人力資源管理中人事檔案管理的有效運(yùn)用分析

熊亞芬 陳龍

摘 要：隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的改革，各行各業(yè)都得到了發(fā)展。在企業(yè)中，人力資源管理是重要的組成部們，為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。人事檔案管理是人力資源管理中的一部分，其主要是對收集到的個人材料進(jìn)行規(guī)范整理和精確比對，并進(jìn)行分類、裝訂。本文通過介紹人事檔案和人力資源管理之間的關(guān)系，簡要介紹了人事檔案與人力資源管理的關(guān)系及其在人力資源管理中的作用，分析了人事檔案在人力資源管理中的作用，并提出了幾點(diǎn)建議，以促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人力資源管理；人事檔案管理

對員工個人信息進(jìn)行儲存是人事檔案的核心，人事檔案中包括了員工個人的家庭情況、工作經(jīng)歷、聯(lián)系方式等，對這些信息收集、整理并進(jìn)行儲存，以方便之后的使用，也是人事部門在選人、用人方面的重要參考依據(jù)。人事檔案的管理和使用是人力資源管理的重要構(gòu)成部分，二者相互依存，不可分割。

一、人事檔案和人力資源管理之間的關(guān)系

人事檔案主要來自于人事管理活動，對人事檔案進(jìn)行收集、整理、儲存的過程就是人事檔案管理，有利于人力資源管理的順利展開。通過使用現(xiàn)代化的方法對職位配比度是否合適的人員進(jìn)行選拔、任用、調(diào)配等就是人力資源管理的核心內(nèi)容，并對員工的狀態(tài)、心理和行為進(jìn)行積極的引導(dǎo)，盡可能激發(fā)員工工作的主觀能動性，實(shí)現(xiàn)人盡其才，物盡其用的目的，保證個人能力和企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)。人力資源管理包含的內(nèi)容有很多，比如人力資源規(guī)劃、招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、勞動關(guān)系管理等，每個都與員工的利益緊密相關(guān)，所以，人事檔案和人力資源管理之間的關(guān)系非常的緊密。在人力資源管理的過程中會產(chǎn)生各種各樣的信息，而人事檔案就是信息的有效載體，為人力資源管理在選拔人才、任用人才方面提供了信息支持。人力資源的擴(kuò)大可以促進(jìn)人事檔案的發(fā)展，人事檔案的現(xiàn)代化管理又會推動人力資源的開發(fā)，所以說人力資源管理和人事檔案管理相互作用、相互依存。

二、人事檔案在人力資源管理中的作用

2.1人事檔案為人力資源管理提供真實(shí)可靠的信息

如果人事部門想要了解員工的詳細(xì)情況可以通過查閱此人的人事檔案來獲取相關(guān)信息，清楚員工的現(xiàn)狀，進(jìn)而預(yù)估員工的發(fā)展?jié)摿?，做到人盡其才，充分發(fā)揮員工的主觀能動性，彰顯員工的自我價值。

2.2人事檔案促進(jìn)了人才的合理配置

人事部門通過瀏覽員工的人事檔案，可以準(zhǔn)確把握員工的個人信息以及專業(yè)能力，合理調(diào)配人員崗位，發(fā)揮員工的專業(yè)，保證部門之間、系統(tǒng)之間、崗位之間人才的流動，盡可能減少人崗不適的情況出現(xiàn)，防止人才堆壓，充分提高人才的使用效率、發(fā)揮人才的使用價值，實(shí)現(xiàn)人力資源的最佳配置。

2.3人事檔案有利于避免人力資源需求預(yù)測的盲目性

通過科學(xué)使用職工人事檔案可以有效避免人力資源需求預(yù)測的盲目性，可以準(zhǔn)確的判斷人才需求是不是符合企業(yè)的變革和發(fā)展，如果脫離了人事檔案制做的人力資源需求就會出現(xiàn)需求盲目性，不利于企業(yè)的發(fā)展。

2.4有利于更好的對員工進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃

通過收集、整理職工的檔案資料可以從文件上對職工的受教育水平、專業(yè)特長、職務(wù)職稱、工資薪酬等方面進(jìn)行反映，人力資源管理部門可以依據(jù)這些材料信息來合理發(fā)揮員工的特長，給職工制定合理的職業(yè)發(fā)展方向。

三、如何提升人事檔案在人力資源管理中的作用

隨著現(xiàn)代化技術(shù)的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的人事檔案已經(jīng)不能適應(yīng)人力資源的發(fā)展需求，人力資源管理對人事檔案管理提出了更高的要求，所以要緊跟時代的發(fā)展，不斷完善人事檔案的工作，為人力資源管理工作提供保障。

3.1切實(shí)提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

隨著企業(yè)發(fā)展的不斷擴(kuò)大，人力資源管理對人事檔案管理提出了更高的要求。在引入高素質(zhì)人才的同時也要提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，積極使用先進(jìn)的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的人事檔案管理，推進(jìn)檔案管理朝著檔案管理信息化、檢索自動化方向發(fā)展，為人力資源管理提供更好的服務(wù)。

3.2豐富人事檔案內(nèi)容

通過對人事檔案收集的內(nèi)容進(jìn)行整理，我們可以發(fā)現(xiàn)，所有檔案內(nèi)所包含的材料名稱幾乎都是一樣的，差異的很少。如果可以添加一些能夠反映個人綜合能力、素質(zhì)或著由權(quán)威部門認(rèn)定的業(yè)績考核資料等的個性化資料來豐富人事檔案的內(nèi)容是非常好的，這樣做可以有效提高人事檔案的利用率。

3.3提升人事檔案的針對性

人事檔案反映了個人參加社會實(shí)踐活動的整個過程，體現(xiàn)了個人的成長，加大查閱者在查看個人資料時的信賴度。但是，當(dāng)前的人事檔案大多內(nèi)容單一、材料簡單、官方話、空話較多，不能真正體現(xiàn)出個人的特點(diǎn)，導(dǎo)致人事檔案的參考價值大大降低。因此，在錄入人事檔案的時候要避免出現(xiàn)“千人一面、千篇一律”的現(xiàn)象，只有提高了人事檔案的針對性，才可以有效保證人事檔案在人力資源管理中的作用。

3.4增強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性

保證人事檔案的真實(shí)性是人力資源管理順利運(yùn)行的核心，一旦檔案資料缺失了真實(shí)性，那么人事檔案也就沒有存在的意義了。因此，一定要做到實(shí)事求是、“檔如其人”，保證檔案材料的真實(shí)有效，只有這樣才能給人力資源管理提供堅(jiān)實(shí)可靠的依據(jù)。

3.5增強(qiáng)人事檔案收集的及時性

人事檔案材料的歸檔工作是一個系統(tǒng)的整體。在實(shí)行檔案管理工作的過程中經(jīng)常遇到工作變動、學(xué)生就業(yè)等狀況，導(dǎo)致檔案材料缺失或分散，而有些材料又沒有辦法增加補(bǔ)充，從而影響了人事檔案的完整性。所以，工作人員要及時的收集員工信息，提高人事檔案收集的及時性。

結(jié)語

綜上所述，人事檔案的管理和使用是人力資源管理的重要構(gòu)成部分，二者相互依存，不可分割，在人力資源管理中，人事檔案管理的作用更多的體現(xiàn)在檔案資料的價值上，在人力資源管理的過程中會產(chǎn)生各種各樣的信息，而人事檔案就是信息的有效載體，為人力資源管理在選拔人才、任用人才方面提供了信息支持。人力資源的擴(kuò)大可以促進(jìn)人事檔案的發(fā)展，人事檔案的現(xiàn)代化管理又會推動人力資源的開發(fā)，所以說人力資源管理和人事檔案管理相互作用、相互依存。

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作者簡介：

熊亞芬（1988-），女，籍貫：江西省撫州市，當(dāng)前職務(wù)：人力資源部薪酬福利專職，當(dāng)前職稱：中級，學(xué)歷：碩士，研究方向：人力資源管理。