企業(yè)辦公用品信息化管理模式分析

曾婉婉 王玉鳳 韋蕾

摘 要：在傳統(tǒng)的企業(yè)辦公用品管理中存在著許多問題，比如在總做用紙、筆的使用中存在著鋪張浪費(fèi)的情況，企業(yè)更是缺乏使用和領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)可以通過限額管理，完善登記手續(xù)、建立辦公用品收入登記系統(tǒng)、創(chuàng)建辦公用品信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公用品的系統(tǒng)化、信息化、科學(xué)化管理，減少辦公用品的浪費(fèi)情況，從而實(shí)現(xiàn)辦公用品的利用率最大化。

關(guān)鍵詞：企業(yè)辦公用品；信息化管理模式；利用率

隨著信息化管理的逐漸普遍應(yīng)用，高效管理和降本增益成為各個(gè)領(lǐng)域的重點(diǎn)，節(jié)約資源、控制成本也成為企業(yè)辦公用品管理的核心問題。原始的手工做賬形式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足在信息化時(shí)代的快節(jié)奏、高效益生活，所以就需要開發(fā)出一項(xiàng)適合于辦公用品信息化管理的系統(tǒng)，減少各個(gè)企業(yè)的額外支出，加強(qiáng)對辦公用品各環(huán)節(jié)的嚴(yán)格把控，對于辦公用品進(jìn)行嚴(yán)格的統(tǒng)計(jì)分析，從而提高辦公效率、減少支出，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的高質(zhì)量管理。

一、辦公用品使用情況及管理現(xiàn)狀分析

1.1辦公用品使用存在浪費(fèi)

在互聯(lián)網(wǎng)越來越普遍的時(shí)代，無紙化辦公仍然是不可替代的方式，在開會時(shí)仍然要使用人手一本的會議資料，大型會議資料更是需要有多手準(zhǔn)備，而那些紙質(zhì)資料使用之后通常不會重復(fù)利用，造成了紙張大面積的浪費(fèi)。而浪費(fèi)的紙張很可能只是一個(gè)字或者是符號的錯(cuò)誤，就廢棄了所有已經(jīng)打印好的文件，再重新進(jìn)行打印和裝訂。如此看來，積少成多，辦公用品的使用產(chǎn)生了大面積的消耗。而那些企業(yè)的辦公文件往往是單面使用，使辦公資源利用不合理，造成了極大的鋪張浪費(fèi)。辦公用品的領(lǐng)用制度不完善、日常管理不規(guī)范，產(chǎn)生了沒有必要的損耗。在現(xiàn)在這個(gè)時(shí)代，簽字筆的使用代替了鋼筆和圓珠筆，本是為了節(jié)約資源而設(shè)計(jì)的簽字筆卻很少有人去替換。由于員工缺乏節(jié)約資源的意識，很多員工直接去領(lǐng)取簽字筆，很少有人去領(lǐng)取筆芯。日積月累，使辦公用品的浪費(fèi)問題逐漸顯露出來。由于辦公用品的管理不規(guī)范，產(chǎn)生了費(fèi)用支出不平衡的現(xiàn)象，增加了企業(yè)的管理支出成本，不僅浪費(fèi)了資源還影響了企業(yè)的可持續(xù)性管理。

1.2辦公用品管理不規(guī)范

通過調(diào)查企業(yè)辦公用品的管理及使用情況，了解到員工對于辦公用品的使用方式、日常管理以及對于辦公用品的使用記錄存在著許多問題。由于辦公用品的管理制度不夠規(guī)范讓很多人鉆了空子，造成了辦公用品的使用浪費(fèi)，也因?yàn)闆]有明確的收取記錄使辦公用品多了很多沒有必要的開支。正是因?yàn)檫@種現(xiàn)象的產(chǎn)生企業(yè)才應(yīng)該建立健全辦公管理制度，實(shí)現(xiàn)辦公用品的信息化、系統(tǒng)化和科學(xué)化管理，讓員工有節(jié)約資源、減少浪費(fèi)的意識，加強(qiáng)企業(yè)的信息管理制度，完善相關(guān)懲罰制度，讓人們不再趁虛而入。

二、應(yīng)對措施和建議

隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，企業(yè)的信息化管理是必不可少的，通過加入信息化辦公管理系統(tǒng)，增強(qiáng)規(guī)范系統(tǒng)，加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督系統(tǒng)，從而提高企業(yè)管理效率，改善管理制度，增進(jìn)精益化管理，從而實(shí)現(xiàn)辦公管理的科學(xué)性和實(shí)效性，相對減少職工的工作量，節(jié)省人力、財(cái)力和物力，產(chǎn)生相對的效益。以此來增加企業(yè)的高質(zhì)量、高效益、高資源利用率，提高企業(yè)在市場中的地位，形成更加完善的制度體系。

2.1限額管理

通過對企業(yè)辦公用品使用情況的分析，如果把每一個(gè)人的使用量進(jìn)行定量化或者限制化，引入辦公用品限額管理系統(tǒng)，對于那些企業(yè)使用頻率高的辦公用品，相關(guān)部門可以相對提高限制額度，相對的可以減少額度。這樣做可以使每位員工從根本上認(rèn)識到資源浪費(fèi)的問題，從根源處改善問題，彌補(bǔ)辦公用品管理上的不足之處。并且對于每個(gè)員工都有不同的權(quán)限，不同職位的員工可以領(lǐng)取不同的數(shù)量，真正做到物盡其用，拒絕浪費(fèi)。在系統(tǒng)上的管理程序要更加嚴(yán)格和規(guī)范，杜絕多次領(lǐng)用和隨意兩用。由于數(shù)據(jù)信息的顯示，將減少無效領(lǐng)用現(xiàn)象的發(fā)生。限額管理系統(tǒng)的出現(xiàn)將有效減少額外開支，提高企業(yè)管理效率，規(guī)范辦公用品管理，真正的高效率企業(yè)。

2.2建立辦公用品電子庫存管理

傳統(tǒng)的辦公用品的使用沒有明確的登錄和取出記錄，造成了辦公用品額外的浪費(fèi)。企業(yè)應(yīng)建立辦公用品的各個(gè)系統(tǒng)均有錄入系統(tǒng)，生成數(shù)據(jù)報(bào)表，再產(chǎn)生支出后可以進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，容易發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，改善辦公用品的管理思路。建立電子庫存管理可以很明確的看到辦公用品的剩余量和使用情況，并且可以及時(shí)更新庫存，及時(shí)補(bǔ)貨，明確所需物品，始終保持最新數(shù)據(jù)。通過對辦公用品的信息化管理能夠加強(qiáng)對各個(gè)部門的監(jiān)控，降低企業(yè)的管理費(fèi)用，及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)在辦公中遇到的問題并及時(shí)解決，為管理提供有效的信息。

2.3建立合理的庫存

通過對各部門辦公用品使用情況的統(tǒng)計(jì)，除了為各部門提供日常辦公所需的物品，減少其他不需要的物品，以最小的辦公物品庫存達(dá)到最佳的使用狀態(tài)，避免辦公物品的擠壓和缺貨情況，對庫存情況進(jìn)行合理有效的監(jiān)控，及時(shí)為相關(guān)部門提供實(shí)時(shí)信息。對員工進(jìn)行合理的供應(yīng)，不要太多也不要太少，避免浪費(fèi)的情況產(chǎn)生。并且對每個(gè)人的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，避免重復(fù)拿取得現(xiàn)象產(chǎn)生，造成不合理庫存數(shù)目現(xiàn)象的產(chǎn)生。

【結(jié)束語】總而言之，企業(yè)辦公用品的管理是企業(yè)資產(chǎn)管理的重要組成部分，實(shí)現(xiàn)辦公用品的規(guī)范化管理能夠有效的實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理效益的最大化。并且對辦公用品的合理性管理，能夠?qū)崿F(xiàn)物品使用率的最大化，減少開支浪費(fèi)，保護(hù)環(huán)境。利用信息化對企業(yè)辦公用品進(jìn)行管理可以節(jié)約資源，減少資源浪費(fèi)，提高企業(yè)管理的透明度，所有員工共同進(jìn)行監(jiān)督和管理。從而使企業(yè)更加規(guī)范化、科學(xué)化和人性化，全面提高企業(yè)的管理水平。

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作者簡介：

曾婉婉（1990-），女，籍貫：湖北省孝感市，當(dāng)前職務(wù)：計(jì)劃員，當(dāng)前職稱：助理工程師，學(xué)歷：本科，研究方向：行政管理。