淺談檔案員如何規(guī)范不動產(chǎn)檔案工作

李曉晨

摘 要：隨著我國社會主義建設(shè)進入新時代，房地產(chǎn)事業(yè)也得到了迅猛發(fā)展，對于不動產(chǎn)登記的管理工作也越來越規(guī)范化。國家在2013年開始對不動產(chǎn)登記工作進行嚴(yán)格規(guī)范，又伴隨著《物權(quán)法》的頒布和推行，不動產(chǎn)檔案管理工作的地位越來越重要。文章中將針對不動產(chǎn)檔案工作的特點及內(nèi)涵，深度剖析不動產(chǎn)檔案工作的管理現(xiàn)狀，解析不動產(chǎn)檔案管理工作的重要意義，從檔案員的角度尋找規(guī)范不動產(chǎn)檔案工作的措施，以促進我國不動產(chǎn)檔案工作的發(fā)展，為規(guī)范我國不動產(chǎn)市場提供檔案支持，促進我國房地產(chǎn)事業(yè)向著高端化方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案員；檔案管理；不動產(chǎn)檔案；規(guī)范

引言

隨著我國經(jīng)濟和社會的發(fā)展，我國已經(jīng)進入信息化社會，通過有效手段，促進檔案員對不動產(chǎn)檔案的規(guī)范管理，有利于我國不動產(chǎn)檔案的規(guī)范整合，能有效提高我國不動產(chǎn)檔案管理工作的效率，對于進一步完善檔案工作也具有重要的現(xiàn)實意義。

一、不動產(chǎn)檔案的內(nèi)涵及特點

不動產(chǎn)檔案是指不動產(chǎn)登記部門根據(jù)《物權(quán)法》的有關(guān)規(guī)定，在不動產(chǎn)權(quán)屬登記有關(guān)物權(quán)變動的歷史記錄，主要是以不動產(chǎn)權(quán)登記簿為主要載體，不動產(chǎn)權(quán)變動包括其物權(quán)的調(diào)查、轉(zhuǎn)移、變更、注銷、查封等環(huán)節(jié)。其中不動產(chǎn)檔案的形式可以是文字、數(shù)據(jù)、圖表、音像等，可以以光盤、紙張等為主要載體形式。不動產(chǎn)檔案在國土資源保護、法院訴訟以及住房保障過程中具有重要的現(xiàn)實意義。

不動產(chǎn)檔案不僅包括房地產(chǎn)檔案，還包括土地、林業(yè)以及農(nóng)業(yè)等不動產(chǎn)權(quán)的檔案信息，涉及面廣，其主要特點如下：

（一）不動產(chǎn)檔案數(shù)量和種類繁多

在不動產(chǎn)檔案管理工作中，其分類可以分為房地產(chǎn)、土地、林業(yè)、農(nóng)業(yè)、礦產(chǎn)等多個門類，在主要分類下，又可以分為城市和農(nóng)村。不動產(chǎn)檔案的登記形式又包括了文字、數(shù)據(jù)以及圖表音像等形式。通過對不同形式不同來源的不動產(chǎn)進行登記，建立不動產(chǎn)檔案，其數(shù)量之多甚至一個縣市的卷宗就可以達到幾百萬卷。

（二）不動產(chǎn)檔案具有時間跨度大，周期長的特點

在不動產(chǎn)檔案管理過程中，部分土地和房地產(chǎn)的物權(quán)變更具有跨度大的特點，部分物權(quán)變動的時間跨度甚至達到三四年之久，具有跨度大、周期長的特點

（三）不動產(chǎn)檔案具有動態(tài)性和繼承性的特點

不動產(chǎn)檔案管理工作中，最主要的工作包括房地產(chǎn)的變更，其中主要是房地產(chǎn)的繼承和買賣引起的物權(quán)變動，還有房地產(chǎn)拆遷和擴建工作，都導(dǎo)致了不動產(chǎn)檔案具有動態(tài)性和繼承性的特點。

（四）不動產(chǎn)檔案具有專業(yè)性和真實性特點，可以作為法律依據(jù)

不動產(chǎn)檔案因其檔案形式和數(shù)據(jù)來源的真實性和準(zhǔn)確性，其要求檔案登記與實際情況相符，所以可以作為物權(quán)變動的依據(jù)，具有法律效力，可以作為法律依據(jù)。

二、不動產(chǎn)檔案工作的現(xiàn)狀

由于不動產(chǎn)檔案的管理涉及到國土部門、住建部門、農(nóng)業(yè)部門等，管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一性，在檔案管理過程中也出現(xiàn)了一些問題，其中主要有以下幾點：

（一）不動產(chǎn)檔案材料缺乏完整性，其數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性較低

由于不動產(chǎn)檔案具有時間跨度大以及周期長的特點，許多歷史信息的記錄中存在著房屋面積或用途的錯誤登記以及房屋主人身份信息和門牌信息缺失等問題的存在，導(dǎo)致不動產(chǎn)檔案材料不完整，這大大降低了不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性，影響了政府的公信力和辦事效率，不利于我國規(guī)范化的不動產(chǎn)管理工作的進行。

（二）不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)不完善，數(shù)據(jù)庫整合能力較差

由于缺乏相關(guān)的技術(shù)支持，導(dǎo)致不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫整合能力較差，不動產(chǎn)檔案分散于不同的部門，在數(shù)據(jù)對接過程中會出現(xiàn)數(shù)據(jù)不完善的問題，對于房地產(chǎn)的狀態(tài)記錄混亂，最終導(dǎo)致檔案的真實性降低，不利于政府檔案工作的管理。

（三）不動產(chǎn)檔案資源共享程度較低，信息化水平較低

在部分區(qū)域，由于受當(dāng)?shù)亟?jīng)濟水平和科技發(fā)展水平以及檔案員知識文化水平的限制，依然采用紙質(zhì)的檔案管理形式，沒有實現(xiàn)信息化。這一現(xiàn)象將嚴(yán)重影響了不動產(chǎn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和發(fā)展，影響了不動產(chǎn)檔案共享模式的進步和發(fā)展，不利于我國不動產(chǎn)檔案管理效率的提升。

（四）不動產(chǎn)檔案存放部門較多，不利于便民服務(wù)工作的開展

前文提到，不動產(chǎn)檔案管理涉及農(nóng)業(yè)、林業(yè)等多個部門，因此不動產(chǎn)檔案存放于不同的部門，沒有對其整合統(tǒng)一管理，這給群眾查閱相關(guān)檔案造成了很大的麻煩，不利于政府便民服務(wù)工作的開展。

三、規(guī)范不動產(chǎn)檔案工作的措施

針對上述不動產(chǎn)檔案管理過程中存在的問題，檔案管理員應(yīng)該從以下幾點對不動產(chǎn)檔案的管理工作進行規(guī)范：

首先，應(yīng)對不動產(chǎn)檔案進行集約管理，促進不動產(chǎn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化。在我國推行不動產(chǎn)登記統(tǒng)一化之前，不動產(chǎn)檔案分散在多個部門，不同部門的管理模式、文本規(guī)范也都各有差異。在實行不動產(chǎn)登記統(tǒng)一管理后，檔案員可以制定統(tǒng)一規(guī)范的文本模式，建立統(tǒng)一的檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，以提高不動產(chǎn)檔案集約化管理的效率，為政府工作人員及群眾查閱相關(guān)檔案提供便利。

第二，隨著我國信息化社會的發(fā)展，不動產(chǎn)檔案的管理應(yīng)該建立統(tǒng)一的數(shù)字化平臺，建立數(shù)據(jù)庫。改變以往使用紙張作為檔案主要載體的檔案管理方式改用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，如二維碼、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，對不動產(chǎn)檔案進行分類管理，增加不動產(chǎn)檔案管理的便利性。

第三，建立不動產(chǎn)檔案管理的權(quán)利人制度，明確檔案員的責(zé)任，提高檔案員對不動產(chǎn)檔案管理的效率和質(zhì)量，減少錯誤檔案的產(chǎn)生，避免不必要問題的發(fā)生，提高政府的公信力。

第四，提高資源共享程度。通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫和管理模式，不斷提高檔案員的科學(xué)文化素質(zhì)，提高其利用現(xiàn)代信息技術(shù)辦公的能力。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)資源的共享，整合全國各地的不動產(chǎn)檔案，對其進行分類處理，可以有效避免多地購房避稅現(xiàn)象的發(fā)生，為相關(guān)案件提供法律依據(jù)。

第五，對不動產(chǎn)檔案管理工作進行集約化管理，統(tǒng)籌人力、物力以及時間等因素，最大程度地節(jié)約成本，實現(xiàn)高效化管理。通過集約化的管理模式，可以對存儲空間進行科學(xué)合理的規(guī)劃，減少不必要的資源浪費，有利于提高我國不動產(chǎn)檔案管理的效率。

第六，在規(guī)范不動產(chǎn)檔案管理過程中，檔案員應(yīng)制定計劃，分步進行，不可能一蹴而就。在規(guī)范其管理時，應(yīng)建立合理的分工機制，尤其是不動產(chǎn)檔案的登記和管理流程，應(yīng)對其進行嚴(yán)格規(guī)范，避免因登記錯誤導(dǎo)致后期數(shù)據(jù)錯誤，增加不必要的工作量，降低不動產(chǎn)檔案的工作效率。

第七，提高檔案員自身素質(zhì)。檔案員的素質(zhì)事關(guān)不動產(chǎn)檔案管理工作的規(guī)范性和信息化水平。檔案管理工作不應(yīng)是個閑職，應(yīng)通過相關(guān)培訓(xùn)或直接聘請專業(yè)的檔案專業(yè)畢業(yè)人員進行檔案管理工作，以促進其集約化和信息化管理模式的發(fā)展。

結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展以及法治化國家的進步，我國科技也得到了突飛猛進的發(fā)展。在國家發(fā)展過程中，不動產(chǎn)檔案對于房地產(chǎn)以及人民的財產(chǎn)安全都具有重要的現(xiàn)實意義。文中指出了當(dāng)前不動產(chǎn)檔案管理存在的問題，從檔案員的角度對不動產(chǎn)檔案管理混亂、效率低下以及信息化水平低等問題尋找解決措施，提出提高檔案員個人素質(zhì)，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫等措施，提高不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)的真實性和數(shù)據(jù)的共享，對于我國不動產(chǎn)檔案規(guī)范化管理具有重要意義。

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