重要資源，記錄著城市的各個行業(yè)的重要信息，關系到每一個人的工作生活，龐大的檔案網(wǎng)絡建構起一個城市乃至一個社會的信息結構。檔案管理的重要性隨著時代的發(fā)展而增強，提高檔案管理工作的效率能夠促進城市的快速發(fā)展，完善信息的保管整理工作也是提升城市水平的重要途徑。檔案的數(shù)量增加帶來了更大的工作量，對檔案工作者提出了嚴峻的要求，但是目前檔案管理仍存在一些問題，如何加強我國的檔案管理，解決問題，更好的發(fā)展檔案管理工作是緊要任務。

1 檔案管理工作所處的困境

檔案管理工作的現(xiàn)狀處于發(fā)展中，但仍存在著問題，這些問題導致檔案管理工作陷入了困境，檔案管理的制度不完善，檔案管理缺乏合理的信息結構，使檔案信息的管理工作出現(xiàn)問題造成對個人及企業(yè)等機構的損失。分為以下幾個方面：

1.1 檔案管理法制建設不健全

檔案管理法制建設不健全，致使城建檔案管理工作陷入困境。在城建檔案管理中，城建檔案執(zhí)法細則有待進一步完善，檔案管理法制建設不健全制約著城建檔案事業(yè)的發(fā)展。2008年1月1日，《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》的頒布實施，從法律條款上進一步對城建檔案工作給予了支持，同時也拓展了城建檔案的服務地域，如：城市、鄉(xiāng)村都納入了城建檔案的業(yè)務范疇，但相應的實施細則尚無進一步修訂或完善。另外，城建檔案管理的法律意識較低，使得城建檔案的行政執(zhí)法過緩，也造成了檔案管理法制建設的不健全。

1.2 城建檔案管理信息化薄弱

城建檔案管理信息化薄弱，也是城建檔案管理工作的瓶頸。在城建檔案管理的過程中，信息化建設的現(xiàn)狀不容樂觀。具體說來，城建檔案管理信息化薄弱主要表現(xiàn)在三個方面，一是城建檔案管理的信息化建設的觀念亟待轉變。在城建檔案管理信息化建設中，由于管理人員的信息化意識不足，在城建檔案管理實際工作中沒有發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，仍然停留在傳統(tǒng)的城建檔案管理的階段，不利于現(xiàn)代城建檔案管理工作的進行。二是城建檔案管理信息化的硬件投入滯后。在城建檔案管理工作中，由于對信息化建設的硬件投入不足，使得城建檔案管理的硬件設施落后。三是城建檔案管理的軟件系統(tǒng)開發(fā)過于緩慢。城建檔案管理的信息化建設，軟件系統(tǒng)開發(fā)至關重要，當前城建檔案管理的軟件系統(tǒng)無法滿足檔案管理人員的需要。

1.3 城建檔案管理工作不規(guī)范

城建檔案管理工作不規(guī)范，也是城建檔案管理工作迫切需要解決的問題。在城建檔案管理中，城建檔案管理工作不規(guī)范，主要表現(xiàn)在三個方面，一方面，檔案收集來源不均衡?？偟膩碚f，在城建檔案管理工作中，檔案資料的收集管理環(huán)節(jié)還比較薄弱。另一方面，在管理權限上，專業(yè)部門內部檔案收集較多，而外部收集較少，檔案資源收集容易存在漏項、空白的地方。

2 加強檔案的信息管理工作的出路

2.1 完善檔案的管理制度和相關規(guī)范

完善檔案管理的法律制度和工作規(guī)范是檔案管理的出路之一，檔案管理工作由于缺少相關的制度規(guī)定，使檔案工作在進行中發(fā)生不符合規(guī)定的行為，使檔案信息發(fā)生混亂遺失等問題，應進行加強和完善檔案管理的相關制度，嚴格按照制度進行檔案工作的流程，落實規(guī)定，對檔案工作的責任制度進行合理分配，相關的管理者和工作人員需承擔檔案發(fā)生問題時的責任。加大力度進行法律監(jiān)管，宣傳法律知識，進一步增強部門及人員對檔案的法律意識，對城市鄉(xiāng)鎮(zhèn)等等級劃分區(qū)域進行檔案的知識宣傳，對檔案的違規(guī)行為進行處罰。

2.2 改善檔案信息管理方式

對檔案的信息化管理要進行改善和創(chuàng)新，檔案的信息化要求檔案管理工作者的素質和能力能夠完成相關的檔案工作，加強人員的培訓使其具備更加熟練的能力來進行檔案整理工作，將檔案信息的收集和整理保存工作方式進行適當?shù)母纳?，使檔案工作的效率更高，信息的分類也更加清晰。加大力度投入對檔案管理工作的支持資金，對軟件技術進行引進，結合科學的方法對檔案管理工作程序創(chuàng)新，加快信息的處理速度，減少人力的消耗，提高工作效率，同時要完善檔案信息保存平臺，及時進行維護，防止檔案信息泄漏造成損失，嚴格管理檔案的保密工作。為檔案所有者提供更加便利的服務，建立查詢檔案的系統(tǒng)，廣泛分布，滿足人們對檔案的需求。

2.3 規(guī)范城建檔案管理整理工作

規(guī)范城建檔案管理整理工作在城建檔案管理中的作用也不容忽視。在城建檔案管理工作中，實施目標管理，規(guī)范檔案資源的收集、處理。要規(guī)范城建檔案管理整理工作，首先，要統(tǒng)籌安排城建檔案資源的收集。把資源收集納入目標管理，統(tǒng)一規(guī)劃收集的對象、結構和層次，制定相應目標，分階段達標；嚴格按照城建檔案管理分類大綱逐步堵漏補空；認真分析資源分布結構，有重點地突破資源收集結構不合理的現(xiàn)象。其次，積極推行檔案資源收集方式的多元化。對于能夠納入特種載體收集的資源，力求搭建微機化或網(wǎng)絡化管理平臺進行采集，進一步提高管理效率，為資源使用、服務提供保障；同時，對符合既有收集資源向特種資源轉換條件的，逐步進行載體轉換。再此，要加強檔案資源的規(guī)范化處理。做好檔案分類研究，把好關口，分清層次，做好檔案資源的數(shù)量和質量上的統(tǒng)一，杜絕垃圾資源的侵入；進一步優(yōu)化檔案資源的收集、處理的工作流程，結合多元化的處理方式進行處置，提高管理效率；另外，還要加強檔案管理的檢查督促。采用平推檢查和互檢的方式予以監(jiān)督與交流。

3 檔案管理工作的意義

檔案運用的合理有效是經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展的一項基礎性工作。對于把握經(jīng)濟活動的基本檔案的作用是促進社會整體發(fā)展的基礎，檔案本身的重要意義在于信息的記錄和總結，對個人及企業(yè)都有著良好的幫助，是篩選和選擇的依據(jù)，也是證明各種信息的憑證，為機構提供信息參考，是每個人都需要的重要信息載體。做好檔案工作可以增加信息的價值，對社會的重要資源進行分類整理和提供，是資源共享的途徑，檔案的建設工作的提升對社會的經(jīng)濟有著帶動作用，同時促進文化、政治等多方面的發(fā)展，對社會有著寶貴的意義。

4 總結

檔案管理工作是國家進行信息整合規(guī)劃的重要方式，加強檔案管理工作的質量能夠提升社會發(fā)展水平，對我國的信息資源的利用率也能有所提高，是關系到每個人的重要工作內容。

參考文獻

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